ELO bietet umfangreiche Möglichkeiten der Rechtevergabe und Zugriffsschutz auf Archivbereiche und Dokumente:

1. ELO Programmrechte

Die Anlage neuer Benutzer in ELO erfolgt durch den Administrator. Dieser schaltet für jeden Benutzer die gewünschten ELO-Funktionen frei.

2. ELOoffice Archiv- und Dokumentenrechte

In der Archivansicht können einzelne Dokumente, aber auch ganze Schränke, Ordner und Register mit verschiedenen Zugriffsrechten versehen werden. Hierbei sind die Rechte pro Anwender noch unterteilbar in Lesen, Schreiben (Ablegen), Bearbeiten und Löschen.

3. ELO Verschlüsselung

Die höchste Sicherheitsstufe ist die 128bit Verschlüsselung der Dokumente nicht nur im ELO, sondern auch auf der Festplatte. Hiermit können Dokumente nur durch Eingabe des richtigen Passworts angezeigt werden. Auch der Administrator hat keine Möglichkeit, ohne das Kennwort die Dokumente einzusehen. Die ELO Verschlüsselung empfiehlt sich z.B. für Lohn- und Personalakten, vertrauliche Dokumente wie Verträge oder Versicherungen etc.