AllgemeinProductsELO 12 - Ein Ausblick in die Digitale Zukunft des neuen ECMs

4. März 2019

ELO 12 – die neue ELO ECM Suite 2019

Am 31. Mai 2019 ist es soweit! Die Weiterentwicklung der ELO ECM Suite 11 steht in den Startlöchern – die Version 12 von ELOprofessional und ELOenterprise. Die ELO ECM Suite 12 kommt mit bewährten und optimierten Funktionen sowie mit innovativen und zeitgemäßen Neuheiten.

 

ELO 12 – Datensicherheit, Integration und Zusammenarbeit

Durch die neue DSGVO erhielt das Thema Datenschutz in der ECM Suite 12 besondere Aufmerksamkeit. In der neuen Version sind unbegrenzt Verschlüsselungskreise verwendbar, die eine hochentwickelte Verschlüsselungstechnologie (AES-256) kennzeichnet.  Mit der neuen Version können auch neu verschlüsselte Dokumente in den Volltext aufgenommen werden.

Weiterhin wurde die Vertreterregelung, Abwesenheitsassistenten und die Berechtigungsvergabe in der ELO ECM Suite 12 überarbeitet und erweitert, die nun deutlich individueller an die verschiedenen Unternehmensstrukturen angepasst werden können und so einen noch effizienteren Workflow ermöglichen.

ELO 12
Das neue ELO 12 Professional – jetzt verfügbar.

 

Ein weiterer Fortschritt im neuen ELO Enterprise Content Management System sind die Erweiterungen der Multi-Client-Strategie. Ein neuer ELO Desktop Client beispielsweise, der die Integration von Drittanbietern noch nutzerfreundlicher und funktionaler gestaltet.

Dazu wurde der ELO Web Client erweitert, so dass direkt aus dem Web Client gedruckt, Dokumente direkt bearbeitet (auschecken / einchecken) und per E-Mail versendet werden können.

Ein ganz neues Feature wird derzeit entwickelt: ELO Smart Keywording. Es schafft weitere Strukturen und unterstützt die Benutzer bei manuellen Verschlagwortungen. Volltexte der Dokumente werden durch das Smart Keywording analysiert und so werden etwa Bankverbindungen oder Adressen automatisch erkannt und können direkt übernommen werden. Das Arbeiten mit digitalen Akten wird somit noch leichter und schneller. Ein neuer ELO Teamroom ermöglicht die Zusammenarbeit von ELO Benutzern und externen Mitarbeitern und professionalisiert die Teamarbeit weiter.

Die neue ECM Suite 12 von ELOprofessional und ELOenterprise schafft weitere Lösungen und bietet eine Vielzahl an neuen und erweiterten Funktionen. Die ECM Suite 12 passt sich weiter an die verschiedenen Strukturen und Anforderungen von Unternehmen flexibel an. Sie stellt Sicherheitsaspekte, eine leistungsstarke Prozessoptimierung sowie eine effektive Zusammenarbeit in den Fokus.

ELO 12
ELO 12

 

Allgemeine Neuerungen

ELO 12 mit OpenJDK

Seit dem 01.01.2019 ist die Oracle Java Runtime Environment lizenzpflichtig. ELO 12 nutzt daher die freie Alternative OpenJDK 11. Die Umstellung der Java Laufzeitumgebung kann Auswirkung auf individuell erstellte Scripte und Software haben.

ELOam und ELOdm werden zu Plug-Ins

In ELO 12 wird der Indexserver weiter als „Rückgrat“ gestärkt. Dies hat zur Folge, dass die ehemaligen Webapplikationen ELOam und ELOdm ab sofort als Plug-Ins des Indexservers verfügbar sind. Dies geschah insbesondere unter Aspekten der Performance und der Stabilität des Servers. Zusätzlich fällt die Kommunikation über http weg, was eine Steigerung der Übermittlungsgeschwindigkeiten zur Folge hat. Die Plug-Ins sind über die Statusseite des Indexservers erreichbar.

Abbildung 1 – Statusseite IX mit AM und DM als Plug-Ins

 

Proxyserver

Nach dem Upgrade auf ELO 12 sind alle Module ausschließlich hinter einem während des Upgradeprozesses installierten Proxyserver erreichbar. Dies soll die Sicherheit des Gesamtsystems erhöhen. Eine direkte Kommunikation zwischen Clientkomponenten und Serverkomponenten findet nicht mehr statt.

