Die Zukunft Ihres BürosDigitale
Finanzbuchhaltung

Digitale Finanzbuchhaltung

Gerade in der Finanzbuchhaltung ist das Potential durch Digitalisierung besonders hoch. Große Mengen Lieferscheine, Rechnung. Mahnungen und Schriftverkehr müssen täglich erfasst, bearbeitet, verteilt, abgelegt und wiedergefunden werden.

5 Vorteile Digitaler Eingangsrechnungsverarbeitung

Kostensenkung
durch automatische Belegerkennung statt manueller Erfassung
Steigerung der Prüfqualität
durch Automatisierung
Schnelle Weiterleitung
durch digitale Verteilung
Transparenz
über alle laufenden Vorgänge und Fristen
Vollständige Vorgangsakte
mit Rechnung, Lieferschein, Bestellung, Schriftverkehr, Verträgen etc.

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen erfolgt in drei Phasen:

Phase 1Belegerkennung mit Künstlicher Intelligenz

Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) können viele bisher manuellen Arbeiten in der Erfassung und Prüfung eingehender Rechnungen automatisiert werden. Es können sowohl gescannte Papierrechnungen, PDF-Rechnungen per E-Mail, ZUGFeRD Rechnung und EDI-Rechnungen verarbeitet werden.

Die Belegerkennung beinhaltet:

Erkennung
von Mandant, Kreditor, Rechnungsdaten, Positionsdaten (Artikelpositionen), Beträgen, USt-Satz und Beträge, Summen, Bankverbindung, Zahlungskondition etc.
Prüfung
Prüfung nach § 14 UStG, Plausibilitätsprüfungen z.B. von Beträgen
Abgleich
von Stammdaten und Auftragsdaten aus der Fibu-/ERP-Software z.B. Kreditorenstamm, Bestelldaten, Auftragsdaten, Projektdaten

Nicht oder nicht vollständig erkannte Belege werden vom Anwender manuell nachbearbeitet. Hierbei können fehlerhaft Belege ausgesteuert und fehlende oder nicht erkannte Informationen nachgetragen werden.

Damit ist die Phase 1 Belegerkennung abgeschlossen. Alle relevanten Informationen auf dem Beleg sind erkannt, klassifiziert und zugeordnet und können nun einem digitalen Workflow übergeben werden.

Phase 2Digitaler Prüf- und Freigabeprozess

Nach der automatischen Belegerkennung erfolgt die Übergabe an einen Digitalen Rechnungsprüfungsworkflow mit Verteilung und Weiterleitung an die zuständigen Fachabteilungen und Sachbearbeiter.

Die Bearbeitung kann orts- und systemunabhängig im Büro am PC oder Mac, unterwegs oder im HomeOffice, auf Tablets oder Smartphones erfolgen.

Vorteil: Schnellere Bearbeitung durch erheblich kürzere Transport- und Liegezeiten

Dabei werden Sachkonten, Kostenstellen / Kostenträger, Projektnummern, Kürzungen, Zahlungsziele und vieles weitere ergänzt oder geändert werden.

Dynamischer Rechnungsworkflow

In Abhängigkeit verschiedener Daten wie z.B. Beträgen und Zuständigkeiten aber auch manuellen Eingaben mit Hinzufügen weiterer Beteiligter läuft der Workflow automatisch von Abteilung zu Abteilung

Klassische dynamische Abläufe sind z.B.

4-Augen-Prinzip ab bestimmter Betragshöhe
Rückfragen mit Lieferant und anderen Beteiligten
Abfrage der Zuständigkeit über Mandanten-Kreditor-Abgleich in der Fibu-Software

Fristkontrolle

Gerade bei Rechnungen mit Skonto ist eine fristgerechte Bearbeitung von besonderer Bedeutung. Hier unterstützt Sie ein digitaler Rechnungsworkflow durch ein automatisches mehrstufiges Eskalationsmanagement, bei dem der Vorgang nach Ablauf von festen oder variablen Fristen automatisch an eine Gruppe oder bestimmte Person (z.B. Fibu-Leitung oder Geschäftsführer) weitergeleitet wird

Vorteil: Die Rechnung kann fristgerecht bezahlt werden!

Phase 3Automatischer Buchungsstapel

Nach erfolgter Prüfung und Freigabe erzeugt die Digitale Rechnungsverarbeitung automatisch einen Buchungsstapel z.B. im DATEV Format. Dieses Format ist von den meisten Fibu-Systemen zu verarbeiten und kann direkt zur Verbuchung eingelesen werden.

Alternativ können die digitalen Daten auch in beliebigen anderen Formaten wie z,B. CSV oder XML zur Verfügung gestellt oder direkt via API an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Digitale Rechnungsakte

Zu einer Rechnung gehören immer zahlreiche weitere Dokumente. Dazu zählen insbesondere:

Anhänge zur Rechnung (z.B. Leistungsnachweise, Zertifikate, AGB)
Bestellung
Lieferscheine
Schriftverkehr (E-Mail, Papier)
Verträge (z.B. Rahmenvertrag, Ausschreibung)
Zollpapiere

Diese Dokumente werden optimalerweise direkt in die Vorgangsakte der Rechnung digital archiviert, damit der Vorgang vollständig abgebildet und von allen beteiligten und berechtigten Personen schnell gefunden werden kann.

Informationen zur Abbildung digitaler Akten finden Sie hier. (Link zu digitale Akten)

Vernichtung von Papier nach dem Scannen

Mit dem Einsatz Digitaler Akten und Digitalen Rechnungsworkflows sollen auch Archivplatz, Schränke, Ordner und vor allem die händische Papierablage abgeschafft werden.

Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) ist dies unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Informationen dazu erhalten Sie auf Anfrage, an unseren DMS Workshoptagen oder in unserem GoBD Seminar mit Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Timo Weltz. (entsprechende Wörter bitte verlinken)