ecoDMS
Das weltweit günstigste
Dokumenten Archiv

Was ist ecoDMS

ecoDMS ist ein Dokumenten Archivsystem, welches es ermöglicht Dokumente und Informationen von Ihrem PC, Tablet und Ihrem Smartphone zu scannen, zu verwalten und rechtskonform in einem Archiv abzulegen. ecoDMS setzt dabei auf die modernsten Technologien und ist bereit Ihnen das Dokumentenmanagement so einfach wie möglich zu machen. Dabei unterstützt das ecoDMS Einzelplatzlösungen bis hin zu Lösungen in einem Firmennetzwerk. Die moderne Technologie ermöglicht Konfigurationen und Anpassungen, welche sich an Ihre IT-Infrastruktur anpassen lassen und somit direkt auf Sie abgestimmte Archivierungsprozesse ermöglicht.

Mit ecoDMS Ordnung in Ihre Dokumente bringen
Durch einfaches Scannen, Verwalten und Ablegen bringen sie mit ecoDMS kinderleicht Ordnung in Ihre Dokumente. Aktenschränke gehören der Geschichte an.
Auf der sicheren Seite mit ecoDMS
Das ecoDMS Archivsystem erfüllt die technischen Anforderungen für eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von E-Mails, Dateien und Dokumenten.
Dokumente immer Griffbereit
Mit den Smartphone Apps für IOS und Android haben Sie immer alle Dokumente griffbereit. Legen Sie neue Dokumente von unterwegs in Ihr Archiv und verwalten Sie diese von jedem Endgerät.

Funktionen von ecoDMS

Web Client

Über den Web Client ist ein plattform- und standortunabhängiger Zugriff auf das Archiv über den Internetbrowser am PC, Laptop, Smartphone und Tablet möglich.

PDF Editor

Der interne PDF Editor erlaubt es archivierte PDF-Dateien nachträglich mit Kommentaren und Bildern (z.B. Stempeln) zu versehen und als neue Version abzulegen.

Automatisch archivieren

Individuell eingerichtete Klassifizierungsvorlagen erlauben die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten.

Versionsverwaltung

Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS.

Suchfunktionen

Die Dokumentensuche ist mit der ecoDMS Archivlösung so einfach wie googeln.

Löschkonzept

Dokumente und personenbezogene Daten können gemäß der GoBD und DSGVO rechtssicher aus dem Archiv entfernt werden.

Benutzer & Gruppen

Eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung ermöglicht den sicheren Zugriff auf das System, dessen Funktionen und auf die archivierten Dateien.

Active Directory & LDAP

Optional können die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden.

Wiedervorlage

Dokumente können mittels Wiedervorlage-Status für die Benutzer zurückgestellt und zum gegebenen Zeitpunkt vom System hervorgehoben werden.

Container

Das Speichern aller archivierten Daten in einem Container eröffnet völlig neuartige Wege bei der Archivierung, Datensicherung und Wiederherstellung.

Connection Manager

Der Connection Manager stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her und erlaubt ein mandantenfähiges Arbeiten.

E-Mail Archivierung

Mit ecoDMS können Sie Ihre E-Mails und deren Anhänge via Mausklick direkt aus Ihrem E-Mail-Client archivieren und schnell wiederfinden.

API Rest Service

Der ecoDMS API Rest Service ermöglicht den Anschluss von beliebigen Drittsystemen.

Volltextindizierung

ecoDMS führt eine automatische Volltexterkennung (OCR) auf die archivierten Dokumente durch.

Einstellungen

Das Archivsystem kann über den Einstellungsdialog indiviudell an die eigenen Strukturen und Abläufe angepasst werden.

Office Plugins

Die ecoDMS Office Plugins ermöglichen eine direkte Archivierung aus den beliebten Office Anwendungen.

PDF/A Drucker

Mit dem PDF/A Drucker von ecoDMS können Dateien direkt aus externen Anwendungen archiviert werden.

Backup & Restore

Mit den modernen Backup-Funktionen der Archivlösung können Sie Ihre Daten automatisiert sichern und bei Bedarf wiederherstellen.

Historie

In einer Historie dokumentiert ecoDMS jede Änderung an den Klassifizierungsattributen zu einem Dokument.

Verlinkung

Archivierte Dateien, die einem Dokumentenprozess angehören, können über die ecoDMS Tabelle direkt miteinander verlinkt werden.

Clipboard

Über das Clipboard können verschiedene Dokumente aus dem ecoDMS Archiv einer benutzerdefinierten Dokumentensammlung („Mappe“) hinzugefügt werden.

Side Panel

Ziehen Sie Ihre Dokumente direkt auf das ecoDMS Side Panel. Die Klassifizierung und Archivierung übernimmt der ecoDMS Vorlagen Designer dann für Sie.

Shortcut

Über ein benutzerdefiniertes Tastenkürzel kann die ecoDMS Volltextsuche aus beliebigen Anwendungen heraus gestartet werden.

Vorschau

Für eine schnelle Ansicht der Dokumente verfügt ecoDMS über ein flexibles Vorschaufenster für PDF-Dateien.

E-Mail Versand

Archivierte Dokumente können bei Bedarf schnell und einfach aus ecoDMS via E-Mail versendet werden.

Export

Ausgewählte Dateien können aus ecoDMS heraus exportiert und auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Klassifizierung

Für eine optimale Zuordnung kann jede Datei mit passenden Klassifizierungsattributen versehen werden.

Linkfunktionen

Die Linkfunktion ermöglicht das Versenden und Kopieren von Dokumenten- und Ordnerlinks.

Ungelesene Einträge

Noch nicht geöffnete Dateien können in ecoDMS besonders gekennzeichnet werden.

Scannen & archivieren

Scannen Sie Ihren Posteingang und legen Sie ihn anschließend digital und sicher im ecoDMS Archiv ab.

ecoDMS
Systemvoraussetzungen

Systemvorraussetzungen
ServerWindows 7, 10, Windows Server 2012R2, 2016, LTS Ubuntu 18.04, LTS Debian Stretch
ClientWindows 7, 10, Windows Server 2012R2, 2016, LTS Ubuntu (KDE/Gnome) 18.04, LTS Debian (KDE/Gnome) Stretch, MacOS 10.14 (Mojave) & höher
DatenbankenpostgreSQL
Web-ClientGoogle Chrome: ab Version 59, Firefox: ab Version 54, Safari: ab Version 10.1.1, Microsoft Edge: ab Version 40.15063.0.0
AppsiOs, Android, Blackberrry

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