ELO for DATEV, die digitale Rechnungsverarbeitung, kurz erklärt
ELO for DATEV ist eine ECM-Lösung, die den Rechnungseingang strukturiert, bevor Belege in DATEV gebucht werden. Ziel ist es, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit im Rechnungswesen zu schaffen, ohne DATEV zu ersetzen. ELO for DATEV strukturiert den Rechnungseingang vor der Buchung in DATEV und automatisiert Prüf- und Freigabeprozesse.
Mit ELO for DATEV zur digitalen und sicheren Rechnungsverarbeitung
Rechnungen korrekt in DATEV zu verbuchen ist für viele Unternehmen kein Problem. Was davor passiert, dagegen schon.
In Abteilungen, die DATEV nutzen, entstehen Verzögerungen selten durch die Buchhaltung selbst, sondern durch einen unstrukturierten Rechnungseingang. Belege kommen per E-Mail, als PDF, auf Papier oder über Portale ins Unternehmen, werden weitergeleitet, ausgedruckt, abgelegt oder liegen in persönlichen Postfächern. Bis eine Rechnung in DATEV ankommt, ist oft nicht mehr klar, woher sie stammt, ob sie geprüft wurde oder ob Fristen bereits laufen.
ELO for DATEV setzt genau an diesem Punkt an.
Nicht in DATEV – sondern davor.
Wie viele Rechnungen liegen noch in Ihren Mailpostfächern?
Wo der Rechnungsprozess vor DATEV ins Stocken gerät
Viele DATEV Kunden beschreiben ihre Situation ähnlich. Die Buchhaltung arbeitet korrekt, trotzdem fühlt sich der Arbeitsalltag unruhig an. Rückfragen aus Fachabteilungen, fehlende Belege oder unklare Freigaben unterbrechen den Ablauf immer wieder. Der Druck entsteht nicht durch mangelnde Kompetenz, sondern durch fehlende Transparenz im Rechnungseingang.
Besonders spürbar wird das, wenn Mitarbeitende im Urlaub sind, krankheitsbedingt ausfallen oder Vertretungen übernehmen müssen. Prozesse, die bisher „irgendwie funktioniert haben“, stoßen plötzlich an ihre Grenzen. Wissen ist vorhanden, aber nicht verfügbar.
Gerade bei DATEV Anwendern entsteht hier ein zentraler Engpass in der digitalen Rechnungsverarbeitung und das erzeugt Stress, obwohl eigentlich alles digital sein sollte.
Warum selbst gut geführte Buchhaltungen unter Druck geraten
Wenn Überblick in der Rechnungsverarbeitung fehlt, obwohl alles digital ist
DATEV greift erst dann, wenn Rechnungen vollständig vorliegen und gebucht werden können. In der Praxis beginnt die eigentliche Arbeit jedoch deutlich früher. Rechnungen müssen gefunden, zugeordnet, geprüft und freigegeben werden.
Fehlt dafür eine zentrale Struktur, entstehen Verzögerungen, Abhängigkeiten von einzelnen Personen und Unsicherheit bei Fristen und Prüfungen in der Rechnungsverarbeitung.
Digitale Buchhaltung wird häufig mit der Buchung gleichgesetzt. Tatsächlich entscheidet jedoch die Rechnungsverarbeitung darüber, wie effizient und sicher gearbeitet werden kann. Ohne klare Prozesse vor DATEV bleibt selbst eine gute Buchhaltung dauerhaft unter Druck.
Fazit: In Buchhaltungen mit DATEV entstehen Probleme selten bei der Buchung selbst, sondern in der nicht automatisierten Rechnungsverarbeitung davor. Genau dieser Bereich entscheidet über Effizienz, Sicherheit und Arbeitsruhe.
Was ist ELO for DATEV?
Warum die Rechnungsverarbeitung vor DATEV entscheidend ist.
ELO for DATEV organisiert den gesamten dokumentenbasierten Prozess rund um die Buchhaltung – von Eingang über Freigabe bis zur revisionssicheren Ablage in DATEV.
