Quickzone Desktop for ELO

Reduzieren Sie Ihren
Ablageaufwand um
bis zu 70%

So einfach wie genial:
Quickzone Desktop

Kennen Sie das? Papierdokumente im Schrank, E-Mails im Outlook und Dateien auf dem Server – selten ist eine Akte vollständig an einer Stelle. Dann ist die Akte nicht da, wo sie sein sollte, das Archiv ist voll und die Ablage an sich zeitintensiv und unbeliebt. Alles aufwendig, umständlich und teuer.

Die Lösung:
Digitale Akten mit kachelbasierter Ablage mittels Quickzone Desktop der Erweiterung für ELO: Archivieren Sie unstrukturierte Dokumente, E-Mails, Anhänge und Dateien einfach per Drag & Drop über Kacheln in die richtige digitale Akte.

Wählen Sie den gewünschten Vorgang (z.B. einen Kunden) über die integrierte Datenbankanbindung direkt aus Ihrem ERP-System aus und ziehen dann die Dokumente einfach auf die passende Kachel.

Fertig!

Alle Dokumente sind in der richtigen Akte archiviert.
Archivpfad, Referenzpfade und Indexierung wurden erstellt.
Workflow startet, der nächste Bearbeiter erhält eine Aufgabe.

Der Nutzen für
Ihr Unternehmen

  • Erhöhung der Informationsverfügbarkeit durch vollständige digitale Akten
  • Effizienter und standardisierter Ablageprozess
  • Prozessoptimierung und mehr Zeit für wesentliche Aufgaben.
https://bcis.de/wp-content/uploads/2018/12/Innovationspreis-e1463748684641.png

Ausgezeichnet

So einfach wie genial, dass Quickzone Desktop von der Initiative Mittelstand ausgezeichnet wurde.

Quickzone Desktop Kacheln

Die Funktionen im Überblick

  • Kachelbasierte Ablage von Scans, Dateien und Outlook E-Mails per Drag & Drop
  • Automatische Archivierung beliebiger Dokumente und Dateiformate in ELO inklusive Erstellung des Archivpfads sowie zusätzlicher Referenzpfade, Befüllen der Indexfelder und Workflow-Start
  • Automatischer ELO Workflow-Start bei Ablage
  • Direktlink zu den letzten abgelegten Dokumenten im ELO Archiv
  • ELO Suche direkt aus der Quickzone nutzbar
  • ELO Dublettenprüfung bei Ablage
  • Zentrale Konfiguration beliebig vieler Kategorien und Kacheln ohne Programmierung
  • Direkte Serverablage ohne aktiven ELO Client
  • Schnittstelle zu anderen Datenbanken wie MS SQL, MySQL, CSV oder über SQL-Transfertabellen

EinsatzmöglichkeitenFür welche Bereiche ist Quickzone Desktop geeignet?

Quickzone Desktop ist für Kundenakten, Lieferantenakten, Personalakten, Projektakten, Auftragsakten, KFZ-Akten, Vertragsakten, Objektakten,
QM Handbuch, Wissensdatenbank und vieles mehr eine effiziente Lösung. So können Sie sofort unstrukturierte Dokumente der richtigen digitalen Akte zuordnen.

Ab Mitte Juni verfügbarNEU: Quickzone Desktop Version 3.8

Neue Funktionen:

  • Datenbank-Connector unterstützt jetzt auch SQLlite, Access, Azure und Oracle Datenbanken
  • Schnell- und Detailsuche wurden optimiert und erzielt jetzt noch genauere Treffer mit einer Wildcardsuche
  • Direkten Zugriff auf DATEV Stammdaten wie Mandant, Debitoren, Kreditoren, Sachkonten und Kostenstellen
  • MS Outlook und MS Powerpoint Vorlagen können mit Inhalten aus Datenbanken, festen und variable Werten
    befüllt und anschließend automatisch archiviert werden

