Digitale Akten

BCIS DA enthält standardisierte Strukturen für eine zentrale, einheitliche und komfortable Ablage, die sie nach Bedarf individuell anpassen können über eine grafische Oberfläche. Die Ablage erfolgt über die datenbankgestützte, kachelbasierte Sidebar Quickzone for ELO, deren Konfiguration bereits in BCIS DA enthalten ist.

Dazu stellt BCIS DA eine Vielzahl nützlicher Funktionen zur Verfügung, die die tägliche Arbeit erleichtern.

BCIS DA ist für den Einsatz mit beliebig vielen Mandanten ausgelegt. Der Multi-Mandanten-Gedanke wurde in Schnittstellen, Ablage- und Berechtigungsstrukturen bis hin zu Importmodulen konsequent umgesetzt.

BCIS DA liefert für sechs Fachbereiche und neun Fachabteilungen fertige Templates für eine komplette Ordnerstruktur im ELO Archiv. Das ist gerade bei Einführung oder Neustrukturierung von erheblichem Nutzen.

Das heißt für Sie, dass bereits ELO Ablagemasken mit Indexfeldern, ELO Formulare, Übersetzungsvariablen (deutsch, englisch), Quickzone for ELO-Kategorien mit vordefinierten Ablagepfaden, vorbereitete Datenbankanbindungen und Stichwortlisten direkt zur Verfügung stehen!

Vor dem automatischen Anlegen stimmen wir Anpassungswünsche mit Ihnen ab.

Die Posteingangsverteilung ermöglicht eine sichere Verteilung von Eingangspost an eine Abteilung oder Person, ohne dass das Dokument verloren gehen oder gelöscht werden kann.

Die empfangende Fachabteilung oder Person versieht das Dokument datenbankgestützt und kachelbasiert mit Metadaten. Das Verschieben in den finalen Ordner erfolgt regelbasiert automatisch. Bei Fehlern ist eine Rückgabe an die Zentrale möglich.

Das Dokument ist ab Übergabe von der Zentrale revisionssicher archiviert und kann nicht verloren gehen!

Der Zugriff auf die Funktionen von BCIS DA erfolgt über eine eigene Menüleiste im ELO Java- und Web-Client:

Normale Benutzer sollten im ELO Archiv keine Dokumente löschen können. Da es manchmal aber doch Dokumente gibt, die gelöscht werden sollen, beinhaltet BCIS DA einen Löschantrag.

Damit kann ein Benutzer für ein Dokument einen Löschantrag bei einer berechtigten Person einreichen. Diese kann der Anfrage zustimmen oder sie zurückweisen.

In BCIS DA enthalten ist eine Funktion für den automatischen Import von Dokumenten aus dem Filesystem. Häufige Anwendungen sind z.B. Belege aus dem ERP-System oder Auswertungen.

Die Importfunktion von BCIS DA überwacht ein oder mehrere Verzeichnisse, importiert dort abgelegte Dokumente automatisch und startet auf Wunsch einen ELO Workflow zur weiteren Bearbeitung.

Das reduziert den manuellen Aufwand für Ablage von Dokumenten erheblich!

Digitalisieren Sie Ihre Beschaffungsanforderung! Die Anforderung einer Beantragung, Freigabe und Status der Bestellung von z.B. Büromaterial, Verbrauchsmaterial, EDV Zubehör oder Dienstleistungen kann über den in BCIS DA enthaltenen ELO Workflow abgebildet werden.

Mitarbeiter können über diesen Prozess aktuellen Bedarf anfordern. Auch Vorgesetzte können für zugeordnete Mitarbeiter Beschaffungsanforderungen einreichen und so unter anderem den Start bzw. die Erstausstattung eines neuen Mitarbeiters besser planen.

Der Prozess deckt die Schritte der initialen Anforderungsaufnahme, Freigabe durch Vorgesetzte und Management, Ausführung einer Bestellung durch den Einkauf, warten auf Lieferung und Übergabe an den Besteller ab. Die Schritte werden protokolliert und die involvierten Mitarbeiter können den Status der Bestellung jederzeit einsehen.

Der Workflow wird vom Benutzer über die Menüleiste gestartet:

Ob mit oder ohne Eingangsrechnungsverwaltung; die Finanzbuchhaltung kommt irgendwann zu dem Punkt, dass auch Bankauszüge und Kontenbelege in ELO digitale archiviert werden sollen.

Über das in BCIS DA enthaltene Stamm- und Bankkontensystem können innerhalb von ELO neue Stammkonten- und Bankkonten-Objekte verwaltet werden.