ELO for DATEV integriert das Dokumentenmanagementsystem ELO mit der Buchhaltungs- und Steuerberatungssoftware DATEV, wodurch die Dokumentenverwaltung und Buchhaltung stark vereinfacht werden können. Sie können Dokumente und Belege direkt aus DATEV heraus verwalten, archivieren und bearbeiten. Diese Lösung erleichtert den Arbeitsablauf, da alle relevanten Informationen zentral und leicht zugänglich sind.
ELO for DATEV hilft Unternehmen, Prozesse zu optimieren, die Compliance zu gewährleisten und den Zugriff auf wichtige Dokumente zu vereinfachen und die E-Rechnungspflicht einzuhalten.
DATEV bleibt das führende System für die Buchung. ELO sorgt dafür, dass nur vollständige, geprüfte und freigegebene Rechnungen dort ankommen. So entsteht ein durchgängiger Prozess, der für Buchhaltung, Fachabteilungen und Prüfer gleichermaßen verständlich ist.
Intelligente Belegerkennung
KI-basierte, selbstlernende Belegerkennung für Rechnungen und Belege.
DATEV Stammdaten
Prüfung und Freigabe
Fertiger, anpassbarer Prüf- und Freigabeprozess.
Kontierung & Buchungsübergabe
Revisionssicher & GoBD konform
Was bedeutet ELO for DATEV konkret für Unternehmen?
Eingangsrechnungen werden zentral erfasst, geprüft und freigegeben, bevor sie in DATEV gebucht werden. Die Buchhaltung erhält nur vollständige und geprüfte Buchungen inkl. Belegen und Anlagen, was Rückfragen reduziert und Prozesse stabilisiert.
Vorteile von ELO for DATEV in der digitalen Rechnungsverarbeitung
Was sich im Arbeitsalltag von DATEV Anwendern konkret in der Rechnungsverarbeitung verbessert
Mit ELO erhalten DATEV Kunden einen Überblick darüber, welche Rechnungen eingegangen sind, wo sie sich im Prozess befinden und welche Schritte noch offen sind. Entscheidungen sind nachvollziehbar dokumentiert und Informationen zentral verfügbar. Die Buchhaltung arbeitet nicht schneller, weil sie mehr klickt, sondern weil sie weniger nachfragen muss. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist sinnvoll für Unternehmen, die im Durchschnitt >10 Rechnungen pro Tag erhalten.
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E-Rechnungs-Verarbeitung und Visualisierung im Rechnungseingang
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Einzige von DATEV offiziell empfohlene ECM-Lösung
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Dokumente & Belege dort, wo DATEV sie braucht – Buchungs- und Belegübergabe an DATEV
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Skontofristen im Griff – statt liegengebliebener Rechnungen
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Rechnungs-Dublettenprüfung schützt vor Doppelzahlung
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Jederzeit sehen, wo eine Rechnung steht - ohne Rückfragen; Transparenz im Rechnungseingang für ALLE Anwender
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Vollständiger Rechnungsvorgang inkl. Schriftverkehr, Anlagen etc.
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Von Anfang an: GoBD-konform & revisionssicher
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Direkter Beleglink aus DATEV nach ELO in die Vorgangsakte
Fazit: Die Vorteile zeigen sich vor allem darin, dass Buchhaltungen weniger Rückfragen klären müssen und jederzeit wissen, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet.
So funktioniert die Rechnungsverarbeitung mit ELO for DATEV
Transparenz über jede Rechnung – vor der Buchung in DATEV
Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Belegerkennung, Prüfung, Freigabe und Buchungsübergabe. Die Lösung macht den Status jeder Eingangsrechnung transparent und nachvollziehbar, bevor sie in DATEV verbucht wird.