Die Vorteile von Quickzone Desktop
gegenüber anderen Lösungen

Standardisierung des Ablageprozesses
für unstrukturierte Dokumente
Ablage zu Vorgängen
aus anderen Systemen
Reduzierung des Ablageaufwands
um bis zu 70%
Hohe Akzeptanz
durch intuitive Bedienung
und schnell ersichtlicher Mehrwert
Archivieren, Indexfelder füllen, Referenzen erzeugen, Workflow starten in Einem
Schnell und einfach zu konfigurieren – ohne Programmierkenntnisse
Sehr geringer Schulungsaufwand
Integriertes Vorlagen Management
für Word, Excel und PDF Vorlagen

Archivieren mit Quickzone Desktop
So funktioniert´s in der Praxis

Einsatzbeispiele aus Kundenprojekten

Kundenakte, Auftragsakte, Patientenakte,
Lieferantenakte, Personalakte, Vertragsakte,
Projektakte, Fahrzeugakte,
Wissensdatenbank, Produktakte, Bauakte

Besonders benutzerfreundlich

Quickzone Desktop ist nahezu intuitiv bedienbar. So macht archivieren Spaß!

Konfiguration ohne Skripts

Konfigurieren Sie beliebig viele Kategorien und Kacheln ohne Skripts. Jede Kachel stellt einen Dokumententyp dar.

Die Indexierung erfolgt automatisch über die integrierte Datenbankanbindung aus vorhandenen Datenquellen (z.B. ERP-/Fibu-System, XLS-Tabelle).

Vorlagen Management inklusive

Speichern Sie Word, Excel und PDF Vorlagen zentral in Ihrem ELO Archiv. Über das integrierte Quickzone for ELO Vorlagen Management verknüpfen Sie vorhandene Datenquellen mit Ihren Vorlagen.

So erstellen Mitarbeiter blitzschnell neue Dokumente, die bereits mit relevanten Informationen gefüllt sind (z.B. Kundendaten für einen Brief oder Vertrag). Nach Bearbeitung erfolgt die automatische Archivierung in die richtige Akte. Mehr erfahren…

Hier können Sie sich unsere kostenfreien Schulungsvideos zu Quickzone Desktop for ELO anschauen

Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Steps von der Installation, der Vorbereitung bis hin zur Konfiguration von Quickzone Desktop for ELO.

Quickzone Desktop for ELOInstallation Quickzone
Desktop Server & Database
Connector

In diesem Video zeigen wir Ihnen die Installation des BCIS Quickzone Desktop Server und BCIS Database Connector.

Quickzone Desktop for ELOVorbereitung

In diesem Video zeigen wir Ihnen, was Sie bereits vor der Konfiguration des BCIS Quickzone Desktop Servers vorbereiten müssen.

Quickzone Desktop for ELOInstallation der Skripte

In diesem Video zeigen wir Ihnen die Installation der Skripte, die für die Interaktion zwischen Quickzone und ELO benötigt werden.

Quickzone Desktop for ELOClient Installation

In diesem Video zeigen wir Ihnen die Installation der Quickzone Desktop Clients.

Quickzone Desktop for ELOÜberblick Server
Konfigurator

In diesem Video erlernen Sie die grundlegende Konfiguration des Quickzone Server und erhalten einen Überblick über die Funktionen.

Quickzone Desktop for ELOKategorien und Kacheln
erstellen

n diesem Video zeigen wir Ihnen wie Kategorien und Kacheln mit Hilfe des Quickzone Server Konfigurator eingerichtet werden.

Quickzone Desktop for ELOVorlage kacheln

In diesem Video zeigen wir Ihnen wie Sie Ihre Vorlagen auf Kacheln erstellen.

Quickzone Desktop for ELOBCIS Database Connector Konfiguration

In diesem Video erklären wir Ihnen die BCIS Database Connector Konfiguration.

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Quickzone Desktop live!

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– wie einfach und genial diese Lösung ist und
– wie Ihr Unternehmen mit Quickzone Desktop Zeit und Kosten spart.
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