Die Zukunft Ihres BürosDigitales
Personalwesen

Bisher waren Dokumente zu einem Vorgang wie zum Beispiel einem Kunden oder Auftrag in verschiedenen Medien und Orten abgelegt:

Mit digitalen Akten speichern Sie alle Dokumentenarten formatunabhängig in zentralen, digitalen Akten und damit nur noch an einem Speicherort. Meist erfolgt die Ablage automatisch oder halbautomatisch, so dass eine einheitliche Ablagestruktur je Fachbereich oder Abteilung entsteht.

Durch die digitalen Akten haben Sie nun erstmalig die Möglichkeit, eine zentrale Suche über alle Dokumentenarten auszuführen – unabhängig davon, ob sich die gesuchten Informationen ursprünglich auf einem Papierdokument, in einer E-Mail, einer Datei oder einem selbst erstellten Beleg befinden.

Das spart viel Zeit in der täglichen Arbeit!

Die Suche ist nach Indexwerten, die bei Ablage dem Dokument zugeordnet wurden, und der Volltextsuche nach jedem Wort oder Zahl in allen Dokumenten möglich. ist das Suchergebnis zu groß, kann es über Filtermöglichkeiten weiter eingeschränkt werden.

Vom ersten Entwurf bis zum fertigen Dokument werden viele Versionen erstellt, häufig auch noch von verschiedenen Mitarbeitern. Versionierungsversuche im Dateinamen sind dabei nicht immer eindeutig wie folgendes Beispiel zeigt:

Mit einer zentralen, digitalen Akte in einem Dokumenten Management System erfolgt die Versionierung automatisch. Der Anwender findet immer zuerst die aktuell gültige Version und kann zusätzlich auf frühere Versionen zurückgreifen.

Damit kann jederzeit nachvollzogen werden, wer was wann geändert hat.

Mit der Versionierung in einem Dokumenten Management System ist jede Version unveränderbar gespeichert. Änderungen werden in einer neuen Version abgelegt, so dass die Veränderungen nachvollzogen werden können.

Damit können gesetzliche Anforderungen wie z.B. der GoBD erfüllt und zusätzlich nachvollzogen werden, wer was wann geändert hat.

Gerade bei der Ablage von Dateien im Filesystem ist die Berechtigungssteuerung ein häufiges Problem. Meist werden Freigaben als Laufwerksbuchstaben oder einzelne Ordner zentral von der IT eingerichtet. Eine Änderung ist mit Aufwand und zeitlichem Verzug verbunden.

Mit digitalen Akten in einem Dokumenten Management System (DMS) können Berechtigungen automatisch oder manuell bis auf einzelne Dokumente vom Anwender bei Ablage vergeben werden:

Damit sieht jeder Anwender nur das, was er sehen darf, es werden keine Begehrlichkeiten geweckt und die Archivansicht wird übersichtlicher. Trotzdem erfolgt die Ablage in zentrale, einheitliche Akten.

Mit digitalen Akten lassen sich auch die strengen Anforderungen der DSGVO leicht umsetzen. Über und Gruppenrechte definieren Sie die einzelnen Zugriffsberechtigungen im Archiv. Anschließend weisen Sie die Mitarbeiter nur noch den entsprechenden Gruppen zu.

Bei Wechsel der Abteilung, wie zum Beispiel häufig bei Auszubildenden der Fall, muss außer der Gruppenzuordnung nichts im Archiv geändert werden.

Zusätzlich können Dokumente sicher verschlüsselt werden, um sie vor dem Zugriff von IT-Administratoren zu schützen, die meist Zugriff auf alles haben. Gerade im Bereich Personal und Geschäftsführung ist dies häufig eine wichtige Anforderung.

Digitale Akten reduzieren eine Vielzahl von Kosten. Dazu gehören insbesondere Kosten für Archivräume, Schränke, Ordner, Registerblätter, Papier und Druck. Zusätzlich reduziert sich der Aufwand für die Ablage von Dokumenten.

Die größte Einsparung ergibt sich bei einem effizienten Dokumenten Management System durch die erheblich schnellere Suche nach Dokumenten und die Vollständigkeit der Informationen.

Aus Niederlassungen, im HomeOffice oder unterwegs können alle berechtigten Mitarbeiter auf die digitalen Akten gleichzeitig zugreifen und sie bei Bedarf bearbeiten.

Dabei ist der Zugriff von nahezu jedem Endgerät möglich:

Zugriff vom Smartphone, Tablet, Notebook / MacBook, PC, Mac oder Terminalserver / CITRIX

Schon heute sollte es für alles eine Datensicherung geben. Nur eben für Papierakten gibt es keine Sicherung – wer erstellt schon von jedem Papierdokument eine zusätzliche Kopie, um sie in einem anderen Brandabschnitt aufzubewahren?

Mit digitalen Akten sind alle gescannten Papierdokumente in der täglichen Datensicherung enthalten und können nicht mehr verloren gehen. Gerade bei Vorgängen mit langem Lebenszyklus wie Patienten, Gebäuden oder Maschinen ist der schnelle Zugriff auch Jahrzehnte später sehr wichtig.

Auf Basis der digitalen Akten können nun interne Abläufe, die bisher manuell oder in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergegeben wurden, digital abgebildet werden.

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