HomeELO 21.2 mit neuem ELO Workspace & Collaboration mit ELO

ELO 21.2
Das nächste Feature-Release

Mit ELO 21.2 haben wir das nächste Feature-Release der ELO ECM Suite:
Auch diese Version hat eine Vielzahl an neuen Funktionen im Gepäck, über die wir Sie in diesem Beitrag informieren möchten.

elo 21

Digitales Signieren mit DocuSign®

Unterschreiben Sie PDF-Dokumente digital mit DocuSign® und starten Sie einen Signiervorgang direkt aus ELO heraus. Das geht erheblich schneller und ersetzt aufwendiges Ausdrucken, handschriftliches Unterschreiben und wieder Einscannen. ELO prüft automatisch, ob die Signatur erfolgt ist und legt es dann mit der angeforderten Unterschrift wieder an Ort und Stelle im ECM-System ab. Mit diesem intelligenten Vorgang sparen Sie Zeit, Papier- und Druckkosten.

ELO Integration for MS Teams und Microsoft 365

Für optimierte Teamarbeit gibt es die ELO Integration for MS Teams. Über eine Funktion im ELO Voll- und Web-Client können Dokumente ganz einfach in MS Teams geteilt werden. Greifen Sie so gemeinsam mit Ihren Kollegen auf in der ELO ECM Suite gespeicherte Daten und Informationen zu. Nicht nur einzelne Dokumente, sondern auch ganze Projektordner werden aus dem ELO System direkt in Microsoft Teams eingebunden – so sind relevante Unterlagen an einer zentralen Stelle verfügbar.

Eine weitere nahtlose Prozessintegration in der Version 21.2 ist die erweiterte Einbindung von Microsoft 365. Nutzen Sie die Informationen aus den Microsoft-Programmen für Ihre Unternehmensprozesse. Sie können die Daten mit Microsoft 365 austauschen, in einem neuen Bereich in der ELO Administration Console zentral über Azure AD registrieren und verwalten.

ELO Workspaces

Neu in der Version 21.2 der ELO ECM Suite sind die ELO Workspaces. Mit dem neuen Datenmodell können Sie sich selbst über eine grafische Benutzeroberfläche eigene Workspaces für unterschiedliche Nutzergruppen, z.B. dynamisch als Kanban-Board, Tabelle, Kalender oder Kacheln, definieren. Vorhandene Berechtigungseinstellungen werden selbstverständlich immer berücksichtigt. Starre Ablagestrukturen gehören damit der Vergangenheit an.

ELO Integration Client

Der ELO Integration Client ist die Möglichkeit, ELO in andere Software wie z.B. ERP oder CRM-Systeme zu integrieren. Der ELO Integration Client ist als webbasierte ELO App integrierbar und vervollständigt das ERP-System um ECM-Funktionen wie Ordner erstellen, Dateien einfügen, Versionierung, Workflows, Referenzieren und vieles mehr.

Bereits verfügbar ist der ELO Integration Client für SAP Business One und Salesforce. Es folgen die Integration für Microsoft Dynamics 365 Business Central Integration und ELO for SAP® ERP. Neu zählt neben Erweiterungen im Java Client und Web Client auch die Möglichkeit, das Verhalten des Java Clients bei einem Doppelklick zu konfigurieren.

Mehr zum ELO Integration Client

ELO Flows

Der mit ELO 21.0 eingeführte neue Automatisierungsmechanismus ELO Flows wurde in der Version 21.2 hinsichtlich der Nutzerfreundlichkeit weiter optimiert und technisch erweitert. So ermöglicht ELO Flows nun auch die Einbindung in Pakete.

Mit ELO Flows wird es zukünftig möglich sein, technische Prozesse auf Basis von Bausteinen über eine grafische Oberfläche zu konfigurieren. Dies kann beispielsweise der Import von Dateien, Versehen mit Metadaten, Erzeugen eines Ordners im Archiv, Ablage des Dokumentes, Erzeugen von Relationen, Starten eines Workflows etc. sein. Dieser Flow kann dazu dann einfach als Button im Client integriert werden. Das alles erfolgt dann ohne Skripte, sondern nur noch über eine grafische Oberfläche.

ELO Teamroom & Teamspace Funktion

Mit der komplett überarbeiteten Version ELO Teamroom schafft ELO 21 beste Voraussetzungen für die Zusammenarbeit mit internen und externen Teilnehmern und unterstützt optimal die Projektarbeit und den Dokumenten- und Informationsaustausch in einem virtuellen Projektteam.

ELO Teamroom hat ein noch übersichtlicheres Design erhalten. Über eine Menüleiste können die einzelnen Konfigurations- und Inhaltsbereiche aufgerufen werden. Die Einladung und Berechtigungsvergabe von Mitgliedern im Teamroom ist jetzt noch einfacher möglich und kann von jedem berechtigten Benutzer vorgenommen werden.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Aufgaben in einem Teamroom zu definieren, die in einem Kanban-Board mit den Bereichen offen, in Bearbeitung und erledigt einfach verschoben werden können.

Für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in interdisziplinären Teams wurde in der Version 21.2 die Funktion Teamspace eingeführt. Damit können ELO Nutzer in einem eigenen Bereich Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben und Informationen über den ELO Feed austauschen.

Mehr zu ELO Teamroom

ELO Meeting

ELO Meeting ist die neue ELO Business Solution für ein komplett digitales Sitzungsmanagement. Zielgruppe sind beliebige Teams in Unternehmen und Organisation sowie Führungsgremien und Vorstände. Es unterstützt sie bei der Planung von Meetings mit Einladungs- und Kalenderfunktion, Vorlagen, Agenda-Modul mit Freigabe-Prozess, Beschluss-Funktion mit Abstimmungsmöglichkeit, Unterstützung bei der Protokoll-Erstellung und -Dokumentation von Beschlüssen und vielem mehr.

ELO Knowledge

Die ELO Knowledge bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. Leistungsfähige Schnittstellen sorgen dafür, dass Informationsinseln und isolierte Datensilos zu einer unternehmensweiten Informations- und Wissensplattform verbunden werden können.

Mit dem ELO Wissensmanagement lässt sich eine Community etablieren, in der sich Mitarbeiter gegenseitig unterstützen, Wissen gerne teilen und gute Ideen gemeinsam vorantreiben. Die Benutzeroberfläche vereint Diskussionsforen, Q&A-Systeme, Knowledge-Base und Ideenmanagement an einem zentralen Ort. Damit werden das Know-how und die Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeiters eingebracht und effizient genutzt. Mit dem Ziel, gemeinsam schneller Lösungen zu finden und die Produktivität des Unternehmens nachhaltig zu steigern.

Weiter Informationen zu ELO Knowledge

Collaboration mit ELO

Die ELO Collaboration-Tools sind, als Teil des verbesserten ELO ECM-System 21.2, integriert und unterstützen die Arbeitsabläufe durch eine bessere Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit.

‚Mein ELO‘ ist für Anwender die persönliche Informationszentrale. Hier werden relevante Themen, Dokumente und anstehende Aufgaben sind hier übersichtlich zusammengefasst. Darüber hinaus bietet der ELO Feed direkt am Dokument die Möglichkeit zum Informationsaustausch im Chat-Format. Analog zu sozialen Netzwerken lassen sich hier Beiträge erstellen und kommentieren. Zudem können Umfragen gestartet, Kollegen in Kommentaren erwähnt und weitere Beiträge verlinkt werden. Über Hashtags werden bestimmte Themen gebündelt und sind damit leicht auffindbar. Relevante Beiträge und Feeds können abonniert, mit anderen geteilt und individuell gefiltert werden. So entsteht ein nahtloser Informationsaustausch direkt am Dokument, mit dessen Hilfe Bearbeitungszeiten verkürzt und die Teamarbeit nachhaltig gefördert werden.

Vorteile Collaboration mit ELO im Überblick

  • Wissen einfacher austauschen und Herausforderungen gemeinsam lösen
  • Entscheidungen direkt treffen für bessere Ergebnisse
  • Gezielte und automatisierte Informationssteuerung in der Zusammenarbeit
  • Effizientes Teamwork durch Integration in Microsoft Teams

ELO iSearch

ELO iSearch ist die in die ELO ECM Suite integrierte Suchtechnologie. Damit finden Anwender unternehmensrelevante Informationen und Dokumente einfacher und schneller. Die der Suchfunktionalität ELO iSearch zugrundeliegende ElasticSearch-Komponente wurde in der Version 21.2 ebenfalls technisch verbessert. Sie beinhaltet nun u. a. eine neue Logik zum Entfernen von Sonderzeichen bei Suchbegriffen.

ELO Flows

Mit ELO Flows können zukünftig technische Prozesse sowie Automatisierungs- und Integrationsaufgaben ohne Scripting und über einen grafischen Editor umgesetzt werden. Der Einstieg wird so enorm erleichtert und ermöglicht eine schnellere und einfachere Konfiguration.

Beispielsweise können damit die Schritte für die Ablage eines Dokuments mit Import aus einem Verzeichnis, Barcode-Verarbeitung, Auslesen von Metadaten, Ergänzen von Metadaten aus externen Datenquellen (z.B. ERP-System), Anlegen des Archiv- und Referenzpfades, Ablage des Dokuments und Start von Workflows konfiguriert werden.

