Eingangsrechnungsverarbeitung

Input Management oder Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO Invoice

Input Management (Eingangsrechnungsverarbeitung)

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bis zum (DATEV) Buchungsstapel

Papierbasierte Rechnungen, Belege im PDF-, EDI- oder ZUGFeRD-Format: die Herausforderungen in Unternehmen liegen darin, die unterschiedlichen Formate von Rechnungen effizient und kostengünstig zu verarbeiten.

Das Input Management mit ELO Invoice deckt die einzelnen Schritte von der Erfassung, über Prüfung, Kostenzuordnung und Freigabe ab. Ihr Eingangsrechnungs-Bearbeitungsprozess wird beschleunigt und ist jederzeit nachvollziehbar.

Alle relevanten Rechnungsdaten, wie beispielsweise Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag inkl. kompletter Einzelpositionen werden erkannt und entsprechenden Plausibilitätsprüfungen unterzogen.

Rechnungen mit einem vorhandenen Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig bis zur Buchung verarbeiten und automatisch im revisionssicheren ELO Archiv ablegen.

Der Verarbeitungsprozess in der Übersicht

Automatisieren Sie mit ELO Invoice die Rechnungsbearbeitung und reduzieren Sie so den Aufwand und Kosten um bis zu 70% durch:

  • Frühzeitige Ablage und Indexierung
    Sofort bei Posteingang (Papier, PDF, ZUGFeRD, EDI)
    in der richtigen Akte, ggf. Referenzen in weiteren Akten
  • Automatisierte Rechnungsprüfung
    Prüfung von Empfängeradresse nach §14 UStG,
    rechnerische Prüfung, Vollständigkeit, Stammdaten wie Zahlungskonditionen und Bankverbindungen.
  • ELO Workflows
    Weiterleitung direkt an den nächsten Sachbearbeiter, dadurch Entfall von Transport- und Liegezeiten
  • Einsparung von Porto- und Versandkosten
    von und zu Niederlassungen, Ordnern, Schränken, Archivraum, Kopierkosten, Papier

Das Einsparpotenzial dieser Lösung

Diese Lösung zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung rechnet sich häufig schon ab durchschnittlich 30 Belegen pro Tag.

Je mehr Belege, desto höher das Einsparungspotential.

Die Highlights von ELO Invoice

  • Maßgeschneiderte Lösung
    durch Konfiguration und Anpassung an Ihre Prozesse
  • Skalierbare Anwendung:
    Sie bestimmen den Grad der Automatisierung
  • Einfache Anbindung  aller gängigen ERP-Systeme

Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite

Das BCIS Team steht Ihnen für alle Fragen bezüglich der effizienten Eingangsrechnungsverarbeitung zur Seite und berät Sie gern.

Wie freuen uns, von Ihnen zu hören.

✆ 0561-7665640

Die Mehrwerte für Ihr Unternehmen

T

Übersichtliche Darstellung
des Verarbeitungsprozesses

Verkürzung der
Bearbeitungszeiten

Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität

Revisionssichere Archivierung und rechtssichere Verwaltung

Höheres Potenzial für die Nutzung
von Skonti

Nahtlose Integration
in alle gängigen ERP-Systeme

ELO Invoice – Für jeden Prozessabschnitt

Verarbeitung

Unterstützung individueller Abläufe

In jedem Unternehmen ist die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen unterschiedlich gelöst. ELO passt sich Ihren Abläufen an, unabhängig davon, ob Ihre Eingangsrechnungen direkt an einer zentralen Post- bzw. Scanstelle oder von der Buchhaltung selbst erfasst werden.

Unabhängig von Form und Format

ELO ermöglicht die automatisierte Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese in Papier- oder digitaler Form, als E-Mail-Anhang oder im ZUGFeRD-Format in Ihrem Unternehmen eintreffen.

Ablage der Rechnungen

Mit Ablage der digitalisierten Rechnungen in die ELO Postbox starten Sie die automatisierte  Weiterverarbeitung. Verschiedene Funktionen ermöglichen die bedarfsgerechte Ablage. Die Rechnungen werden zudem automatisch im ELO Archiv an der in der Konfiguration festgelegten Position abgelegt.

Fremdwährungen berücksichtigen

Tagesaktuelle Wechselkurse stehen im Prozess und für Ihre Auswertungen  zur Verfügung. Damit lassen sich auch Fremdwährungen optimal bearbeiten. Wechselkurse werden mithilfe tagesaktueller Daten der EZB ermittelt.

Erfassung

Automatisch oder manuell

ELO ermöglicht mit dem Modul ELO DocXtractor die automatisierte  Extraktion und Klassifizierung der Belegdaten. Entsprechend Ihren Anforderungen kann auch eine manuelle Erfassung oder eine Extraktion der Rechnungsinformationen aus dem ZUGFeRD-Format erfolgen.

Rechnungen korrekt erfassen

Bei der Erfassung der Rechnungsinformationen greift ELO auf Daten aus dem ERP-System zu. Es erfolgt ein Abgleich mit Daten und Informationen aus dem ERP-System. Somit können Informationen, die nicht Bestandteil einer Rechnung sind – z.B. Buchungskreis oder Mandaten-Informationen – ergänzt werden. Dadurch kann eine hohe Qualität der extrahierten, für eine reibungslose Belegverarbeitung wichtigen Daten sichergestellt werden.

