Allgemein„Mein Heimathafen“ profitiert von ELO for DATEV

21. September 2023

BCIS Kundenreferenz:
Paderborn-Lippstadt Airport

Die Flughafen Paderborn/Lippstadt GmbH hatte große Ziele bei der Digitalisierung der Buchhaltung. Diese Ziele wurden mit Einführung von ELO for DATEV erreicht. Die erwarteten Befürchtungen dagegen sind nicht eingetreten.

Der Flughafen wurde im Jahre 1969 gegründet, hat eine Fläche von 227 ha und befindet sich nach Corona im Aufwind. 2022 wurden rund 500.000 Passagiere befördert – für die kommenden Jahre strebt das Unternehmen ein klares Wachstum an.  Der als „Heimathafen“ beworbene Flughafen umfasst ein großes Spektrum mit Linien- und Touristikflügen, Business- und Privatcharter wie auch Frachtverkehr.

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„Wir profitieren sehr von ELO for DATEV und sind mit der Einführung sehr zufrieden.“

Stefan Behler
Kaufmännischer Leiter

Rechnung auf Reise

Vor der Digitalisierung war die Arbeit in der Buchhaltung sehr zeitaufwendig und personalintensiv: Alles lag in Papierform vor, es wurde gestempelt und handschriftlich kontiert. Teilweise mussten zusätzliche Mitarbeiter mobilisiert werden, um die hohe Anzahl von Rechnungen zu verarbeiten. Dabei gingen die Rechnung im Unternehmen auf Reise und man hoffte, dass sie rechtzeitig den Weg zurückfinden. Mit manuell geführten Excel-Listen wurde mühevoll ein Rechnungseingangsbuch geführt. Die Ablage in Ordnern erfolgte nach einer fortlaufenden Paginiernummer auf dem Beleg, die auch in der Buchungszeile manuell erfasst wurde. Wollte man eine Rechnung wiederfinden, musste ein Mitarbeiter im Archiv auf die Suche nach dieser Nummer gehen.

Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses mit ELO: Die automatische Belegerkennung mit Geschäftspartner, Belegdaten, Wirtschaftsjahr uvm. erleichterte die Arbeit gleich zu Beginn der Verarbeitung erheblich und half, die Rechnungsflut schnell in den Griff zu bekommen.

Vom Start bis zur Landung zufrieden

Der Flughafen Paderborn/Lippstadt hat durch die Einführung von ELO for DATEV die Durchlaufzeiten erheblich verringert, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden verbessert, die Kontierung vereinfacht und für ein strukturierteres Arbeiten gesorgt.

Auch für die Wirtschaftsprüfung sind benötigte Belege innerhalb von Sekunden auffindbar. Die langwierige Suche in Papierarchiven und Ordnern gehört nun der Vergangenheit an.

Akzeptanz für ELO größer als erwartet

Anfängliche Befürchtungen, die Mitarbeitenden würden das neue System nicht akzeptieren, stellten sich schnell als Irrtum heraus. Stattdessen waren die Mitarbeitenden schnell froh über die Arbeitserleichterung und dass zeitaufwendige Aufgaben von ELO übernommen wurden.

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden für ELO war schnell sehr groß, da viele manuelle Arbeiten entfielen.

Der kaufmännische Leiter Stefan Behler war vor seiner Tätigkeit beim Flughafen Paderborn als Steuerberater tätig, wodurch er ein hohes Verständnis auch für die speziellen Themen der Finanzbuchhaltung hat. Er begleitete die Einführung und ist heute froh, dass der Rechnungsdurchlauf viel schneller ist und die Bearbeitung der Rechnung tagesaktuell.

Vor allem, dass berechtigte Mitarbeitende jederzeit Einblick zum aktuellen Belegstatus haben, sieht er als großen Vorteil. Diese Übersichtlichkeit durch das ELO-Belegcockpit verhilft zu weniger Mahnungen und mehr Skontonutzung.

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ELO Belegcockpit

Partnerschaft als größer Plus-Punkt

Ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Lösung ELO for DATEV und gegen andere Systeme war die enge Zusammenarbeit und gemeinsame Entwicklung von ELO und DATEV. Diese bedeutet Sicherheit bei zukünftigen Updates und Erweiterungen.

Die Vorteile dieser Partnerschaft liegen in der passgenauen Abstimmung und der durchgängigen Lösung, die frei von Medienbrüchen ist und den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung von der Archivierung bis zur Buchung in DATEV vollständig abbildet.

Eine Lanze bricht Herr Behler für standardisierte Lösungen. Zunächst wurde daraufgesetzt, die bestehenden analogen Prozesse möglichst 1:1 zu digitalisieren. Das dafür genutzte Customizing war teuer, komplex und störungsanfällig.

Die Integration von ELO mit DATEV hingegen verlief störungsfrei auch die Verknüpfung alter Daten verlief reibungslos.

ELO Feed hat sich bewährt

Als wertvoll und mit hoher Akzeptanz erwies sich der ELO Feed. So werden Informationen, die früher handschriftlich auf der Rechnung vermerkt wurden, nun im Feed kommuniziert.

Der Feed erleichtert die Kommunikation: Mit einem einfachen @-Zeichen im Feed wird die zuständige Person angesprochen, erhält eine Meldung und kümmert sich um die Rechnung. Diese Funktion nutzen die Mitarbeitenden des Flughafens sehr gerne und möchten sie nicht mehr missen.

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Fazit

„Wenn wir heute noch in der Papierwelt arbeiten würden, würde ich mir so schnell wie möglich einen Überblick über die Möglichkeiten einer standardisierten Digitalisierung verschaffen, einen kompetenten Dienstleister suchen und loslegen.“, rät Herr Behler anderen Unternehmen.

Weiter betont er. „Kein Weg führt an der Digitalisierung vorbei.“ Die Arbeitserleichterung ist immens, manuelle Bearbeitung dagegen „verschenkte Zeit“. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter motiviert, die Effizienz gesteigert und ein Wettbewerbsvorteil aufgebaut.

Vor allem junge, gut ausgebildete Fachkräfte möchten in einem digitalisierten Unternehmen arbeiten. „Wer nicht digitalisiert, riskiert viel Potential bei Fachkräften.“, warnt Stefan Behler.

Zunächst ist bei der Digitalisierung mit einem erhöhten Aufwand zu rechnen, doch es rentiert sich schnell.

Mit ELO for DATEV hat der Flughafen seine Digitalisierungsziele in der Buchhaltung erreicht und ist mit der Lösung sehr zufrieden.

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