ELO Datenmodell 2. Generation

Die in fast allen ECM- und DMS Systemen eingesetzte Datenstruktur mit Masken und Indexfeldern wird nach über 20 Jahren ersetzt durch ein neues Datenmodell der 2. Generation.

Aspekte, Relationen und Vererbungen unterstützen die effiziente Modellierung komplexer Szenarien und ermöglichen die Darstellung großer Datenmengen.

Eine Maske im neuen Metadatenmodell setzt sich aus sogenannten Aspekten zusammen. Dies sind Gruppen aus fachlich zusammenhängenden Feldern, z.B. Straße, PLZ, Ort und Land für einer Adresse. Eine Metadatenmaske wird dann aus verschiedenen Aspekten zusammengesetzt, wobei der gleiche Aspekt mehrmals wiederverwendet werden kann und sogar aufzählbar sein darf. Es gibt dabei keine Mengenbegrenzungen von Metadatenfeldern mehr und alle Metadaten lassen sich durchsuchen. Durch die Vererbung der Masken wird es möglich ähnliche/erweiterte Masken schnell auf der Basis einer vorhandenen Maske zu erstellen.

Bestehende Metadaten und das neue Metadatenmodell (Metadaten Gen. 2) arbeiten parallel. Die Metadatenmasken der ersten Generation können weiterhin verwendet werden und es ist keine Konvertierung der Altdaten notwendig.

  • Die Konvertierung von Altdaten und der Ausbau des neuen Datenmodells stehen noch zukünftig an
  • Relationen von Metadaten stehen auch zukünftig an
  • Weiterentwicklungen der ELO Business Solutions basieren zukünftig auf dem neuen Datenmodell

Ziel ist die Verwendung des neuen Datenmodells, aber es gibt noch keinen festgelegten Zeitpunkt für den Wegfall der alten Metadatengeneration.

Wesentliche Funktionen:

  • Gliederung der Metadaten in wieder verwendbare Aspekte
    (bspw. alle Informationen zum Kreditor mit Kreditorennummer, Kreditorenname, Anschrift, usw. sind mit der Aspekt-Zuordnung verknüpft)
  • Aufzählbarkeit von Metadaten
  • Vererbung von Masken
  • Keine Mengenbegrenzung von Metadaten-Feldern
  • Durchsuchbarkeit aller Metadaten
  • Einheitliche Darstellung durch Formulare (Gen. 2)
    • Mehrere Ansichten (normal und kompakt) der Metadaten

Die Anzeige und Bearbeitung der Metadaten werden durch die Formulare (Gen. 2) umgesetzt. Hierbei lassen sich unterschiedliche Ansichten für verschiedene Verwendungen benutzen und es ergibt sich eine moderne Darstellung einheitlich über alle Clients. Die neuen Formulare werden parallel zu den bisherigen Formularen eingeführt. aber mittelfristig die bisherigen Workflow-Formulare ersetzen.

Wesentliche Funktionen:

  • Responsives Design
  • Strukturierte Darstellung durch Überschriften, auf-/zu-klappbare Blöcke und Tabs
  • Tabellen für Aufzählungsblöcke
  • Formulare erstellen und anpassen per Drag and Drop mit dem neuen Formular-Designer
  • Formulare (Gen. 2) sind die Basis für eine einheitliche Metadatendarstellung in allen Clients
  • Validierung von Feldtypen (IBAN, URL, E-Mail, usw.) durch Reguläre Ausdrücke
    (Prüfung der Eingabe des Metadatenfelds, ob die Information valide ist, d.h. die E-Mail-Adresse ein @-Zeichen enthält)

Neu mit ELO 21.2:

  • Erweiterung mit weiteren Feldtypen
    • Benutzer
    • Relation
    • URL
    • E-Mail
    • Checkbox

Neuheiten bei ELO for DATEV

Neben dem neuen ELO Competence Center DATEV werden die Erweiterungen und Schnittstellen ausgebaut und überarbeitet. Neue Funktionen wie die Unterstützung von Sachkonten und die Geometrie-Informationen aus der Click-OCR kommen dazu.

Für DATEV DMS Classic Kunden bieten wir voraussichtlich ab August eine Migration mit Datenübernahme nach ELO ECM Suite an. Für Ende 2021 ist die Anbindungen der DATEV Dokumentenablage projektiert, darauffolgend DATEV Lohn & Gehalt, DATEV Auftragswesen sowie die Einbindung DATEV Stammdaten in die Business Solutions, die dann in ELO Contract oder ELO HR Verwendung finden.

Produktinformationen zu ELO for DATEV finden Sie hier.

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Zertifizierung

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