Abbildung 2 – Neue Architektur (Quelle: ELO Digital Office GmbH)

 

ELO 12 Vertretungsregelungen

Damit Vertretungsregelungen besser an die Abteilungsstrukturen anpassbar sind, wurde die Funktion komplett überarbeitet. Ab sofort können Vertretungsregelungen mit Gruppenrechten organisiert werden. Unter Anderem kann festgelegt werden, welche Gruppe an einen Vertreter übergeben werden soll.

Abbildung 3 – Neuer Vertretungsdialog

 

Das Recht Berechtigungen zu vergeben (Permission „P“)

Neben den bereits bekannt Berechtigungen RWDEL auf einem ELO Objekt wird das Recht P für Permission eingeführt. Das Recht P steuert zukünftig, ob ein Anwender auf einem ELO Objekt Be-rechtigungen vergeben darf.

Beim Upgrade auf ELO 12 werden einmalig alle ELO Objekte mit dem Recht „W“ zusätzlich mit dem Recht „P“ versehen. Im Anschluss müssen unter Umständen die Berechtigungen händisch angepasst werden.

Abbildung 4 – Neues Recht „P“ im Berechtigungsdialog

 

Umstellung auf eine Lizenzdatei mit ELO 12

Aufgrund der Komplexität der ELO Lizensierung wird der alte ELO Lizenzschlüssel durch eine Lizenzdatei im TXT-Format ersetzt.

Die Datei liegt im Klartext vor. Damit ist sofort ersichtlich, welche Komponenten lizensiert wur-den. Eine Anpassung der TXT-Datei ist nicht möglich. Durch eine etwaige Änderung des Inhalts wird die Lizenzdatei unbrauchbar.

Abbildung 5 – Inhalt der neuen Lizenzdatei

 

ELO 12 Servermodule

Wie bereits unter 2.2 beschrieben, werden die Module ELOam und ELOdm durch Plug-Ins im Indexserver ersetzt. Im gleichen Atemzug wurden weitere Änderungen an der Serverarchitektur vorgenommen. Der in 2.3 angesprochene Proxyserver wird während des Serversetups automatisch eingerichtet und konfiguriert. Über ihn werden, falls gewünscht, alle weiteren Komponenten und die IX-Plug-Ins erreichbar sein.

 

Verschlüsselung

Die Verschlüsselungskreise in ELO wurden überarbeitet. Ab sofort sind mehr als 16 Verschlüsselungskreise verfügbar. Des Weiteren wurde die Verschlüsselung selbst angepasst. Alle neu angelegten Verschlüsselungskreise verschlüsseln Dokumente mit AES-256.

Alle bereits verschlüsselten Dokumente verbleiben im alten Modus. Beide Verfahren werden auf Kompatibilitätsgründen parallel betrieben und in der Datenbank separat gekennzeichnet.

 

Verschlüsselte Dokumente in den Volltext aufnehmen

Dokumente welche mit dem neuen Verfahren verschlüsselt wurden, können mit ELO 12 in den Volltext aufgenommen werden. Hierfür muss ein eigener Systembenutzer erstellt werden, welcher Zugriff auf die Dokumente hat. Diese Funktion ist optional. Die Einstellungen hierfür werden in der ELO AdminConsole (folgend ELOac) vorgenommen.

 

ELO 12 Administration Console

Indexfelder

Erweiterung der Indexfelder

Die Nutzung von Indexfeldern war bisher auf 50 pro Verschlagwortungsmaske begrenzt. Zusätz-lich reservierte sich ELO 10 weitere Indexfelder für interne Aufgaben. Mit ELO 12 werden bis zu 200 Indexfelder einer Verschlagwortungsmaske zugeordnet werden können. ELO reserviert sich nach wie vor 10 Indexfelder was letztendlich die nutzbare Anzahl der Indexfelder auf 190 redu-ziert.

