Ein ECM-System verwaltet Dokumente, Informationen und Prozesse digital, strukturiert und sicher zentral für das gesamte Unternehmen. Mit dem ECM kann man elektronische Dokumente erfassen, finden, bearbeiten, austauschen und aufbewahren. 

Ein DMS (Dokumenten Management System) verwaltet primär Dokumente, ein ECM umfasst auch Prozesse, Workflows und Archivierung. 

Weniger Suchzeiten, transparente Abläufe, bessere Zusammenarbeit und höhere Datensicherheit.

Die Vorteile einer ECM-Lösung (Enterprise Content Management) reichen weit über das bloße Archivieren von Dateien hinaus. Ein modernes ECM-System unterstützt Unternehmen dabei, ihre digitalen Informationen zentral zu organisieren, gezielt zu steuern und sicher aufzubewahren. Dadurch entstehen Effizienzgewinne in nahezu allen Bereichen – von der Buchhaltung über das Personalwesen bis hin zum Kundenservice. 

Ein zentraler Vorteil einer ECM ist die deutliche Reduzierung von Papieraufwand und manuellen Arbeitsschritten. Dokumente lassen sich schnell finden, freigeben und bearbeiten – unabhängig vom Standort. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Betriebskosten. Gleichzeitig sorgt ein ECM-System für eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit, was insbesondere im Hinblick auf rechtliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben wichtig ist. 

Nicht zuletzt verbessert eine ECM-Lösung die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen: Informationen sind jederzeit verfügbar, Prozesse lassen sich automatisieren, und wiederkehrende Aufgaben werden vereinfacht. Die Vorteile einer ECM zeigen sich somit sowohl im Tagesgeschäft als auch in der strategischen Unternehmensentwicklung.

Die ELO ECM Suite sorgt für spürbare Verbesserungen in der täglichen Arbeit: weniger Papier, mehr Transparenz und deutlich effizientere Prozesse. Damit diese Veränderungen gut angenommen werden, setzt BCIS auf professionelles Change Management.

Ein digitaler Workflow ist ein automatisierter Arbeitsprozess, z. B. Freigabe einer Rechnung. 

ECM-Systeme indizieren Inhalte mit Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition), sodass alle Dokumente blitzschnell durchsuchbar sind. Die Volltextinformationen werden in einer Datenbank gespeichert, um schneller darauf zugreifen zu können. 

Mit der ELO ECM Suite lassen sich nahezu alle Arten von Informationen archivieren – darunter Dokumente, Dateien, E-Mails, Bilder und Scans. Auch bei der Menge setzt das System kaum Grenzen: Bis zu 10 Milliarden Dokumente können sicher und strukturiert gespeichert werden. So bleibt Ihre Informationsverwaltung auch bei großem Datenwachstum effizient und zukunftssicher.

Gerade zu Beginn fragen sich viele: Wie lege ich überhaupt eine sinnvolle Struktur an? Die ELO ECM Suite bietet dafür ein durchdachtes System mit Kategorien, Schlagwörtern, Archivbäumen, Aktenplänen und individuellen Zugriffsrechten. 

BCIS unterstützt Sie bei der Planung Ihrer digitalen Archivstruktur – praxisnah, verständlich und auf Ihre Prozesse abgestimmt. So entsteht Ordnung von Anfang an. 

Ja, moderne Oberflächen und logische Bedienung sorgen für intuitive Bedienung und schnelle Benutzerakzeptanz. Das Design ist angelehnt an Microsoft.

Ein ECM System kann mit verschiedenen vorhandenen System kommunizieren wie z.B. ERP-Systeme (DATEV, Sage, Business Central / NAV, Lexware und viele mehr), FiBu-Systeme, CRM-Systeme, Microsoft 365, E-Mail-Systemen u. v. m. 

In der Regel werden Benutzer und Gruppen mit dem Windows Active Directory oder Microsoft 365 synchronisiert, was die Nutzerverwaltung erheblich vereinfacht. Es ist aber auch ohne AD-Anbindung möglich. Dann werden Benutzer im ECM System verwaltet.

Ein modernes ECM-System bietet hohe Datensicherheit – unabhängig davon, ob es lokal betrieben oder in der Cloud genutzt wird. Bei einer Cloud-Lösung erfolgt die Datensicherung durch den ECM-Anbieter, in zertifizierten Rechenzentren mit verschlüsselter Datenübertragung und klaren Sicherheitsstandards. 

Wird das ECM-System lokal (On-Premises) betrieben, ist die Datensicherung Teil Ihres unternehmensinternen Backup-Konzepts – genau wie bei anderen Servern. So bleibt Ihre Dokumentenverwaltung jederzeit geschützt und zuverlässig abgesichert.