Risiken nach der Abkündigung
von DATEV DMS classic (31.12.2023)
für Unternehmen
Hintergrund
Technische AspekteSupport und Service
Zugriff auf Dokumente
Dies hat zur Folge:
- Ohne Zugriff auf DATEV DMS classic können keine Dokumente in DATEV DMS classic mehr eingesehen werden.
- Ohne Zugriff auf DATEV DMS classic können die Dokumente aus anderen leistungserstellenden DATEV-Programmen (DATEV Auftragswesen, DATEV Lohn und Gehalt u. v. m.) nicht mehr in DATEV DMS classic eingesehen werden, z. B. beim Aufruf eines Beleglinks aus DATEV Kanzlei Rechnungswesen / DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen.
- Ohne Zugriff auf DATEV DMS classic können die Dokumente aus anderen leistungserstellenden DATEV-Programmen (DATEV Auftragswesen, DATEV Lohn und Gehalt u. v. m.) nicht mehr in DATEV DMS classic archiviert werden.
- Ohne Zugriff auf die Dokumente in DATEV DMS classic ist ein Datenexport und damit eine Übernahme der Dokumente in eine DMS-Nachfolgelösung nicht möglich.
Rechtliche AspekteAufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmer ergibt sich aus den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenverordnung.
Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf:
- Bücher und sonstige Aufzeichnungen
- Buchungsrelevante Dokumente
Bei nicht revisionssicherer Aufbewahrung werden folgende Grundsätze verletzt:
- Verletzung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GOBD).
- Keine Sicherstellung der retrograden und progressiven Prüfbarkeit von buchungsrelevanten Dokumenten:
- Jede Änderung an steuerlich relevanten Dokumenten muss nachvollziehbar protokolliert und für die Betriebsprüfung vorzeigbar sein.
- Keine Prüfbarkeit der Dokumente nach Abkündigung von DATEV DMS classic ohne vorherige Datenübernahme in ein anderes System (GOBD, Kapitel 9.4 „Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel“).
Mögliche Sanktionen
Im Insolvenzverfahren kann dies im Einzelfall zu Freiheitsstrafen bis zu zwei Jahren oder zu Geldstrafen führen.
Erlöschen des Nutzungsrechts gemäß DATEV AGB
Nach der Abkündigung muss DATEV DMS classic gemäß der AGB deinstalliert werden.
DATEV setzt im Dokumentenmanagement zukünftig auf ELO for DATEV
Als Nachfolge Lösung empfiehlt DATEV die ELO ECM Suite, die als Erweiterung das Modul ELO for DATEV anbietet. Die ELO Digital Office GmbH, ein etablierter, deutscher Anbieter im Bereich Dokumentenmanagement, ist schon seit längeren Kooperationspartner und bietet mit ELO for DATEV branchenorientierte und optimierte Funktionen, die v.a. durch die Verbindung mit DATEV Rechnungswesen die kaufmännischen Prozesse effektiv unterstützt.
Hier finden Sie eine Gegenüberstellung ELO for DATEV & DATEV DMS classic sowie weitere Informationen:
