Risiken nach der Abkündigung von DATEV DMS classic

Hintergrund
Der Beitrag hat das Ziel, für Sie und Ihre IT-Partner eine Transparenz über mögliche Folgen eines weiteren Einsatzes von DATEV DMS classic nach der Abkündigung zum 31.12.2023 zu schaffen. Hierbei werden sowohl technische als auch rechtliche Aspekte beleuchtet. Bitte beachten Sie dennoch, dass der komplette Umfang der möglichen Risiken nicht dargestellt wird.

Technische Aspekte

• Support und Service
  Durch Produktabkündigung zum 31.12.2023 wird sowohl Service als auch Support durch DATEV ausnahmslos ausgeschlossen.
• Zugriff auf Dokumente
  Technische Updates (Microsoft / DATEV usw.) können dazu führen, dass ein Zugriff auf die in DATEV DMS classic befindlichen Dokumente nicht mehr möglich ist.

Dies hat zur Folge:

• Ohne Zugriff auf DATEV DMS classic können keine Dokumente in DATEV DMS classic mehr eingesehen werden.
• Ohne Zugriff auf DATEV DMS classic können die Dokumente aus anderen leistungserstellenden DATEV-Programmen (DATEV Auftragswesen, DATEV Lohn und Gehalt u. v. m.) nicht mehr in DATEV DMS classic eingesehen werden, z. B. beim Aufruf eines Beleglinks aus DATEV Kanzlei Rechnungswesen / DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen.
• Ohne Zugriff auf DATEV DMS classic können die Dokumente aus anderen leistungserstellenden DATEV-Programmen (DATEV Auftragswesen, DATEV Lohn und Gehalt u. v. m.) nicht mehr in DATEV DMS classic archiviert werden.
• Ohne Zugriff auf die Dokumente in DATEV DMS classic ist ein Datenexport und damit eine Übernahme der Dokumente in eine DMS-Nachfolgelösung nicht möglich.

Rechtliche Aspekte: Aufbewahrungspflicht

Rechtliche Grundlage: Die Aufbewahrungspflicht für Unternehmer ergibt sich aus den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenverordnung.

Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf:

• Bücher und sonstige Aufzeichnungen
• Buchungsrelevante Dokumente

Verletzte Grundsätze
Bei nicht revisionssicherer Aufbewahrung werden folgende Grundsätze verletzt:

• Verletzung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GOBD).
• Keine Sicherstellung der retrograden und progressiven Prüfbarkeit von buchungsrelevanten Dokumenten:
  - Jede Änderung an steuerlich relevanten Dokumenten muss nachvollziehbar protokolliert und für die Betriebsprüfung vorzeigbar sein.
  - Keine Prüfbarkeit der Dokumente nach Abkündigung von DATEV DMS classic ohne vorherige Datenübernahme in ein anderes System (GOBD, Kapitel 9.4 „Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel“).

Mögliche Sanktionen
Mögliche Sanktionen bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht gehen von Zwangsmitteln über die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen bis hin zu empfindlichen Bußgeldern u. v. m..

Im Insolvenzverfahren kann dies im Einzelfall zu Freiheitsstrafen bis zu zwei Jahren oder zu Geldstrafen führen.

Erlöschen des Nutzungsrechts gemäß DATEV AGB
Das Nutzungsrecht von DATEV DMS classic erlischt mit Abkündigung des Softwareprodukts, spätestens am 31.12.2023 gemäß der AGB der DATEV (bei den besonderen Bedingungen Programme, Datenbanken, Cloud-Anwendungen und Rechenzentrumsleistungen, Kapitel 2.10).

Nach der Abkündigung muss DATEV DMS classic gemäß der AGB deinstalliert werden.