Die Zukunft Ihres Büros
Digitale
Finanzbuchhaltung
Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung
Kostensenkung
durch automatische Belegerkennung statt manueller Erfassung.
Steigerung der Prüfqualität
durch Automatisierung.
Schnelle Weiterleitung
Transparenz
über alle laufenden Vorgänge und Fristen.
Vollständige Vorgangsakte
3 Phasen
bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen:
Phase 1: Belegerkennung mit Künstlicher Intelligenz
Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) können viele bisher manuellen Arbeiten in der Erfassung und Prüfung eingehender Rechnungen automatisiert werden. Es können sowohl gescannte Papierrechnungen, PDF-Rechnungen per E-Mail, ZUGFeRD Rechnung und EDI-Rechnungen verarbeitet werden.
Die Belegerkennung beinhaltet:
- Erkennung
von Mandant, Kreditor, Rechnungsdaten, Positionsdaten (Artikelpositionen), Beträgen, USt-Satz und Beträge, Summen, Bankverbindung, Zahlungskondition etc. - Prüfung
Prüfung nach § 14 UStG, Plausibilitätsprüfungen z.B. von Beträgen - Abgleich
von Stammdaten und Auftragsdaten aus der Fibu-/ERP-Software z.B. Kreditorenstamm, Bestelldaten, Auftragsdaten, Projektdaten
Nicht oder nicht vollständig erkannte Belege werden vom Anwender manuell nachbearbeitet. Hierbei können fehlerhaft Belege ausgesteuert und fehlende oder nicht erkannte Informationen nachgetragen werden.
Damit ist die Phase 1 Belegerkennung abgeschlossen. Alle relevanten Informationen auf dem Beleg sind erkannt, klassifiziert und zugeordnet und können nun einem digitalen Workflow übergeben werden.
Phase 2: Digitaler Prüf- und Freigabeprozess
Nach der automatischen Belegerkennung erfolgt die Übergabe an einen Digitalen Rechnungsprüfungsworkflow mit Verteilung und Weiterleitung an die zuständigen Fachabteilungen und Sachbearbeiter.
Die Bearbeitung kann orts- und systemunabhängig im Büro am PC oder Mac, unterwegs oder im HomeOffice, auf Tablets oder Smartphones erfolgen.
Vorteil: Schnellere Bearbeitung durch erheblich kürzere Transport- und Liegezeiten
Dabei werden Sachkonten, Kostenstellen / Kostenträger, Projektnummern, Kürzungen, Zahlungsziele und vieles weitere ergänzt oder geändert werden.
Dynamischer Rechnungsworkflow
In Abhängigkeit verschiedener Daten wie z.B. Beträgen und Zuständigkeiten aber auch manuellen Eingaben mit Hinzufügen weiterer Beteiligter läuft der Workflow automatisch von Abteilung zu Abteilung
Klassische dynamische Abläufe sind z.B.
- 4-Augen-Prinzip ab bestimmter Betragshöhe
- Rückfragen mit Lieferant und anderen Beteiligten
- Abfrage der Zuständigkeit über Mandanten-Kreditor-Abgleich in der Fibu-Software
Fristkontrolle
Gerade bei Rechnungen mit Skonto ist eine fristgerechte Bearbeitung von besonderer Bedeutung. Hier unterstützt Sie ein digitaler Rechnungsworkflow durch ein automatisches mehrstufiges Eskalationsmanagement, bei dem der Vorgang nach Ablauf von festen oder variablen Fristen automatisch an eine Gruppe oder bestimmte Person (z.B. Fibu-Leitung oder Geschäftsführer) weitergeleitet wird
Vorteil: Die Rechnung kann fristgerecht bezahlt werden!
Phase 3: Automatischer Buchungsstapel
Nach erfolgter Prüfung und Freigabe erzeugt die Digitale Rechnungsverarbeitung automatisch einen Buchungsstapel z.B. im DATEV Format. Dieses Format ist von den meisten Fibu-Systemen zu verarbeiten und kann direkt zur Verbuchung eingelesen werden.
Alternativ können die digitalen Daten auch in beliebigen anderen Formaten wie z,B. CSV oder XML zur Verfügung gestellt oder direkt via API an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Digitale Rechnungsakte
Zu einer Rechnung gehören immer zahlreiche weitere Dokumente. Dazu zählen insbesondere:
- Anhänge zur Rechnung (z.B. Leistungsnachweise, Zertifikate, AGB)
- Bestellung
- Lieferscheine
- Schriftverkehr (E-Mail, Papier)
- Verträge (z.B. Rahmenvertrag, Ausschreibung)
- Zollpapiere
Diese Dokumente werden optimalerweise direkt in die Vorgangsakte der Rechnung digital archiviert, damit der Vorgang vollständig abgebildet und von allen beteiligten und berechtigten Personen schnell gefunden werden kann.
Informationen zur Abbildung digitaler Akten finden Sie hier. (Link zu digitale Akten)
Vernichtung von Papier nach dem Scannen
Mit dem Einsatz Digitaler Akten und Digitalen Rechnungsworkflows sollen auch Archivplatz, Schränke, Ordner und vor allem die händische Papierablage abgeschafft werden.
Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) ist dies unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Informationen dazu erhalten Sie auf Anfrage, an unseren DMS Workshoptagen oder in unserem GoBD Seminar mit Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Timo Weltz. (entsprechende Wörter bitte verlinken)
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