Neuer Indexfeldtyp „Relation“

Die „Relation“ realisiert eine Verknüpfung zwischen den Verschlagwortungsinformationen ver-schiedener ELO Objekte. Änderungen und Verknüpfungen zwischen ELO Objekten und Verschlag-wortungsinformationen können mit dieser Technik zentral geändert werden und sind gleichzeitig für alle verknüpften Objekte Verfügbar. Bei der Auswahl der Relation durch einen Benutzer steht eine ELO Stichwortliste zur Verfügung welche die Werte der Relation beinhaltet.

Abbildung 6 – Neuer Datentyp „Relation“ in der Indexfeldkonfiguration

 

ELO Mobile Apps

In der ELOac gibt es einen komplett neuen Bereich zur Konfiguration der ELO Mobile Apps. Hier können bisher nicht mögliche Konfigurationen eingetragen werden.

Zusätzlich unterstützt ELO 12 die Verwendung von MDM (Mobile Device Management). Mobil-konfigurationen können via XML-Datei an ein MDM übertragen werden. Über das MDM kann die Konfiguration an alle kompatiblen Endgeräte verteilt werden.

Abbildung 7 – Neue Konfigurationsseite für ELO Mobile in der ELOac

 

Verschlüsselungskreise

Wie bereits in 3.1 und 3.2 beschrieben, wurde die Verschlüsselungstechnologie umgestellt. Die Verschlüsselungskreise sind nach wie vor am gleichen Ort zu finden und wurden mit den neuen Funktionen angereichert.

Abbildung 8 – Neuer Dialog für das Anlegen von Verschlüselungskreisen

 

ELOxc for Microsoft EWS

Das Grundgerüst von ELOxc wurde komplett umgestellt und auf die Software-Plattform .Net Core migriert.

Des Weiteren wurden die Installation und die Konfiguration vereinfach. ELOxc erhält eine kom-plett neue Konfigurationsoberfläche und bietet nun eine kompaktere Darstellung und zusätzliche Erklärungen.

 

ELO 12 Clients

Im nachfolgenden werden die neuen Clients und Anpassungen am Java Client wie auch am Web Client beschrieben.

ELO 12 Desktop Client

Die bisherigen Microsoft Office Clients werden durch den neuen ELO Desktop Client ersetzt. Der Desktop Client ist stets als Sidebar auf dem Desktop verfügbar und unterstützt Microsoft Office Anwendungen und den Windows Explorer. Zusätzlich kann WebDAV eingebunden werden.

Abbildung 9 – Der neue ELO Desktop Client

ELO 12 Teamroom Client

Der ELO Teamroom Client ist ein komplett neuer Client, welcher ausschließlich mit dem neuen Zusatzmodul ELO Teamroom funktioniert.
ELO Teamroom ermöglicht die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden z.B. an einem gemeinsamen Projekt. Der Benutzer sieht in einer Übersicht alle Teamrooms an denen er teil-nimmt und kann einen davon aktivieren um dort zu arbeiten.
Externe bekommen so lediglich Zugriff auf einen vorgesehenen Bereich und niemals auf das Pro-duktivsystem. Ein in den Teamroom hochgeladenes Dokument wird mit Hilfe des Teamroomservers zwischen dem „externen“ und dem internen Archiv synchronisiert.

ELO 12 Java Client

Der Java Client hat im Vergleich recht wenige, dafür aber sehr nützliche Anpassungen erhalten. Zunächst wurde wie in 2.4 beschrieben, der Dialog für die Vertretungsregelung grundlegend überarbeitet.
Des Weiteren speichert der Java Client ab sofort die Zoomeinstellungen in der Dokumentenvor-schau.
Die Ver- und Entschlüsselung von Dokumenten wird von nun an serverseitig durchgeführt. Dies erhöht die Sicherheit, da der Client nicht mehr an diesem Prozess teilnimmt.
Bei Drag&Drop einer URL aus dem Browser heraus in das Archiv oder in die Postbox, wird eine HTML-Datei mit dem Link zur Website generiert.

Die in ELO 11 eingeführte Funktion „Kachel Overlay“ (Kacheln erscheinen im Client, wenn man per Drag & Drop ein Objekt „verschiebt“) wurde um die Funktion erweitert, dass eigene Kacheln im Overlay angezeigt werden können.