Rechnungen prüfen

Es wird für jeden Rechnungsbeleg geprüft  – §14 Prüfung –, ob die jeweils geltenden, gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen vorhanden, vollständig und korrekt sind. Anschließend wird die Rechnung dem richtigen Sachbearbeiter oder der zuständigen Abteilung zur fachlichen Freigabe weitergeleitet.

Rechnungen individuell freigeben

Soll in Ihrem Prozess beispielsweise in Abhängigkeit vom Rechnungsbetrag entschieden werden, wer eine Rechnung freigeben darf? Oder setzen Sie auf das Vier-Augen-Prinzip bei bestimmten Kreditoren? Diese oder ähnliche Anforderungen lassen sich schnell und einfach realisieren. Ganz ohne Programmieraufwand, in Kombination miteinander und mit den Standard-Konfigurationsoptionen der Business Solution.

Buchung

Steuerung per Workflow

Die Kontierung erfolgt mit der Business Solution ELO Invoice anhand eines vorkonfigurierten und erweiterbaren Workflows. Für die einzelnen Schritte, z.B. Erfassung der Kostenstelle, können Bearbeitungsfenster definiert werden. Dadurch sind kurze Durchlaufzeiten garantiert und die Einhaltung von Skontofristen gewährleistet.

Lückenlose Nachvollziehbarkeit

Alle Workflowschritte werden protokolliert und in aggregierter Form im ELO Feed dargestellt. Zudem können Sie in den einzelnen Bearbeitungsschritten Informationen  zum Rechnungsbeleg hinzufügen, die dauerhaft mit diesem verbunden bleiben. Muss ein Rechnungsbeleg ausgesteuert, aus dem Verarbeitungsprozess genommen werden, steht Ihnen in jedem Prozessschritt eine entsprechende Option zur Verfügung. Belege, die dieser Clearingstelle zugeordnet werden, können jederzeit wieder in den Bearbeitungsprozess übernommen werden. Auch hier erfolgt eine lückenlose Dokumentation, um jederzeit die erforderliche Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Buchung im ERP-System

Alle extrahierten Informationen werden nach Prüfung und Freigabe aller nötigen Instanzen Ihrem ERP-System zur Verfügung gestellt. ELO ermöglicht die nahtlose Anbindung aller gängigen ERP-Systeme. Welche Daten dabei an ein ERP-System übergeben werden, bestimmen Sie je nach Ihren Anforderungen. Verfügt Ihr ERP-System über die Möglichkeit, Buchungsdaten, z.B. Zahlungsdatum oder Zahlungsstatus, bereitzustellen, können diese natürlich in der Business Solution ELO Invoice dem Vorgang bzw. dem Rechnungsbeleg zugeordnet werden. Vollautomatisch und anpassbar für eine maximale Transparenz.

Controlling

Alle Rechnungen im Blick behalten

Mit  dem  Rechnungseingangs-Cockpit überblicken Sie alle Rechnungen, die sich im laufenden Prozess befinden. Die Anzahl der Rechnungsbelege, deren Status und weitere Detailinformationen sind direkt ersichtlich. Skontofristen und Fälligkeitstermine halten Sie dank eines Frühwarnsystems problemlos ein. Ebenso werden Ihnen zeitkritische Rechnungsbelege in den jeweiligen Bearbeitungsschritten angezeigt.

Statistische Auswertungen erstellen

Mit wenigen Mausklicks können Sie sich verschiedene  Auswertungen generieren  lassen, z.B. die „Top  5“-Kreditoren  oder ein umfangreiches Ranking der Kreditoren. Anhand von verschiedenen Filtermöglichkeiten in Form von Datums- bzw. Kalendereinstellungen können die Fälligkeiten für einen bestimmten Zeitraum angezeigt werden. Zu den statistischen Darstellungen verfügt das Rechnungseingangs-Cockpit über zahlreiche Gruppierungs- und Filteroptionen. Diese lassen sich individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite

Das BCIS Team steht Ihnen für alle Fragen bezüglich der effizienten Eingangsrechnungsverarbeitung zur Seite und berät Sie gern.

Wie freuen uns, von Ihnen zu hören.

✆ 0561-7665640

ELO Invoice – Die Vorteile auf einen Blick

Übersichtliches Rechnungsmanagement

  • Formatunabhängige, schnelle und effiziente Rechnungseingangsbearbeitung
  • Zeitnahe Genehmigung der Rechnungen
  • Übersichtliche Darstellung des Bearbeitungsprozesses
  • Einbindung von Kostenträger und Kostenstellen

Schnelle Bearbeitung & transparente Verwaltung

  • Kompakte Darstellung aller relevanten Informationen in Echtzeit
  • Transparenz durch lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte
  • Vorgangsbezogene Ablage der begleitenden Korrespondenz
  • Kollaborative Funktionen zum besseren Informationsaustausch im Prozess

Rechnungscontrolling & Fristenüberwachung

  • Höheres Potenzial für die Nutzung von Skonti
  • Optimiertes Cash-Flow-Management durch zeitnahe Verarbeitung
  • Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität
  • Bequeme Liquiditäts- und Kostenplanfunktion

Integration & gesetzliche Vorgaben

  • Rechnungen revisionssicher und rechtskonform verwalten
  • Nahtlose Integration aller gängigen ERP-Systeme
  • Rechnungen mit und ohne Bestellbezug werden unterstützt
  • Automatisierter Umgang mit Fremdwährungen

JA, ich möchte bis zu 70% Aufwand und Kosten reduzieren.

Gern zeigen wir Ihnen diese Lösung in einer Online Präsentation. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf.

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