HAVA Kassel

Die Gemeinnützige Haftpflichtversicherungsanstalt Kassel ist ein Versicherungsunternehmen speziell für den gärtnerischen Berufsstand...
HAVA Kassel
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Die Gemeinnützige Haftpflichtversicherungsanstalt Kassel ist ein Versicherungsunternehmen speziell für den gärtnerischen Berufsstand. In Anbeetracht eines Umzugs und einem umfangreichen Papierarchiv entschied sich die HAVA Kassel zur Einführung von ELOprofessional. Ziel war u.a., dass die Mitarbeiter in Sekundenschnelle Zugriff auf alle relevanten Informationen haben, zudem sollte die Archivierung optimiert werden.

Haftpflichtversicherung – Partner seit 1924

Die Gemeinnützige Haftpflichtversicherungsanstalt Kassel (HAVA Kassel) ist als berufsständische Einrichtung seit 1924 ein zuverlässiger Partner exklusiv für Unternehmen, die im Bereich des Gartenbaus, einschließlich der vor- und nachgelagerten Wirtschaftsbereiche (Gartenbau-Cluster), tätig sind oder waren. Das bedeutet, die HAVA Kassel bietet einen maßgeschneiderten Versicherungsschutz speziell für den Berufsstand. Mit der ECM-Suite ELOprofessional übertrug die HAVA Kassel ihre komplette Aktenablage rechtssicher ins digitale Archiv. Darüber hinaus hat das Unternehmen durch ELO an jedem Ort der Welt einen vollen Einblick in alle relevanten Unternehmensbereiche.

Zum Jahresbeginn 2014 fusionierte die Gartenbau-Berufsgenossenschaft mit der Landwirtschaftlichen-Berufsgenossenschaft zur Sozialversicherung Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG). Die HAVA Kassel hat sich dabei aus der Berufsgenossenschaft heraus verselbstständigt, ist aber ein Mitglied der neuen BG. Versichert werden vor allem Sach- und Personenschäden, Kabel- und Leitungsschäden, Bearbeitungsschäden, Vermögensschäden, Umweltbasisdeckung sowie Schäden aus der Verletzung der Verkehrssicherungspflicht für betrieblich genutzte Grundstücke und Gebäude.

Die technischen und industriellen Entwicklungen ab Mitte des  19. Jahrhunderts führten in Art und Umfang zu bis dahin unbekannten Unfallgefahren für die arbeitende Bevölkerung. Für die Unternehmer entstand ein Bedarf, die Ansprüche aus den betrieblichen Unfällen abzusichern.
Aufgrund gesetzlicher Änderungen mit der Pflicht auch für das Verschulden der Aufsichtspersonen einzutreten und in bestimmten Fällen verschuldensunabhängig zu haften, stiegen die Entschädigungsansprüche weiter an.

Im Ergebnis führten die neuen Haftungssituationen und der daraus resultierende Versicherungsbedarf zur gesetzlichen Unfallversicherung. Schnell wurde aber klar, dass die Unfallversicherung nicht alle Ansprüche auf genossenschaftlicher Basis ablösen konnte, denn alle Schäden, in denen kein Betriebsunfall vorlag sowie die Haftungsansprüche aus Sachschäden und Regress blieben unversichert.

