Inmed Medizintechnik GmbH

Mit 33 Mitarbeitern bietet die Inmed Medizintechnik GmbH einen Komplettservice rund um Siemens Kernspintomographen (MRT). Da die Dokumentenflut...
Inmed Medizintechnik GmbH
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Mit 33 Mitarbeitern bietet die Inmed Medizintechnik GmbH einen Komplettservice rund um Siemens Kernspintomographen (MRT). Da die Dokumentenflut auf dem Fileserver kaum noch zu verwalten war, entschied sich Inmed für die Einführung von ELOprofessional. Die Ablage ist nun mittels der von BCIS entwickelten Drag & Drop Ablagelösung Quickzone Desktop besonders effizient.

Spezialisten für medizinische Größgeräte

Die Inmed Medizintechnik GmbH mit Sitz in Offenbach, ist ein modernes und flexibles Dienstleistungsunternehmen, das sich weitgehend auf den Service von medizinischen Großgeräten spezialisiert hat. Inmed bietet ein breit gefächertes Fachwissen im Support- und Wartungsbereich an und kann auf eine mehr als 25-jährige Erfahrung im Bereich Installation, Installationsplanung und Service für medizinische Großgeräte  zurückblicken.  Mit ELOprofessional als Dokumenten Management System hat die Inmed jetzt die Dokumentenflut auf ihrem Fileserver gezähmt.

Inmed besteht aus einem Team hochqualifizierter Ingenieure und Techniker. Daraus resultiert ein breites Angebot an Service und Support, welches bei der Betreuung von medizinischem High-Tech Equipment ein fundamentales Grundelement ist. Diese Struktur ermöglicht eine größtmögliche Flexibilität bei der Anpassung an neue Geräte, aufstrebende Technologien, präventive Wartungsprogramme, die un- abhängig vom Hersteller angewendet werden, Hardware- und Softwarewartung, Schulung der Anwender etc. Inmed beschäftigt sich ausschließlich mit Siemens geschlossenen Magnetresonanztomographiesystemen (MRT). Service und Support für offene MRT-Systeme bietet die Inmed Medizintechnik GmbH nicht an.

Service und Support für medizinische Großgeräte
Inmed wurde von drei Ingenieuren mit großem technischen Hin- tergrundwissen und  langjähriger medizintechnischer Erfahrung in Deutschland und Spanien gegründet. Im Mai 1987 nimmt Inmed seine Tätigkeit im Bereich des medizinischen High-Tech Equipment Ser- vice auf. 1990 übernimmt Erik Rehn, einer der Gründungsmitglieder, die Geschäftsführung von Inmed Deutschland. Die Tätigkeitsbereiche Installationen  und HF Raumabschirmungen werden ausgebaut, Inmed wird Distributor von Shimadzu MRT und CT Systemen. Das Tochterunternehmen Image Devices GmbH entsteht.

Im Juli 2000 wird Inmed aus der Gruppe der Firmengründer ausgegliedert und von Erik Rehn übernommen. Der Umzug nach Offenbach erfolgt. Ab 2003 verlagert sich der Aufgabenschwerpunkt mehr und mehr in Richtung Siemens MRT-Systeme. 2005 erfolgt die ISO 9001

Zertifizierung und eine weitere Spezialisierung auf die Beschaffung, Installation und den Service von gebrauchten Siemens MRT-Systemen.

Spezialisierung auf Siemens MRT
2007 entscheidet die Geschäftsleitung, die Hauptaktivitäten  im Bereich Siemens MRT zu intensivieren und Siemens CT nicht mehr selbst zu betreuen. Hierzu benötigt Inmed aber einen zuverlässigen Kooperationspartner für den Bereich Siemens CT. Mit der Firma MEDSER wird diese Partnerfirma gefunden. Inmed tritt seitdem gemeinsam mit MEDSER auf Messen und bei Endkunden auf, um den Bereich SIEMENS MRT und CT – wie aus einer Hand – anbieten zu können.

Im Juli 2009 wird der operative Bereich von Inmed in das Gewerbegebiet Bieber Waldhof in Offenbach umgesiedelt. 2011 wird eine eigene HF Spulenreparaturabteilung für Siemens MRT Systeme eingerichtet.

Seitdem steht Inmed auf drei Standbeinen:

  • Endkundenservice,
  • Abwicklung von schlüsselfertigen Komplettprojekten,
  • Reparatur von SIEMENS HF-Spulen.

2013 mietet Inmed weitere 700 qm Lagerfläche für die Lagerung von MRT Systemen an und errichtet eine eigene Lackierabteilung.

Klare Archivstrukturen mit ELO

Dokumentenflut auf dem Fileserver
Mit zunehmendem Erfolg des  Unternehmens stieg aber nicht nur die Mitarbeiterzahl, von Anfangs vier auf inzwischen 33, auch die Zahl der zu archivierenden Dokumente wie Vertragsunterlagen, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Reparatur- und Bedienungsanleitungen etc. erhöhte sich enorm.

Außerdem gehörte ein Dokument häufig zu mehreren Vorgängen und musste somit dupliziert bzw. kopiert werden. Große Projekte waren daher mit ihren zahlreichen E-Mails und technischen Dokumenten fast nicht mehr zu überblicken.