Das Druck- und Medienzentrum Weinstadt erklärt, wie sie mit ELO for DATEV die Rechnungsverarbeitung stabilisiert und automatisiert hat
Erfahrungsbericht aus der Praxis
„Wir profitieren sehr von ELO for DATEV und sind mit der Einführung sehr zufrieden.“
„Bei uns gibt es (fast) nichts, was nicht über ELO läuft.“
„Wir sind in einem ständigen Prozess der Weiterentwicklung. Dazu gehört auch, sich zu fragen, welche Potenziale noch mit dem ELO-System zu heben sind.“
DATEV Kunden profitieren besonders dann von dieser Lösung, wenn alle beteiligten Personen oder Abteilungen in den digitalen Rechnungsprozess eingebunden sind.
Funktionen und Prozessschritte
ELO for DATEV ist die Lösung von ELO zur Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und internen Buchungsbelegen. Die Eingangsrechnungsverarbeitung Software enthält eine intelligente Belegerkennung, einen kompletten Freigabe-Workflow und die Beleg- und Buchungsübergabe direkt nach DATEV Mittelstand Faktura oder DATEV Kanzlei Rechnungswesen.
Dabei bleibt DATEV Mittelstand Faktura oder DATEV Kanzlei Rechnungswesen immer das führende System für die Verbuchung und Stammdatenverwaltung.
Was ist ELO for DATEV nicht?
ELO for DATEV ist KEIN Ersatz für DATEV und KEIN weiteres Buchhaltungssystem. Es ergänzt DATEV um eine strukturierte Organisation der Rechnungsverarbeitung. Dadurch werden Prozesse stabil, vertretungssicher und prüfungstauglich. Gerade in wachsenden Unternehmen oder bei knappen Ressourcen entsteht so eine nachhaltige Entlastung im Rechnungswesen.
Der in der Lösung integrierte ELO DocXtractor ist eine intelligente und selbstlernende Software zur automatischen Belegerkennung.
Der ELO DocXtractor analysiert den Beleg und füllt die Buchungsmaske mit erkannten Felder wie z.B. Mandant, Geschäftspartner, Belegnummer, Datum, Beträge, Steuersätzen, Steuerbeträgen, Wirtschaftsjahr aus.
Zusätzlich werden Informationen aus den DATEV Stammdaten des Geschäftspartners wie Name, Anschrift und Zahlungsbedingungen ausgefüllt.
Handelt es sich um ZUGFeRD Rechnungen, können die Daten ggf. direkt aus dem Dokument ausgelesen und zugeordnet werden.
Der Beleg wird zunächst im ELO Archiv revisionssicher abgelegt.
Schritt 2Hier werden die erkannten Buchungsdaten vom Anwender überprüft und ggf. geändert oder ergänzt.
Um verschiedene Szenarien abbilden zu können, sind dynamische Bestandteile enthalten wie z. B. Rückfrage oder weiteren Prüfer / Freigeber hinzufügen.
Schritt 3In diesem Arbeitsschritt werden die bereits eingetragenen Buchungsdaten vom Anwender nochmals geprüft und ergänzt.
Z. B. mit Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, WL-Code. Eine Weiterleitung zur Beleg- und Buchungsübergabe an DATEV ist erst möglich, wenn der gesamte Rechnungsbetrag kontiert ist.
Schritt 4Nach Erfassung der Buchungsdaten wird der Beleg mit den Buchungsdaten direkt aus ELO an DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen übergeben.
Hier findet dann die finale Buchung statt. Dafür wurde von ELO eine eigene Schnittstelle ELO Integration for DATEV entwickelt.
Der in der Lösung integrierte ELO DocXtractor ist eine intelligente und selbstlernende Software zur automatischen Belegerkennung.
Der ELO DocXtractor analysiert den Beleg und füllt die Buchungsmaske mit erkannten Felder wie z.B. Mandant, Geschäftspartner, Belegnummer, Datum, Beträge, Steuersätzen, Steuerbeträgen, Wirtschaftsjahr aus.
Zusätzlich werden Informationen aus den DATEV Stammdaten des Geschäftspartners wie Name, Anschrift und Zahlungsbedingungen ausgefüllt.