Günstige Prämien für die Mitglieder
Aufgrund dieser besonderen Haftungssituation der Unternehmer und der ihnen in der Haftung Gleichgestellten, durften die Berufsgenossenschaften eigene Haftpflichtversicherungsanstalten gründen, die in Konkurrenz zu den bereits tätigen privaten Versicherern treten konnten. Am 27. März 1924 beschloss deshalb der Vorstand der Gartenbau-Berufsgenossenschaft, eine Haftpflichtversicherungsanstalt zu betreiben. Zum 1. August 1924 erteilte das damalige Reichsversicherungsamt die Genehmigung, so dass die älteste „Tochter“ der Berufsgenossenschaft im Jahr 2014 auf ein 90-jähriges Wirken zurückblicken konnte. Seit ihrer Gründung beschließt nun die eigene gärtnerische Selbstverwaltung die Versicherungsbedingungen und Tarife der Haftpflichtversicherungsanstalt und richtet sie auf die Bedürfnisse des Berufsstandes aus oder passt sie an. Inzwischen schenken ca. 17.000 Mitgliedsbetriebe der HAVA ihr Vertrauen. Die besondere Preisgünstigkeit der Versicherung ergibt sich u. a. aus der Gemeinnützigkeit und dem Einfluss der Präventionsarbeit der Berufsgenossenschaft auch auf das Haftpflichtgeschehen. Darüber hinaus haben gärtnerische Unternehmen in Erwerbsgartenbau und Dienstleistung im Vergleich zu rein gewerblichen oder industriellen Betrieben deutlich niedrigere Versicherungsrisiken.

BCIS als IT-Komplettdienstleister

Mit der Verselbstständigung der HAVA war auch ein Umzug innerhalb von Kassel verbunden. Die Räumlichkeiten am neuen Standort boten die Chance für eine Erneuerung der Server- und IT-Infrastruktur, die performanter und leistungsfähiger werden sollte. Mit dem ELO Business-Partner BCIS IT-Systeme GmbH & Co. KG fand HAVA ein deutschlandweit tätiges IT-Systemhaus für die Beratung, Planung, Umsetzung und Betreuung aus einer Hand. BCIS konsolidierte die Server hardwareseitig, inklusive Backup-Server und des Virtualisierungssystems CITRIX XenServer, das als Hostsystem dient. Für alle Anwender und Gruppen erstellte BCIS die Benutzerdaten und Passwörter. Darüber hinaus wurde MS Exchange konfiguriert und ein sicherer Zugriff für externe Benutzer, wie z.B. Außendienst oder Home-Office, eingerichtet – inklusive Firewall und Sicherheitssoftware. Die Einbindung der Peripheriegeräte und die Installation kundenspezifischer Anwendungen (Fremdsoftware) übernahm BCIS ebenso wie das Einrichten einer Hochverfügbarkeitslösung und eines Datensicherungskonzepts.

ELOprofessional als DMS-Lösung
Beim Umzug mussten über 20.000 Akten den Standort wechseln. Daher sollte auch ein Dokumenten-Management-System für die papierlose Aktenablage eingerichtet werden, das an jedem beliebigen Ort der Welt einen Einblick in das gesamte Unternehmen ermöglicht – besonders in die wichtigen Bereiche Rechnungswesen, Statistiken, Risikomanagement und in den Schaden- und Vertragsbereich.
Nach einer umfassenden Marktsichtung, kamen drei verschiedene Produkte in die engere Wahl. Schließlich entschied sich die HAVA für ELOprofessional, da die ELO Enterprise-Content-Management-Suite (ECM) nicht nur sehr benutzerfreundlich ist, sondern auch viele Funktionen besitzt. Ein weiterer Pluspunkt war die Nähe zum ELO Business-Partner BCIS, der eine kompetente Projektumsetzung garantierte. Im September 2012 startete das Projekt ELO Einführung und bereits im Juni 2013 war es abgeschlossen. Bereits am alten HAVA-Standort
wurden mit Hilfe von zwei Scan-PCs mit angeschlossenenen Canon-Hochleitungsscannern alle Akten der Jahre 2003–2013 eingescannt und in ELO archiviert. Für alle Vorgänge ab 2013 gibt es somit bei der HAVA keine Papierakten mehr.

