E-Mail Management

E-Mails rechtskonform und vorgangsbezogen archivieren

E-Mail Management

Gesamtkonzept statt Insellösung

E-Mails beinhalten wichtige Informationen und müssen spätestens seit 2014 rechtssicher archiviert werden. Doch das Aufbewahren im Mail System (z.B. Exchange) erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD und greift insbesondere hinsichtlich eines ganzheitlichen Informationsmanagements im Unternehmen zu kurz.

Nun gibt es zahlreiche E-Mail Archivierungslösungen am Markt. Meist kurzsichtige Insellösungen!

Denn: Warum ist ein Auftrag per E-Mail in einem anderen Programm als ein Auftrag per Fax oder Post zu finden? Warum sind Dokumente zu einem Vorgang verteilt auf Mail-Archiv, Datenlaufwerk und Papierakte? Und vor allem: Was ist mit Berechtigungen?

Nachteile von Insellösungen wie z.B. Mailarchiv:

  • Schnittstellen- und Kompatibilitätsprobleme
  • Jeweils eigene Administration erforderlich
  • Hoher Schulungsaufwand
  • Keine zentrale Ablage, keine zentralen Prozesse
  • Lange Suchzeiten durch mehrere Speicherorte
  • Zugriffs- und Berechtigungsprobleme
  • Lizenzkosten und Wartungsaufwand
  • Viele Systeme für die Mitarbeiter

Die Lösung:
E-Mail Management mit ELO als zentrales ECM-System

Archivieren Sie Ihre E-Mails mit ELO zentral, automatisch und serverbasiert und erfüllen ganz nebenbei auch noch die gesetzlichen Anforderungen.

Die Vorteile von ELO ECM Mail Management:

    • Zentrale, vorgangsbezogene E-Mail Archivierung
    • Integrierte Lösung statt Insellösung
    • Schnelle, zentrale OCR-Volltextsuche über E-Mails,
      Anhänge und andere Dokumente mit komfortablen Filtermöglichkeiten
    • Revisionssicher und GoBD-konform
    • Zentraler, berechtigungsabhängiger Zugriff
    • Entlastung und Performance-Steigerung des Mail Servers
    • Verfügbar für MS Exchange und IBM Notes

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„E-Mail Archivierung – rechtskonform und unternehmenskritisch?"
von Kai Bernstein, BCIS-Geschäftsführer

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