Diese Konten stehen dann in der Quickzone for ELO, Kategorie Finanzbuchhaltung, zur Auswahl für die kachelbasierte Ablage der Dokumente per Drag ’n Drop. Die Ablage erfolgt zielgerichtet in die gewünschte Unterstruktur.

Die schnelle Ablage von Fotos über das Smartphone oder Tablet über die ELO App oder in den ELO Clients wird immer wichtiger.

BCIS DA liefert dafür einen wichtigen Zusatznutzen: Die einfache Erstellung von Objektstruktur (Gebäude, Fläche, Raum) mit Unterstrukturen, in die Dokumente und Bilder einfach abgelegt und mit den Metadaten aus der Objektakte versehen werden.

Verwalten Sie die Objekte einfach in ELO:

BCIS DA stellt für die unterschiedlichen Anforderungen an die Metadaten für Firmenfahrzeuge eine konfigurierbare Lösung bereit.

Ist ELO Contract im Einsatz, ist auch eine Verknüpfung von Verträgen zum Fahrzeug (z.B. Leasingvertrag, TÜV Erinnerung) möglich. ELO Workflows können Personen oder Gruppen rechtzeitig an anstehende Ereignisse erinnern, inkl. Eskalationsmanagement.

In der Akte ist die Fahrzeughistorie auf einen Blick ersichtlich. Das spart Suchzeit und schafft Transparenz.

Diese Funktion von BCIS DA aktualisiert bei Umfirmierung eines Kunden oder Lieferanten den Ordner in ELO automatisch.

Das in BCIS DA enthaltene Geschäftspartner-Update-System (GUS) arbeitet sowohl autark im Intervall als auch anwendergesteuert und kann bereits angelegte Lieferanten- und Kundenakten mit hinterlegten Datenbanken abgleichen, aktualisieren oder zusammenführen. Dazu müssen Sie nicht einmal wissen, wo die zu aktualisierende Akte des Geschäftspartners im Ablagebaum liegt; die Suche übernimmt das System.

Das System ist individuell konfigurierbar, so dass Sie entscheiden können, für welchen Mandanten tatsächlich eine Aktualisierung stattfinden soll und welche Datenbanken dafür herangezogen werden.

Das eingebauten Template-System für neue Referenz- und Mandantenstrukturen bietet die Möglichkeit, Archivstrukturen inkl. Indexmasken und Dateivorlagen vorzubereiten und bei Bedarf abzurufen.

In der BCIS DA Lösung sind vier Optionen für Referenzschränke für neue Firmen enthalten.

Die erste Option ist die umfangreichste und enthält die Strukturen für Betriebsorganisationen, Fachabteilungen, Geschäftspartner und Posteingang. Die drei anderen Optionen sind Varianten der Gesamtstruktur, die je nach Aufgabengebiet der Firma sinnvoll sein können. Zum Beispiel wenn die neue Firma nur organisatorische Aufgaben und keine Geschäftspartner besitzt.

Falls keine der Strukturvorlage passen sollte, können jederzeit neue Referenzstrukturen konzipiert und angelegt werden. Diese stehen dann ebenfalls im Auswahlfeld der Funktion zur Verfügung.
Als Bonus können vordefinierte Anwendergruppen den Referenzstrukturen mitgegeben werden. Diese werden im Prozess automatisch angelegt und stehen im Anschluss zur Zuweisung von Mitarbeitern zur Verfügung.

ELO Clients stehen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Diese Mehrsprachigkeit bedeutet häufig jedoch einen deutlichen Mehraufwand bei Konzeption und Umsetzung und birgt technische Hürden.

Bei der BCIS DA Lösung haben wir sichergestellt, dass alle Einträge der Menüleiste, Funktionsbausteine, Workflow-Knöpfe, Formulareinträge und Indexfelder in die ausgewählte Client Sprache übersetzt werden können. Im Standard enthalten sind Deutsch und Englisch. Andere Sprachen können im Projekt implementiert werden.

Wenn Sie eine andere Sprache benötigen und die Übersetzung auf Basis der verfügbaren Sprachen übernehmen können, zeigen wir Ihnen wie dies selbst bewerkstelligen können.

QuickSearch for ELO ermöglicht über das Markieren mit der Maus eine Suche in ELO aus beliebigen externen Anwendungen. Der markierte Bildausschnitt wird über Screen-Reading ausgelesen und eine ELO Suche gestartet.