ELO entlastet die HAVA Mitarbeiter
Die Mitarbeiter der HAVA nutzen ELO jetzt im kompletten Postein- sowie Postausgangsverkehr (Post, Fax und E-Mail). Die Eingangspost wird eingescannt und mittels des von BCIS entwickelten Moduls Quickzone Desktop vorgangsbezogen in die richtige digitale Akte abgelegt – je nach Dokumenten-Art werden über die Kacheln der Quickzone ELO Workflows gestartet. HAVA arbeitet mit digitalen Vertrags- und Kundenakten: für jeden Versicherungsnehmer wird im ELO ein Verzeichnis angelegt, in dem ein- und ausgehende Dokumente, Verträge, Fotos und E-Mails mittels Quickzone Desktop per Drag&Drop abgelegt werden. So können bei Bedarf Dokumente bzw. Kundenakten über Indexwerte oder die ELOiSearch binnen kürzester Zeit aufgerufen werden. Durch den Einsatz von ELO Workflows werden die Bearbeitungszeiten verringert. Festgelegte Zuständigkeiten inkl. Vertretermanagement garantieren, dass die Aufgaben an die entsprechenden Sachbearbeiteter weitergleitet werden. Zudem kann durch das ELO Workflow Management jederzeit dargestellt werden, welcher Vorgang bei welchem Mitarbeiter zur Bearbeitung liegt. Bei der HAVA werden die Versicherungsverträge und Unterlagen zur Schadensregulierung werden mit ELO verwaltet und auch Rechnungen, Jahresabschlüsse etc. werden in ELO abgelegt.

Sicherheit bei ELO großgeschrieben
ELOprofessional bietet umfangreiche Möglichkeiten der Rechteverwaltung (ELO Benutzer- und Gruppenrechte) sowie Zugriffsschutz auf Archivbereiche und Dokumente. Mit der integrierten 128bit-Verschlüsselung lassen sich zudem sensible Dokumente sicher mit Passwort verschlüsseln.
Fachliche Änderungen der Daten werden auf dem ELOprofessional Server aufgezeichnet: Jede Interaktion innerhalb des ELO Archivs – schreiben, ändern, löschen – wird protokolliert. Über die Wartungsoptionen und Menüfunktionen können daher berechtigte Personen alle Aktionen nachverfolgen. Die Protokolleinträge sind in einer ELO Standarddatenbank pro Archiv gespeichert. Ebenso wird jede Übertragung eines Dokuments – mit passenden Metadatensätzen – mit Benutzername, Datum und Zeitpunkt protokolliert.

Fazit

HAVA Projektleiter Dipl.-Oec. Christoph Hollstein zieht eine sehr positive Bilanz: „Unsere Kunden können jetzt in kürzester Zeit ihren kompletten Vertragsstatus erfahren, und wir können sein Anliegen noch zügiger bearbeiten. Die Akzeptanz wurde durch den Standortwechsel mit neuem Rechenzentrum ohne Probleme vollzogen und die Möglichkeiten, die ELO mit sich bringt, sind noch lange nicht voll ausgeschöpft.“
Der Einsatz von Quickzone Desktop verschlankt die Arbeitsprozesse zusätzlich: „Die Arbeit mit Quickzone Desktop ermöglicht uns zusätzlich zu ELO eine noch schnellere Ablage von Dateien durch die Drag&Drop-Methode, wobei der Aufwand und die Fehlerquellen durch den Mitarbeiter minimiert werden. Das neue Vorlagenmanagement über die Quickzone bietet uns die Möglichkeit, schnell ein Dokument, wie zum Beispiel Telefonnotizen zu einem Kunden, zielgerichtet zu archivieren“, so Christoph Hollstein.
Begeistert ist der Projektleiter aber auch von der Performance des gesamten Systems – Dokumente sind auf Knopfdruck und in Sekunden verfügbar – sowie über die gute und kompetente Zusammenarbeit mit dem ELO
BCIS. Der großen Erfahrung und dem Know-how des ELO Business-Partners ist es zu verdanken, dass die Einführung und Umstellung auf ELOprofessional so reibungslos und schnell durchgeführt werden konnte. Die IT-Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung 2013 bescheinigte der HAVA, dass sich im Bereich Computer Operations keine Beanstandungen der IT ergeben haben.

„Für uns als kleiner Spezialversicherer für den Gartenbau ist es wichtig, alle Informationen schnell im Überblick
zu haben. ELOprofessional hat unsere Anforderungen erfüllt.“, Dipl.-Oec. Christoph Hollstein, Projektleiter.

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