UDS Universelle Datenschnittstelle

Barcode Nutzung in ELO

Die Barcode-Erweiterung für ELO ist die Lösung für automatische Barcode-Erkennung und -Verarbeitung sowie Anbindung beliebiger Datenquellen an ELO. Sie ermöglicht die bequeme Anbindung von Datenbanken wie z.B. SQL, Oracle, Access, Excel, Dbase, Sybase, MS Exchange Server oder Text-Dateien.

Für eine automatisierte Belegverarbeitung sind häufig eine Vielzahl von Informationen erforderlich. Beispiel: Für eine automatische Ablage von Eingangsrechnungen sind folgende Informationen in der Indexierung wünschenswert:

  • Lieferantenname
  • Belegnummer
  • Belegdatum
  • Zuständigkeit im Einkauf
  • Projektnummer

Barcode Nutzung in ELO

Die Funktionsweise

  1. Belege mit Barcodes versehen
    (Einbinden im Druckformular oder fertig von der Rolle)
  2. Belege im Stapel scannen
  3. Barcode-Button drücken

In der ELO Postbox klicken Sie auf den UDS Barcode-Button. UDS trennt die Belege nach Barcode, liest den Barcode aus und vervollständigt die Informationen mit Daten aus Ihrer Datenbank (z.B. Kundendaten, Lieferantendaten, Auftrag, Projekt, …). Die ELO Verschlagwortungsmaske wird automatisch gefüllt, der Ablagepfad im Archiv erzeugt und der Beleg abgelegt.

Fertig:
Ihr Beleg wurde automatisch vorgangsbezogen archiviert und indexiert.

Durch die Suche mit wenigen Referenzinformationen (z.B. Belegnr. aus einem Barcode) überträgt die Barcode-Erweiterung die dazugehörigen Daten wie Belegdatum, Kdnr., Name, Betrag etc.) aus der externen Datenquelle direkt in die Indexierungsmaske und legt die Dokumente anschließend automatisch an die richtige Stelle im Archiv ab. Dabei werden erforderliche Archivstrukturen automatisch erstellt.

Anwendungsgebiete

  • Angebote
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Rechnungen
  • Serviceaufträge
  • Produktionsaufträge
  • Befragungsbögen
  • Laufzettel
  • Bearbeitungsformulare

Barcodes zur automatisierten Archivierung

Die gesamte Konfiguration findet serverseitig statt. Eine Installation von Datenbanktreibern auf den Clients ist nicht notwendig und reduziert somit den Administrationsaufwand auf ein Minimum. Die Integration in ELO geschieht ebenfalls über eine grafische Oberfläche. Clientseitig genügt ein einzeiliger Skriptaufruf, um bei Bedarf einen komfortablen Datenbank Dialog zu öffnen und Datenbankfelder in ELO Ablagemaskenfelder zu übernehmen.

Die Barcode-Erkennung bietet die Möglichkeit der automatischen Ablage von Dokumenten wie Auftrags-/Lieferscheinen, Rechnungen, Servicescheinen uvm. Zudem können beim Stapelscannen Belege automatisch sortiert werden (z.B. nur erste Seite mit Barcode oder alle Seiten mit identischem Barcode).

Konfiguration ohne Programmieraufwand

Der Unterschied zur herkömmlichen Datenbankanbindung liegt darin, dass die einzelnen Datenbankanbindungen nicht individuell programmiert, sondern über einen grafischen Editor einfach eingestellt werden können.

Dieses Vorgehen spart nicht nur viel Zeit, sondern führt im Ergebnis auch zu konsistenten, fehlerfreien Datenanbindungen.

Der Nutzen für Ihr Unternehmen

Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Archivierung
Anbindung von Datenquellen erhöht die Datenqualität
Vollständige digitale Akten

BCIS berät Sie zum Thema Barcode Nutzung

Für Fragen zur Barcode Nutzung senden Sie uns jetzt Ihre Anfrage.
Adresse
Eugen-Richter-Straße 109
34134 Kassel
Telefon/Fax
Tel.: 0561 / 766 56-40
Fax: 0561 / 766 56-20







Bitte informieren Sie mich über weitere Neuigkeiten per Newsletter

Haben Sie Fragen?
0561 / 766 56-40
info@bcis.de