Handelt es sich um ZUGFeRD Rechnungen, können die Daten ggf. direkt aus dem Dokument ausgelesen und zugeordnet werden.
Der Beleg wird zunächst im ELO Archiv revisionssicher abgelegt.
Schritt 2Hier werden die erkannten Buchungsdaten vom Anwender überprüft und ggf. geändert oder ergänzt.
Um verschiedene Szenarien abbilden zu können, sind dynamische Bestandteile enthalten wie z. B. Rückfrage oder weiteren Prüfer / Freigeber hinzufügen.
Schritt 3In diesem Arbeitsschritt werden die bereits eingetragenen Buchungsdaten vom Anwender nochmals geprüft und ergänzt.
Z. B. mit Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, WL-Code. Eine Weiterleitung zur Beleg- und Buchungsübergabe an DATEV ist erst möglich, wenn der gesamte Rechnungsbetrag kontiert ist.
Schritt 4Nach Erfassung der Buchungsdaten wird der Beleg mit den Buchungsdaten direkt aus ELO an DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen übergeben.
Hier findet dann die finale Buchung statt. Dafür wurde von ELO eine eigene Schnittstelle ELO Integration for DATEV entwickelt.
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit der Lösung bildet alle Schritte von der automatischen Belegerkennung über Prüfung und Clearing bis zur Buchungsübergabe an DATEV strukturiert ab.
Wird während der Bearbeitung festgestellt, dass ein Beleg, z. B. eine Eingangsrechnung, fehlerhaft oder unvollständig ist, kann er jederzeit an einen Mitarbeiter oder die Gruppe Clearing weitergeleitet werden. Der Gruppe Clearing können verschiedene Mitarbeiter zugeordnet werden, die fehlerhafte Belege mit den Geschäftspartnern (Lieferanten, Kunden) besprechen und einen korrekten Beleg anfordern.
ELO for DATEV erkennt und meldet, wenn eine Rechnung eines Lieferanten mehrfach (auch zeitverzögert) eingeht, um Doppelbearbeitung und Doppelzahlungen zu vermeiden.
ELO archiviert Dokumente revisionssicher und GoBD konform. Alle Änderungen werden nachvollziehbar als neue Version gespeichert (Versionierung).
Im Rechnungsdashboard sind alle Rechnungen zu sehen, die sich gerade im Umlauf befinden oder befanden mit detaillierten Informationen, insbesondere aktueller Zuständigkeit
Ihrem Steuerberater können Sie einen Export der Belege zur Verfügung stellen oder einen direkten Zugriff aus DATEV über den Beleglink einrichten.
Wann lohnt sich ELO for DATEV?
ELO for DATEV ist sinnvoll für Unternehmen, die DATEV Rechnungswesen (oder DATEV KANZLEI Rechnungswesen) nutzen, im Durchschnitt >10 Rechnungen pro Tag erhalten und regelmäßig mit Rückfragen, fehlender Übersicht und/oder Zeitverlust im Rechnungseingang konfrontiert sind.
Ein besonders hohes Potential hat ELO for DATEV bei mehreren beteiligten Unternehmensbereichen, wachsendem Rechnungsvolumen oder knappen personellen Ressourcen. Hier lohnt sich die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung vor DATEV besonders.
So verarbeiten Sie eine E-Rechnung
ELO for DATEV verarbeitet E-Rechnungen im Rechnungseingang automatisiert, visualisiert sie als separates PDF für den Freigabeprozess und übergibt die Buchungsdaten abschließend direkt nach DATEV Rechnungswesen bzw. Faktura Mittelstand.
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen rein elektronisch zu empfangen.
Die Lösung: ELO for DATEV
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Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Rechnungsverarbeitung effizient und revisionssicher digitalisieren?
Ob erste Orientierung oder konkretes Projekt:
Über unser Kontaktformular erreichen Sie direkt unsere Experten. Gemeinsam prüfen wir, ob und wie wir Sie sinnvoll unterstützen können.
