ELOofficeReferenzbericht: Digitale Fakultätsverwaltung mit ELOoffice

23. Juli 2018

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt, kurz FHWS, ist eine der größten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Bayern. In der Fakultät Wirtschaftsingenieurwesen kommt im Verwaltungsbereich ELOoffice zum Einsatz: Um die Papierflut der Fakultät einzudämmen und um eine möglichst papierlose Verwaltung einzuführen, entschied man sich zur Einführung eines digitalen Dokumenten Managements.

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„Die digitale Archivierung mit ELOoffice erhöht die kurzfristige Verfügbarkeit von Informationen, reduziert Suchzeiten und beschleunigt die Bearbeitungsprozesse in der Fakultätsverwaltung.“ Gregor Sandler, IT-Beauftragter der Fakultät

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt, kurz FHWS, ist eine der größten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Bayern. Die FHWS zeichnet sich durch ein breitgefächertes, praxisorientiertes Studienangebot aus. Forschungsaktivitäten, Internationalisierung, Digitalisierung und ein umfangreiches Weiterbildungsangebot runden das Angebot der Hochschule ab. Die FHWS hat zwei Standorte in Würzburg und Schweinfurt. In der Fakultät Wirtschaftsingenieurwesen kommt im Verwaltungsbereich ELOoffice zum Einsatz.
Die FHWS bietet in zehn Fakultäten über 40 Bachelor- und Masterstudiengänge aus unterschiedlichen Bereichen wie Wirtschaft, Technik, Gestaltung, Sprache oder Sozialwesen. Das Studium an der Hochschule Würzburg-Schweinfurt ist praxisnah und zukunftsorientiert. Projektarbeiten, viele Labor- und Seminarübungen und Praxiszeiten bereiten die Studenten und Absolventen optimal auf das kommende Berufsleben vor. Die Professoren und Lehrbeauftragten der FHWS kommen ursprünglich aus der Wirtschaft und haben eine dementsprechende Berufserfahrung und den nötigen Praxisbezug. Neben den herkömmlichen Bachelor- und Masterstudiengängen können Studierende auch die Möglichkeiten des Dualen Studiums nutzen.

Wirtschaftsingenieurwesen – ein Studium mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten
Wirtschaftsingenieurwesen ist ein interdisziplinär angelegtes Studium, das sich aus ingenieurwissenschaftlichen und wirtschaftswissenschaftlichen Teilen zusammensetzt. Die Mischung aus technischem und wirtschaftlichem Wissen bietet den Absolventen verschiedene Berufseinstiegsmöglichkeiten in Marketing / Vertrieb, Logistik, Materialwirtschaft / Einkauf, Fertigung / Produktion, Controlling, Rechnungswesen, Organisation oder Datenverarbeitung. Neben der Ausbildung zum Wirtschaftsingenieur ist in dieser Fakultät das Studium zum Bachelor of Engineering im Bereich Logistik möglich.
Parallel zu den fachlichen Inhalten werden an der FHWS auch persönliche Erfolgsfaktoren wie Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, Diskussions- und Präsentationsfähigkeiten, Zeitmanagement, aktive Problemerkennung und kreative Problemlösung besonders gefördert. Dies bereitet die Studierenden und Absolventen in hohem Maße auf ihr zukünftiges Arbeitsleben vor.
Um einen höchstmöglichen Praxisbezug für die Studierenden herzustellen erfolgt üblicherweise im 6. Semester ein 20wöchiges Praxismodul. Im Anschluss erfolgt im 7. Semester die Bachelor-Arbeit, die hochschulintern oder in einem kooperierenden Unternehmen stattfinden kann.

ELOoffice in der Fakultätsverwaltung
In der Verwaltung der Fakultät arbeiten 4 Sekretärinnen und 15 wissenschaftliche Mitarbeiter. Um die Papierflut der Fakultät einzudämmen und um eine möglichst papierlose Verwaltung einzuführen, entschied man sich zur Einführung eines digitalen Dokumenten Managements. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden Dokumente in Aktenordnern und im Filesystem des Fakultätslaufwerks archiviert. Besonders im Bestellwesen war die Suche nach Dokumenten in Papierform zu aufwändig und besonders im Krankheitsfall eines Sachbearbeiters schwer nachvollziehbar.

