Digitale Akten

Die Zukunft der Dokumentenverwaltung

Digitale Akten / eAkten

Die Zukunft der Dokumentenverwaltung

Die bislang übliche Arbeitsweise in vielen Unternehmen: Papierdokumente lagern im Schrank, E-Mails im Outlook und Dateien auf dem Server – nie ist eine Akte vollständig an einer Stelle. Ablage und Kopieren sind kosten- und personalintensiv und bei Mitarbeitern allgemein sehr unbeliebt. Wird eine Akte gesucht oder muss ein Vorgang, der bereits im Archivraum abgelegt wurde, noch mal eingesehen werden, ist die gesuchte Akte meist nicht da, wo sie hingehört.

Zusammengefasst: Papierarchive sind umständlich, teuer, wenig effizient – und vor allem: nicht mehr zeitgemäß.

Die Lösung: Digitale Akten / eAkten
mit ELOenterprise und ELOprofessional:

In Ihrem ELO Archiv wird eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Archivstruktur angelegt. Berechtigungen regeln den Zugriff der Mitarbeiter. Eingehende Dokumente werden mittels Dokumentenscannern digitalisiert und mit der von BCIS entwickelten Drag&Drop-Archivierungslösung Quickzone for ELO schnell, einfach und trotzdem komfortabel vorgangs-
bezogen in die entsprechende digitale Akte abgelegt. Auch vorgangsbezogene E-Mails, Dokumente, Bilder uvm. werden derart archiviert. Es entsteht eine vollständige digitale Akte. Verschlagwortungsinformationen und die leistungsstarke OCR-Texterkennung von ELO dienen der effizienten Archivierung. Im Bedarfsfall können Informationen und Dokumente durch die leistungsstarke, intelligente ELO iSearch binnen kürzester Zeit verfügbar gemacht werden. Die Ablage und Suche ist so intuitiv, dass jeder MS Office Anwender sie sofort und ohne Schulung bedienen kann.

Die Vorteile von eAkten für Ihr Unternehmen:

      • vollständige digitale Akten
      • Reduzierung des Ablageaufwands um bis zu 70%
      • Zugriffregelung durch Berechtigungen
      • Nutzung von schnellen und
        intelligenten Suchmöglichkeiten
      • schnelle Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Anwendungsbeispiele

      • Kundenakte
      • Lieferantenakte
      • Projektakte / Bauakte
      • Auftragsakte
      • Personalakte
      • Fahrzeugakte
      • Produktakte
      • Patientenakte
      • Vertragsakte
      • QM-Handbuch u.v.m.

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