Revisionssicherheit
Die wohl am häufigsten gestellten Fragen bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems in diesem Zusammenhang sind folgende:
- Ist ELO revisionssicher?
- Kann ich die Belege nach dem Scannen vernichten?
Antwort: JA, aber…!
Dazu benötigen Sie, wie bei jedem DMS System auch, eine Verfahrensdokumentation. Häufig als Verkaufsargument vorliegende Hersteller-Zertifikate sagen nichts darüber aus, wie Ihr System tatsächlich konfiguriert wurde – und damit auch nichts über die Revisionssicherheit.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Im Rahmen einer revisionssicheren digitalen Archivierung müssen Unternehmen bestimmte Abläufe der Archivierung und des eingesetzten Systems dafür dokumentieren. Eine klar strukturierte Vorgehensweise beugt hierbei Verwirrungen vor.
- Wie aber lässt sich die Vollständigkeit der Dokumentation prüfen?
- Ist die Speicherung der Belege nachvollziehbar?
- Sind die Daten solange verfügbar, wie der Gesetzgeber es vorschreibt?
Antwort: Sowohl Daten und Dokumente als auch Verfahren, Anweisungen und Prozesse müssen ausführlich dokumentiert werden – in der Verfahrensdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation gilt für Archivierungssysteme, die handels- und steuerrechtliche Daten und Dokumente verarbeiten und speichern. Hierbei macht der Gesetzgeber keine Unterscheidung zwischen der Papierform oder den elektronischen Archiven wie ELO.
In der Verfahrensdokumentation wird der gesamte technische und organisatorische Prozess festgehalten. Die Entstehung des Archivs oder die Erfassung der Belege, die Indizierung, die Speicherung, die Recherche und das eindeutige Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Veränderung sowie die Reproduktion der archivierten Informationen.
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