Der in der Lösung integrierte ELO DocXtractor ist eine intelligente und selbstlernende Software zur automatischen Belegerkennung. Der ELO DocXtractor analysiert den Beleg und füllt die Buchungsmaske mit erkannten Felder wie z.B. Mandant, Geschäftspartner, Belegnummer, Datum, Beträge, Steuersätzen, Steuerbeträgen, Wirtschaftsjahr aus. Zusätzlich werden Informationen aus den DATEV Stammdaten des Geschäftspartners wie Name, Anschrift und Zahlungsbedigungen ausgefüllt.

Handelt es sich um ZUGFeRD Rechnungen, können die Daten ggf. direkt aus dem Dokument ausgelesen und zugeordnet werden.

Der Beleg wird zunächst ELO Archiv revisionssicher abgelegt.

Hier werden die erkannten Buchungsdaten vom Anwender überprüft und ggf. geändert oder ergänzt. Um verschiedene Szenarien abbilden zu können, sind dynamische Bestandteile enthalten wie z.B. Rückfrage oder weiteren Prüfer / Freigeber hinzufügen.

In diesem Arbeitsschritt werden die bereits eingetragenen Buchungsdaten vom Anwender nochmals geprüft und ergänzt z.B. mit Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, WL-Code. Eine Weiterleitung zur Beleg- und Buchungsübergabe an DATEV ist erst möglich, wenn der gesamte Rechnungsbetrag kontiert ist.

Nach Erfassung der Buchungsdaten wird der Beleg mit den Buchungsdaten direkt aus ELO an DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen übergeben. Hier findet dann die finale Buchung statt. Dafür wurde von ELO eine eigene Schnittstelle ELO Integration for DATEV entwickelt.

Wird während der Bearbeitung festgestellt, dass ein Beleg fehlerhaft ist, kann er jederzeit einem Mitarbeiter oder der Gruppe Clearing weitergeleitet werden. Der Gruppe Clearing können verschiedene Mitarbeiter zugeordnet werden, die fehlerhafte Belege mit den Geschäftspartnern (Lieferanten, Kunden) besprechen und einen korrekten Beleg anfordern.

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