Output Management

Automatische Archivierung von Ausgangsbelegen

Output Management

Ausgangsbelege automatisch, komfortabel
und aus jeder Anwendung archivieren

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen – die Liste der ausgehenden Dokumente in Unternehmen ist lang. Archivieren Sie selbst erstellte, ausgehende Dokumente wie z.B. Rechnungen automatisch in die richtige, digitale Akte in ELO inklusive Indexierung und auf Wunsch Start eines digitalen Workflows.

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Import mit Metadaten
    Viele Anwendungen wie z.B. ERP-Systeme stellen die Belege als PDF mit einer Indexdaten-Datei auf dem Server zur Verfügung. Durch die Überwachung von Verzeichnissen erfolgt ein automatischer Import mit Indexierung und Ablage in die richtige Akte.
  • Multiprint Drucksplit
    Bei der BCIS Multiprint for ELO Drucksplit-Lösung wird beim Drucken eines Dokuments automatisch ein PDF erzeugt, dieses indexiert und in ELO in die richtige Akte abgelegt. Dafür ist eine einmalige Anpassung der Belegformulare in der jeweiligen Anwendung mit einem Zusatzcode erforderlich, den Sie im Multiprint Konfigurator finden.

Versionierung
Zusätzlich kann die Ablage mit neuer Version erfolgt, wenn z.B. ein Angebot geändert wurde. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Version wann von wem erstellt worden ist. Beide Lösungen erfordern keinerlei Benutzer-Aktion, sie erfolgen automatisch auf dem Server im Hintergrund.

Der Nutzen für Ihr Unternehmen

  • Sichere, automatische Archivierung aller erstellten Belege
  • Vorgangsbezogen in die richtige Akte
  • Vollständige digitale Akten
  • Keine Benutzeraktion erforderlich
  • Erhebliche Reduzierung der Kosten durch Wegfall von Kopien
    und Ablageaufwand

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