ELO basisfunktion dublettenprüfung

Die ELO Dublettenprüfung ist eine ELO Basisfunktion, die die Dopplung von Dokumenten in Ihrem Archiv verhindert. Bei jeder neuen Ablage eines Dokuments prüft ELO, ob dieses Dokument bereits im Archiv vorhanden ist. Dabei erstellt ELO für das Dokument einen sogenannten Hash-Code, der für jedes Dokument einzigartig ist. Dieser neu erstellte Hash-Code wird mit den Hash-Codes der bereits archivierten Dokumente verglichen.

Dateiname oder Ablageort sind dabei unerheblich! Jede noch so kleine Änderung am Dokument (Hinzufügen eines Leerschrittes oder Punktes einfügen) führt zu einem neuen Hashcode, so dass gewährleistet wird, dass kein Dokument doppelt im Archiv abgelegt wird.

Dies spart enorme Mengen Speicherplatz! Bei der Übertragung der Dokumente vom Explorer ins ELO Archiv ergeben sich, je nach Struktur, Speicherplatz-Einsparungen von bis zu 50%!

Hinzu kommt, dass Sie nur einen, für alle Anwender verbindlichen Stand des Dokuments im Archiv finden und es somit nicht zu Fehlern durch falsche Versionsstände kommen kann.

Um dennoch Dokumente an mehreren Stellen im Archiv abzulegen, ohne dabei doppelt zu archivieren, gibt es die Funktion Referenzen und Links.