Dies alles führte dazu, dass die Dokumentenflut auf dem Fileserver und im Unternehmen nicht mehr vernünftig zu verwalten war. Die alten Strukturen ließen sich aber nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand anpassen oder verändern. Da zudem die Suchfunktion im Windows Explorer weder praxisorientiert noch ausreichend schnell arbeitet und auch das Sortieren der Dokumente auf Dateisystemebene unflexibel und schwerfällig ist, beschloss die Geschäftsleitung im August 2013 ein zukunftssicheres Dokumenten-Management-System (DMS) einzusetzen.

Vertraute“ Benutzung überzeugt
Nach einem gründlichen Produktvergleich entschied sich die Inmed für das aktuelle Enterprise-Content- Management(ECM)-System ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office. Vor allem die MS Office ähnliche Oberfläche und die einfache, fast schon „vertraute“ Benutzung begeisterte die Geschäftsleitung.

Zudem überzeugte die enorme Flexibilität: Web Client, Windows Client, Java Client und Smartphone App sind einheitlich gestaltet und die Lösung lässt sich selbstverständlich je nach Bedarf modular ausbauen.

Informationen per Mausklick
Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner BCIS  wurde die Zielsetzung des Projekts ELO Einführung festgelegt. Besonders wichtig für die Inmed war, dass Dokumentationen zu jedem einzelnen Vorgang schnell und einfach zu finden sein müssen. Die Informationen sollten daher möglichst per Mausklick verfügbar sein.

Weitere Vorgaben/Ziele der Inmed waren:

  • automatische Archivierung aller relevanten Dru- cke, die das ERP-System oxaion verlassen,
  • möglichst einfache Ablage eingehender auftrags- bezogener Dokumente per Drag & Drop,
  • Einführung einer digitalen Personalakte,
  • Archivieren und Indexieren aller Dokumente aus dem Vorgänger ERP-System und aus MS Office,
  • Verwaltung aller für das Qualitätsmanagement relevanten Vorlagen und Dokumente,
  • Urlaubsantragsworkflow,
  • Internetgateway/Webaccess.

Preisgekrönt: Quickzone Desktop
Bei der Inmed wurde die ERP-Lösung oxaion 4.01 di-rekt per Datenbank angebunden. Die Ablage erfolgt über „Quickzone Desktop“, der von BCIS entwickelten Erweiterung. Quickzone Desktop ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente mit nur einem Klick vorgangsbezogen abzulegen und  gleichzeitig automatisch zu indexieren. Quickzone Desktop wurde 2013 mit dem „Best of“-Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand ausgezeichnet.

Bei Ausdrucken werden PDFs abgelegt. Für den Dokumentenimport wird der Document Mass Importer (DMI for ELO) verwendet, aus Outlook/Excel/Word wird ebenfalls Quickzone Desktop genutzt.

Fazit und Ausblick

Bereits seit November 2013 ist das Projekt abgeschlossen. Die Zusammenarbeit mit BCIS verlief reibungslos. Vor allem der hohe Kundenservice und die Kompetenz des ELO Business-Partners beeindruckte die Inmed Medizintechnik GmbH. Ende 2013 waren bereits 66.188 Bestandsdokumente archiviert, rund 50.000 kommen noch hinzu. Alle Dokumente sind blitzschnell verfüg- bar, dies spart Arbeitszeit und hilft Wissen zu erschließen. Das Inter- netgateway/Webaccess  funktioniert optimal, die digitale Personalakte ist erstellt und der Workflow für die Urlaubsanträge ist eingerichtet.

Guido Retzmann (kaufm. Leiter/Prokurist): „ELO  verschlankt unsere Prozesse, die Durchlaufzeiten aller Dokumente konnten deutlich verringert werden. Nebenbei hilft uns ELO QM-konform und sicher abzuspeichern. Veraltete Vorlagen gehören dank eingebauter Revisionierung der Vergangenheit an. Auch die Anbindung an unser ERP System wurde einfach und flexibel gelöst: Alle Drucke, die das Unternehmen verlassen, werden automatisch und vorgangsbezogen archiviert.“

Durch das für die Anwender schon vertraute Erscheinungsbild von ELOprofessional  (Archiv/Akte/Ordner),  wurde die DMS-Lösung von den Mitarbeitern sehr gut und vor allem extrem schnell akzeptiert. Be- sonders die einfache Ablage per Drag & Drop, die Volltextindizierung der archivierten Dokumente und das schnelle Finden von Unterlagen zu jedem Vorgang oder Schlagwort begeisterte Geschäftsleitung und Mitarbeiter gleichermaßen. Bereits nach vier Wochen war ein Arbei- ten ohne ELOprofessional nicht mehr vorstellbar.

Lästige und zeitraubende Suchprozesse nach Dokumenten, Bildern und sonstigen Vorgängen sind jetzt fast gänzlich weggefallen. ELO wurde von allen Mitarbeitern positiv angenommen.“ so Erik Rehn, Geschäftsführer der Inmed Medizintechnik GmbH. „Durch die Einführung von ELO in unserem mittelständischen Unternehmen, konnten administrative Abläufe deutlich verbessert werden.“

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