Die Zukunft Ihres BürosDigitale
Eingangsrechnungsverarbeitung

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert die Erfassung, Prüfung, Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen. Eingehende Rechnungen per E-Mail oder Papier werden in Digitale Akte archiviert, automatisiert auf Empfänger, Absender, Rechnungsdatum und -betrag geprüft und per Workflow zum nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet.

Die Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sind vor allem kürzere Durchlaufzeiten, höhere Verarbeitungsqualität und die Steigerung von Skontoerlösen dank automatischem Eskalatationsmanagement. Außerdem ermöglicht es eine hohe Transparenz und revisionssichere Archivierung während des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung.

Die Herausforderungen

Die Herausforderungen liegen darin, die unterschiedlichen Formate von Rechnungen effizient und kostengünstig zu verarbeiten:

  • gescannte Papier-Rechnungen
  • PDF-Rechnungen per E-Mail oder Download
  • Belege im EDI- oder ZUGFeRD-Format

Durch eine digitale Lösung für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie Ihren Workflow optimieren und dem papierlosen Büro einen großen Schritt näherkommen.

Rechnungen mit einem Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig bis zur Buchung verarbeiten (Blindverbuchung) und automatisch im revisionssicheren Digitalen Archiv ablegen.

Der Invoice Prozess in der Übersicht

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Klassischer Ablauf einer Rechnungsprüfung:

  • Frühes Scannen und Archivieren
    Scannen und Archivierung erfolgt sofort bei Posteingang (Papier, PDF, ZUGFeRD, EDI) in der richtigen Lieferanten-/Rechnungsakte
  • Automatisierte Rechnungsprüfung nach GoBD
    Prüfung von Empfängeradresse nach §14 UStG, rechnerische Prüfung, Prüfung nach GoBD auf Vollständigkeit, Abgleich mit Fibu-Stammdaten, Zahlungskonditionen und Bankverbindungen, optional: Abgleich von Bestellpositionen aus einem ERP-System.
  • Digitale Verteilung via Workflow
    Digitale Verteilung und Weiterleitung von Aufgaben via Workflow direkt an den zuständigen Bearbeiter, Zugriff auch von unterwegs via Tablet oder Smartphone, dadurch Verkürzung von Transport- und Liegezeiten
  • Buchungssatz für Fibu-System
    Nach Bearbeitung und Freigabe automatische Erzeugung eines Buchungssatzes für die Verbuchung im Fibu-System wie z.B. DATEV.

Die Mehrwerte für Ihr UnternehmenJe mehr Rechnungen,
desto höher das Einsparungspotential!

  • Übersichtliche Darstellung des Verarbeitungsprozesses
  • Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität
  • Höheres Potenzial für die Nutzung von Skonti
  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten
  • Revisionssichere Archivierung und rechtssichere Verwaltung
  • Nahtlose Integration in alle gängigen ERP-Systeme
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