ELOprofessionalELO HR Personnel File – die digitale Personalakte als fertige Lösung

19. Februar 2018

Im Mittelpunkt von ELO HR Personnel File stehen die Automatisierung von Arbeitsabläufen, eine höhere Effizienz sowie der Datenschutz und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben im Bereich Personalmanagement.

ELO HR Personnel File – die digitale Personalakte wurde speziell für die Anforderungen in Personalabteilungen entwickelt. Die fertige Lösung unterstützt Ihr Unternehmen beim Aufbau von elektronischen Personalakten, in denen sämtliche Personaldokumente wie Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, E-Mails oder Urlaubsanträge unabhängig von deren Format abgelegt werden.

Der gesamte Personalmanagement-Prozess wird mit ELO HR Personnel File von der Bedarfsmeldung bis zum Arbeitsverhältnis digital in ELO abgebildet und dokumentiert. Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sichern die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und gesetzlichen Vorgaben.

Vorhandene Personalmanagementsysteme können angebunden werden, so dass beispielsweise Stammdaten-Informationen in die digitale Personalakte in ELO übernommen werden. In ELO HR Personnel File hinterlegte Vorlagen für Dokumente und Prozesse ermöglichen ein effizientes Arbeiten.

Mittels formularbasierter Workflows werden die Mitarbeiter bei Personalverwaltungsaufgaben unterstützt und entlastet. So werden beispielsweise Fristen und Freigabeprozesse durch die ELO HR Personnel File digital in ELO dargestellt und nachvollziehbar dokumentiert. Damit werden Personalprozesse effizienter und nachhaltig Kosten gesenkt.

Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes
Die Anforderungen an die Speicherung von Personaldokumenten sind hoch. Insbesondere dürfen Administratoren und externe IT-Betreuer keinen Zugriff haben. Der klassische Einsatz von Datenlaufwerken und E-Mail Postfächern stellt einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dar. Zudem ist die verteilte Speicherung an unterschiedlichen Stellen umständlich und aufwändig für die Mitarbeiter in der Personalabteilung.

Der Nutzen von ELO HR Personnel File für Ihr Unternehmen

  • Senkt die Bearbeitungszeiten und Kosten in der Personalabteilung
  • Erhöht die Prozesstransparenz Ihrer Personalprozesse
  • Automatische Fristen- und Terminkontrolle
  • Unterstützt die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und gesetzlicher Anforderungen
  • Leistungsstarke Suchmöglichkeiten mit der ELO iSearch
  • Sofortige Auskunftsfähigkeit
  • Strukturierter Überblick und Auswertungsmöglichkeiten
  • Automatische Wiedervorlagen z.B. für befristete Verträge, Krankmeldungen
  • Löschen nach Verfallsdatum (z.B. Abmahnungen)
  • Workflows für Urlaubsanträge, Reisekosten
  • Schnelle Datenbereitstellung für Sozialversicherungs- und Lohnsteuerprüfungen

Die 5 größten Vorteile von ELO HR Personnel File

  • Vollständige digitale Personalakten mit beliebigen Scans, Dateien, E-Mails, Abrechnungen, Auswertungen etc.
  • Kein Zugriff auf Personalakten durch Unbefugte wie den IT-Admin – Zugriff nur für die Personalabteilung!
  • Schutz vor unberechtigtem Zugriff durch Berechtigungskonzept und Verschlüsselungstechnologien
  • Erfüllung der Datenschutzbestimmungen gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BSDG)
  • Mehr Effizienz beim Personalmanagement und digitale Personal-Prozesse

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