ZUGFeRD bedeutet „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Die Software wurde für einen einheitlichen elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt. Das ZUGFeRD-Format gilt in Deutschland als grundlegendes Programm und ist über das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) für Verwaltungen und Unternehmen kostenlos zugänglich.

Sinn dahinter soll der einfache und papierlose Austausch von elektronischen Rechnungen sein. Das ZUGFeRD-Format soll neben öffentlichen Verwaltungen und Großunternehmen auch für kleine bis sehr kleine Firmen für die Rechnungsstellung eingesetzt werden. Auch wenn letztere gegebenenfalls nur wenige Rechnungen pro Jahr verschicken müssen.

Zukünftig sollen durch den Einsatz die automatische Rechnungsverarbeitung vorangetrieben und so Kosten für Papier, Porto etc. eingespart werden. Durch die digitalisierte Datenverarbeitung rechnet man mit mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz auf Seiten der Anwender.

Pflicht ist die Nutzung allerdings nicht. Jedoch gibt es Tendenzen, die dafür sprechen, dass sich der Einsatz in der deutschen Wirtschaft etablieren wird. Bereits jetzt fördern viele Anbieter entsprechende Softwarelösungen für das Format an.

Seit März 2019 ist die neuste Version ZUDFeRD 2.0 erhältlich.

ZUGFeRD-Programm in kurzer Übersicht

Programm Historie

ZUGFeRD 1.0 wurde im Jahr 2014 veröffentlicht und wird als entscheidender Punkt für die Einführung einer automatischen, digitalisierten Rechnungsverarbeitung betrachtet. Entstanden ist das Rechnungsprogramm über das Forum elektronische Rechnungsverarbeitung Deutschland (FeRD), welches auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. gegründet wurde. FeRD fungiert als nationale Plattform von Unternehmen, Ministerien und Verbänden hinsichtlich der Etablierung der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Version 2.0 erschien am 11. März 2019.

ZUGFeRD 2.0 XRechnung und PDF/A-3 Einbettung

ZUGFeRD 2.0 ist die neuste Version der elektronischen Rechnungsverarbeitung und entspricht der europäischen Norm EN 16931-11. Das Programm ist in der Lage, XML-Schemata der bestehenden Standard Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT und das ISO Standard PDF/A-3 in ein Rechnungsformat zusammenzuführen. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat setzt sich zusammen aus einer PDF/A-3 kompatible PDF Datei und einer XML Version der Rechnung mit angehängter PDF. Dabei dient die PDF/A-3 Form zur visuellen Darstellung, das XML Format ist die maschinenlesbare Form der Rechnung.

ZUGFeRD 2.0-Profil EN 16931 (COMFORT) bietet den Einsatz der XRechnung. Diese unterstützt die Einhaltung der europäischen EN 16931-1 Norm der deutschen Verwaltung. In ihr können als in Version 2.0 optional geltende Felder zu einem Pflichtfeld umgewandelt werden. Nötige Angaben innerhalb einer Rechnung müssen somit zwingend ausgefüllt werden.

Validator für Rechnungen

Für die Validitätsprüfung von PDF oder XML-Rechnungen, stehen zahlreiche kostenfreie Onlinetools zur Verfügung. Dort kann getestet werden, ob die elektronische Rechnung ZUGFeRD-konform ist.

Vorteile

Der große Vorteil des ZUGFeRD-Programms ist, dass keine Anforderungen hinsichtlich der elektronischen Rechnungsübermittlung bestehen. Im Vergleich zu anderen Verfahren müssen auch im Vorfeld keinerlei Vereinbarungen getroffen werden. Die Rechnungssendung im Programm bleibt so lange aktiv, bis ein Widerruf der elektronischen Rechnung erfolgt.