So nutzen Unternehmen ELO for DATEV
im Alltag
Typische Anwendungsfälle im DATEV Rechnungswesen
DATEV Kunden nutzen ELO unter anderem zur strukturierten Rechnungsprüfung in Fachabteilungen, zur zentralen Übersicht für die Buchhaltung und zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe bei Urlaub oder Krankheit. Der Vorher-Nachher-Effekt zeigt sich vor allem im Alltag: weniger Rückfragen, mehr Klarheit und ein ruhigeres Arbeiten.
Die dargestellten Anwendungsfälle zeigen typische Situationen aus DATEV Rechnungswesen-Abteilungen, die sich auf viele Unternehmen übertragen lassen.
| Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht | Saisonale Spitze & Mobile Arbeit | |
|---|---|---|
| Vorher | Unternehmen müssen seit Einführung der elektronischen Rechnungsformate komplexe Anforderungen erfüllen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) – oft mit manueller Aufbereitung und hohem Aufwand. | In Stoßzeiten (z. B. Jahresabschluss, Feiertage, Home-Office-Phasen) verzögern papierbasierte Prozesse oder Ad-hoc-Freigaben den Abschluss. |
| Nachher | Mit ELO for DATEV werden E-Rechnungen automatisch erkannt, strukturiert und über ein Formular zur Prüfung und Freigabe weitergegeben. Nach der Archivierung im ELO-Archiv erzeugt das System einen Buchungsvorschlag, der nahtlos an DATEV übergeben wird, inklusive GoBD-konformer Speicherung. | ELO for DATEV erlaubt mobilen Zugriff auf Dokumente & Workflows via Web/App. Mitarbeitende können Rechnungen prüfen, freigeben oder kommentieren – auch unterwegs. Gerade in Zeiten hoher Auslastung oder dezentraler Teams führt das zu spürbar kürzeren Durchlaufzeiten. |
| Nutzen (Messbar) | compliant E-Rechnungsverarbeitung | höhere Prozess-Resilienz |
Wegfall manueller Datentypisierung | weniger Staus im Rechnungswesen | |
durchgängig digitaler Prozess | skalierbare Freigabeprozesse |
Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Vorher:
Unternehmen müssen seit Einführung der elektronischen Rechnungsformate komplexe Anforderungen erfüllen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) – oft mit manueller Aufbereitung und hohem Aufwand.
Nachher:
Mit ELO for DATEV werden E-Rechnungen automatisch erkannt, strukturiert und über ein Formular zur Prüfung und Freigabe weitergegeben. Nach der Archivierung im ELO-Archiv erzeugt das System einen Buchungsvorschlag, der nahtlos an DATEV übergeben wird, inklusive GoBD-konformer Speicherung.
Nutzen (messbar)
- compliant E-Rechnungsverarbeitung
- Wegfall manueller Datentypisierung
- durchgängig digitaler Prozess
Saisonale Spitze & Mobile Arbeit
Vorher:
In Stoßzeiten (z. B. Jahresabschluss, Feiertage, Home-Office-Phasen) verzögern papierbasierte Prozesse oder Ad-hoc-Freigaben den Abschluss.
Nachher:
ELO for DATEV erlaubt mobilen Zugriff auf Dokumente & Workflows via Web/App. Mitarbeitende können Rechnungen prüfen, freigeben oder kommentieren – auch unterwegs. Gerade in Zeiten hoher Auslastung oder dezentraler Teams führt das zu spürbar kürzeren Durchlaufzeiten.
Nutzen (messbar)
- höhere Prozess-Resilienz
- weniger Staus im Rechnungswesen
- skalierbare Freigabeprozesse
Häufige gestellte Fragen
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ELO for DATEV Schulung
Perfekter Start für Anwender
Unser Videokurs begleitet Sie Schritt für Schritt beim Start mit ELO for DATEV. Auch für die strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Webcasts zum Thema
ELO for DATEV
Im Webcast sehen Sie live, wie ELO for DATEV den Rechnungseingang strukturiert und Transparenz schafft. Ideal bei wachsendem Belegvolumen.