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Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement

Verträge mit Lieferanten, Versorgern und Kunden – Geschäftsbeziehung werden immer komplexer und vielschichtiger. Mit einem Digitalen Vertragsmanagement behalten Sie immer den Überblick und werden rechtzeitig an Fristen erinnert. Das spart viel Geld und schafft Transparenz vor allem in der Geschäftsführung und Finanzbuchhaltung.

Übersicht:

  1. Die Grundlage: Digitale Vertragsakte
  2. Berechtigungen
  3. Vertragslebenszyklus
  4. Fristkontrolle
  5. Auswertung
  6. Vorlagen

Die Grundlage: Digitale Vertragsakte

Die Digitale Vertragsakte ist die Grundlage für jedes digitale Vertragsmanagement. Hier werden zentral und unabhängig vom Dateiformat gescannte Papierdokumente, E-Mails und Anhänge, Dateien und eigene Belege digital revisionssicher archiviert und zusammengeführt.

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Berechtigungen

Jeder Anwender sieht nur die Verträge, für die er berechtigt ist. Der Zugriff wird üblicherweise über die zentralen Windows- Gruppenrechte nach Fachabteilungen definiert. Die Mitarbeiter können damit einfach den Gruppen zugeordnet werden, was bei Wechsel der Abteilung nur einen geringen Aufwand bedeutet.

Vorteil: Vertrag und alle dazugehörigen Dokumente, E-Mails und Dateien finden Sie in einer Akte.

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Vertragslebenszyklus

Das Digitale Vertragsmanagement umfasst alle Bereiche innerhalb eines Vertragslebenszyklus von der Angebotseinholung über die Vertragsanbahnung, Vertragsabschluss, Fristkontrolle, Verlängerungen, Änderungen bis hin zur Vertragsbeendigung. Damit haben unabhängig von der Laufzeit eines Vertrages immer den Überblick über Kosten und Fristen.

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Fristkontrolle

Das Digitale Vertragsmanagement überwacht und verwaltet alle Vertragsfristen und erinnert den Anwender rechtzeitig. Die Erinnerung erfolgt häufig per E-Mail.

Besser noch ist eine Erinnerung als digitaler Workflow mit Vertretungsregelung und Eskalationsmanagement. Damit ist gewährleistet, dass auch im Fall von Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel die Fristwiedervorlage rechtzeitig bearbeitet wird und nicht liegen bleibt.

Vorteil: Nie wieder Fristen versäumen!

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Auswertung

Das Digitale Vertragsmanagement ist insbesondere auch für Geschäftsleitung, Finanzbuchhaltung und Controlling von hoher Relevanz. Bei Anlage eines Vertrages werden einmalige und laufende Kosten, Mandanten und Projekte, Kostenstellen und vieles mehr erfasst. Die wächst eine Datenbank, die für das Unternehmen langfristig äußerst wertvoll ist.

Auf dieser Basis lassen sich dann umfangreiche Auswertungen und Übersichten über alle Verträge mit Vertragsstatus (wie z.B. laufend, gekündigt, beendet) erstellen. Zudem sind Zahlungsübersichten mit Forecast-Planung möglich als Unterstützung für die Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung (Jahresabschluss!) und Controlling.

Vorteil: Übersicht über Verbindlichkeiten aus Verträgen z.B. auch für den Jahresabschluss

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Vorlagen

Ein Digitales Vertragsmanagement unterstützt auch bei der Erstellung von Vorlagen. Die Vorlagen werden zentral nur von berechtigten Personen gepflegt und aktualisiert

Der Anwender kann, je nach Abteilung und Berechtigung, die Vorlagen verwenden. Dabei werden alle gewünschten Vertragsdaten direkt in die Vorlage eingetragen und nach Bearbeitung das Dokument ind der Vertragsakte archiviert.

Vorteil: Es werden nur aktuelle Vorlagen verwendet und viel Zeit bei Erstellung und Ablage gespart.

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