Abbildung 10 – Kachel an Kachel-Overlay hinzufügen

 

Abbildung 11 - Kachel-Overlay
Abbildung 11 – Kachel-Overlay

 

Über den Bereich „Über das Programm“ können technische Statistiken wie z.B. Übertragungsge-schwindigkeiten etc. eingesehen werden.

Statistikanzeige in "Über das Programm"
Abbildung 12 – Statistikanzeige in „Über das Programm“

 

ELO 12 Web Client

Die Aufgabenansicht des Web Clients wurde an die des Java Clients angepasst.

Zusätzlich wurde der Bereich „Zuletzt verwendete Dokumente“ zur Verfügung gestellt.

Ebenso können ab sofort Stichwortlisten im Web Client bearbeitet werden, sofern man das dazu-gehörige Recht besitzt.

ELO 12 Web Add-Ons

Die größte Anpassung am Web Client sind die bereitgestellten Zusatzfunktionen nach der Instal-lation der ELO Web Add-Ons.

Durch die Nutzung der Add-Ons, ist es Web Client Anwendern möglich, Druckaufträge direkt über den Client auszuführen. Zusätzlich erhalten die Funktionen „Auschecken“, „Hochladen und ein-checken“, „Versenden als ELO Link“ und „Zur Ansicht öffnen“ einen enormen Komfortzuwachs, da sie nach der Installation der Add-Ons wie im ELO Java Client funktionieren.

ELO 12 Interface for Microsoft Office Online (ELOimo)

Mit Hilfe des Moduls ELOimo ist es möglich, aus ELO heraus auf einen Microsoft-Office-Online-Server zuzugreifen. Im ELO Web Client können Sie Dokumente dadurch alleine oder gemeinsam online bearbeiten.

Im Java Client können Microsoft Office Dokumente in einer Webvorschau betrachtet werden.

ELO 12 Smart Keywording (ELOsk)

ELO Smart Keywording unterstützt Anwender im ELO Java Client und im ELO Web Client bei der manuellen Verschlagwortung. Bei der Verschlagwortung des Dokuments führt ELOsk eine Voll-textanalyse durch und erkennt automatisch Inhalte wie Adressen, Telefonnummern und Bankver-bindungen. Die Vorschläge können vom Anwender den Indexfeldern zugeordnet und via Klick übernommen werden.

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Abbildung 13 – Einsatz von ELOsk (Quelle: ELO Digital Office GmbH)

 

ELO 12 Integration Client

Via „iFrame“ werden durch den neuen ELO Integration Client ELO ECM-Funktionalitäten und –Inhalte in diversen ERP- und CRM-Anwendungen eingebunden. Zum Start der Applikation sollen Microsoft Dynamics NAV und Salesforce unterstützt werden.

ELO 12 Schnittstellen

Folgende neue Schnittstellen werden zur Version 12 eingeführt.

ELO 12 Smart Link for SAP

Die zur ELO Suite for SAP ArchiveLink® gehörende Schnittstelle ELO Smart Link for SAP löst ELO Archive Link for SAP ab. Sie wurde komplett von ELO entwickelt und bildet die Basis für alle wei-teren und bestehenden ELO Suite for SAP ArchiveLink® Produkte.

ELO Smart Link for SAP ist zertifiziert für SAP NetWeaver® und S/4HANA® Systeme. Die Schnitt-stelle hat eine eigene Konfigurationsoberfläche, bietet eine Importfunktion für alte Konfiguratio-nen und eine Exportfunktion für Test- und Produktivsysteme.

ELO 12 Connectivity Pack for SAP

Der ELO Connectivity Pack for SAP ist ebenfalls Bestandteil der ELO Suite for SAP ArchiveLink®. Er nutzt ELO Smart Link for SAP als Basis und besteht aus den Funktionspaketen Indexdownload, Datatransfer und Barcode-Upload.

ELO 12 WebDAV for SAP ILM

Die neue Schnittstelle ELO WebDAV for SAP ILM ist nach der SAP-Spezifikation BC-ILM 3.1 für ILM-konforme Ablagesysteme zertifiziert.SAP ILM (Information Lifecycle Management) enthält Regelwerke, Prozesse, Verfahrensweisen und Werkzeuge von der Erfassung bis zur end-gültigen Vernichtung von Daten.

 

ELO 12

 

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