Dublettenprüfung

Bei der Ablage eines Dokuments prüft ELO, ob dieses Dokument bereits im Archiv vorhanden ist. Dabei erstellt ELO für das Dokument einen s.g. Hashcode, der für jedes Dokument einzigartig ist. Dieser neu erstellte Hash-Code wird mit den Hash-Codes der bereits archivierten Dokumente verglichen.

Dabei sind Dateiname oder Ablageort unerheblich! Jede noch so kleine Änderung am Dokument (z.B. Leerschritt oder Punkt einfügen) führt zu einem anderen Hashcode, so dass gewährleistet wird, dass kein Dokument im Archiv doppelt abgelegt wird.

Dies spart enorme Mengen Speicherplatz! Bei der Übertragung der Dokumente vom Explorer ins ELO Archiv ergeben sich, je nach Struktur, Speicherplatz-Einsparungen von bis zu 50%!

Hinzu kommt, dass Sie nur einen, für alle Anwender verbindlichen Stand des Dokuments im Archiv finden und es somit nicht zu Fehlern durch falsche Versionsstände kommen kann.

Um dennoch Dokumente an mehreren Stellen im Archiv abzulegen, ohne dabei doppelt zu archivieren, gibt es die Funktion Referenzen und Links.