Benutzerfreundlich und zukunftssicher
Eine bedeutende Anforderung an die neue Dokumentenverwaltung war eine hohe Benutzerfreundlichkeit. Nachdem er am Markt verschiedene Dokumenten Management Lösungen recherchiert hatte, sah sich der IT-Beauftragte der Fakultät in der Verwaltung der elektrotechnischen Fakultät der FHWS die dort zum Einsatz kommende DMS Lösung ELOoffice an. „ELOoffice überzeugte uns in seiner Benutzerfreundlichkeit, die uns durch die Sachbearbeiter der elektrotechnischen Fakultät im Praxiseinsatz bestätigt wurde“. Ein weiterer Faktor bei der Entscheidung für ELOoffice war die Möglichkeit, perspektivisch die vorhandene Cobra CRM-Lösung im Bereich Adress- und Einladungsmanagement mittels einer Schnittstelle anzubinden. Auch der Faktor eines etablierten, zukunftsfähigen
Systems floss in die Entscheidung mit ein, schließlich wollte man langfristig angelegte Archivstrukturlösungen nutzen.

Einführung einer einheitlichen Archivstruktur
Serverseitig kommt ein Windows Server zum Einsatz, die Sachbearbeiter selbst arbeiten an Windows Clients. In der Fakultätsverwaltung nutzen 6 Mitarbeiter ELOoffice. Die Administration erfolgt durch den IT-Beauftragten der Fakultät Gregor Sandler, der zu diesem Zweck die ELOoffice Admin Schulung der BCIS Akademie in Kassel besuchte: „Die Admin Schulung bot viele gute Tipps, die ich in die Praxis umsetzen konnte.“ Die in der Schulung erlernte Administration setzte Herr Sandler in die Praxis um und erstellte eine einheitliche Archivstruktur für die Fakultät.

Aktuell kommt ELOoffice in der Fakultätsverwaltung in folgenden Bereichen zum Einsatz:
• Bestellwesen von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnung
• Finanzverwaltung
• Belegmanagement von eingehenden Belegen beispielsweise bei Garantieabwicklungen im IT-Bereich
• Modulbeschreibungen für Vorlesungen.

In Papierform eingehende Dokumente werden frühzeitig eingescannt und in ELOoffice archiviert und indexiert. In digitalen Akten liegen neben den gescannten Dokumenten PDF-, Word-, Excel- und Bild-Dokumente. Die Informationsverfügbarkeit wird durch die Digitalisierung und die intelligenten Suchmöglichkeiten von ELOoffice erhöht. Die Devise lautet nun: Finden statt Suchen.
Das bereits im Standardumfang integrierte Modul Scan & Archive beschleunigt den Scan- und Ablageprozess: so werden beispielsweise eingehende Rechnungen eingescannt, die Informationen aus den Rechnungen werden per OCR-Texterkennung automatisch ausgelesen und in die Verschlagwortungsmaske übernommen. E-Mails werden von den Sachbearbeitern vorgangsbezogen archiviert.

Auftragsvergabe durch die Fakultät wird digital dokumentiert
Bei Auftragsvergaben sind im Hochschulwesen mehrere Unterschriften nötig. Da die Unterschriften weiterhin auf Papierdokumenten geleistet werden müssen, hat die Fakultät den Prozess der Auftragsvergabe hinsichtlich der Prozessdokumentation digital abgebildet. So wird eine Bestellung in Papierform per Hauspost an den Dekan zur Unterschrift weitergeleitet. Nach der Unterschrift wird dieses Dokument durch einen Sachbearbeiter gescannt und in ELOoffice archiviert und indexiert. Das vom Dekan unterzeichnete Dokument wird darauf in Papierform an die
Haushaltsstelle der Fakultät geschickt; auch nach der Unterschrift der Haushaltsstelle wird das Dokument archiviert und indexiert. Im Bedarfsfall ist so nun dank des digitalen Archivs feststellbar, wer wann welche Bestellanforderung unterzeichnet hat.

Fazit
Durch die Einführung des digitalen Dokumenten Managements mit ELOoffice in der Fakultät wurden nicht nur einheitliche Archivstrukturen geschaffen und digital abgebildet. „Die digitale Archivierung mit ELOoffice erhöht die kurzfristige Verfügbarkeit von Informationen, reduziert Suchzeiten und beschleunigt die Bearbeitungsprozesse in der Fakultätsverwaltung.“, so Gregor Sandler, IT-Beauftragter der Fakultät.

Bild: Gregor Sandler, FHWS

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