Lieferscheine, Rechnungen & Co… Der Versand von Papierdokumenten ist noch immer weit verbreitet. ELOoffice bietet Ihnen mit dem integrierten Modul ELO Scan & Archive die Möglichkeit, wiederkehrende eingehende Belege wie Lieferscheine oder Rechnungen  von Lieferanten automatisiert vorgangsbezogen zu archivieren. Die im Dokument vorhandenen Informationen werden mittels OCR (Texterkennung) ausgelesen und in die Verschlagwortungsinformationen übernommen.

Die übliche Vorgehensweise der Archivierung eines Lieferscheins:

  1. Sie scannen das Dokuments
    in die ELO Postbox
  2. Sie befüllen die
    Verschlagwortungsinformationen
  3. Sie wählen den
    entsprechenden Archivordner

Archivierung mit ELO Scan & Archive:

Bei der Archivierung mit ELO Scan & Archive wird für den Lieferschein eines speziellen Lieferanten anhand eines Musterscans zunächst ein Dokumententyp klassifiziert. Für die Verschlagwortung relevante Informationen wie Lieferant, Datum, Angebotsnummer, werden im Lieferschein als Felder markiert. Diese Informationen aus den Feldern werden von ELO Scan & Archive selbsttätig ausgelesen und in die Verschlagwortung des Dokuments übernommen. Auch die Kurzbezeichnung des Dokuments im Archiv wird aus den OCR Zonen ausgelesen. Dabei ist es möglich, eine Verarbeitungsregel zu hinterlegen, so dass Lieferscheine der Müller KG beispielsweise immer einem selbst definierten Standard wie „Datum-Vorgangsnummer“ archiviert werden. Nachdem der Dokumententyp klassifiziert wurde, können nun eingehende Lieferscheine automatisiert archiviert und indexiert werden.

So funktioniert die Archivierung wiederkehrender Belege mit ELO Scan Archive:

Sie scannen die Papierdokumente
in die ELO Postbox

Auswählen der zu archivierenden Dokumente

Klicken des Buttons
ELO Scan & Archive

ELO Scan & Archive

T

Liest die Informationen
aus den vorab definierten Feldern aus

p

Befüllt die Verschlagwortung

Erstellt die Kurzbezeichnung
des Dokuments im Archiv und

n

Archiviert das Dokument aufgrund der im Dokument enthaltenen Informationen vorgangsbezogen in die passende digitale Akte

Die Vorteile von ELO Scan & Archive für Ihr Unternehmen

Vereinfachter Scan- und Ablageprozess

Weniger Verwaltungsaufwand,
weniger Verwaltungskosten

Informationen sind dank digital
archivierter Dokumente blitzschnell abrufbar

Überzeugen Sie sich selbst!

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John Singer

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mit ELOoffice steht Ihnen John Singer als ELOoffice Spezialist
unter der 0561 – 76656 – 40 gern zur Verfügung.