In der modernen Geschäftswelt ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen. Dennoch verbringen Buchhaltungsabteilungen in vielen Unternehmen immer noch unzählige Stunden mit der manuellen Bearbeitung von Eingangsrechnungen: Daten abtippen, Papierstapel von Schreibtisch zu Schreibtisch tragen, Freigaben hinterhertelefonieren und Skontofristen mühsam überwachen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig und teuer.
ELO Invoice Gen. 2 ist die Antwort auf diese Herausforderungen.
Als ganzheitliche Business Solution automatisiert und digitalisiert ELO Invoice den gesamten Lebenszyklus einer Eingangsrechnung – vom Posteingang bis zur finalen Buchung im ERP-System. Basierend auf modernster Technologie und tiefer Integration in das ELO ECM-System bietet die Generation 2 eine noch intuitivere Benutzerführung, gesteigerte Performance und maximale Transparenz.
Das Problem: Der analoge Flaschenhals
Bevor wir uns die Lösung ansehen, werfen wir einen Blick auf den klassischen, manuellen Prozess. Rechnungen treffen per Post oder E-Mail ein. Sie müssen sortiert, gestempelt, manuell in Listen erfasst und zur sachlichen Prüfung an die Fachabteilungen weitergeleitet werden.
Die Folgen sind:
ELO Invoice (Gen. 2) bricht diesen Flaschenhals auf.
Die Lösung: Der automatisierte Workflow im Überblick
ELO Invoice (Gen. 2) transformiert den Kreditorenprozess in einen schlanken, digitalen Workflow. Der Prozess lässt sich in fünf Kernphasen unterteilen, die nahtlos ineinandergreifen.
Phase 1: Intelligenter Rechnungseingang und Erfassung
Der Prozess beginnt mit der zentralen Erfassung aller eingehenden Rechnungen, egal ob sie papierhaft oder digital eintreffen.
Automatischer E-Mail-Import:
Eingehende E-Mails mit Rechnungsanhängen (z. B. im PDF-Format) können automatisch überwacht und in das ELO-System importiert werden, z.B. aus einem Postfach [email protected].
Papierrechnungen:
Papierrechnungen werden in der ELO Postbox (im Standard enthalten) gescannt und durchlaufen anschließend denselben digitalen Prozess wie elektronische Belege.
Phase 2: KI-gestützte Datenextraktion (ELO DocXtractor)
Das Herzstück der Automatisierung ist die Anbindung an den ELO DocXtractor. Diese intelligente Klassifizierungs- und Extraktionskomponente analysiert das Dokumentenlayout und liest alle relevanten Rechnungsdaten automatisch aus. Dazu gehören:
- Kreditor / Lieferant
- Rechnungsdatum und -nummer
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
- Währung
- Bestellbezug (Bestellnummer)
- Einzelne Positionen (optional)
Der ELO DocX Verifier:
Sollten Daten nicht eindeutig erkannt werden oder Plausibilitätsprüfungen (z. B. Rechenfehler) fehlschlagen, wird der Beleg im ELO DocX Verifier zur manuellen Nachbearbeitung vorgelegt. Hier können Anwender die Daten korrigieren oder ergänzen, bevor der eigentliche Workflow startet.
Phase 2: KI-gestützte Datenextraktion (ELO DocXtractor)
Das Herzstück der Automatisierung ist die Anbindung an den ELO DocXtractor. Diese intelligente Klassifizierungs- und Extraktionskomponente analysiert das Dokumentenlayout und liest alle relevanten Rechnungsdaten automatisch aus. Dazu gehören:
- Kreditor / Lieferant
- Rechnungsdatum und -nummer
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge
- Währung
- Bestellbezug (Bestellnummer)
- Einzelne Positionen (optional)
Der ELO DocX Verifier:
Sollten Daten nicht eindeutig erkannt werden oder Plausibilitätsprüfungen (z. B. Rechenfehler) fehlschlagen, wird der Beleg im ELO DocX Verifier zur manuellen Nachbearbeitung vorgelegt. Hier können Anwender die Daten korrigieren oder ergänzen, bevor der eigentliche Workflow startet.
Phase 3: Formelle und Sachliche Prüfung
Nach der erfolgreichen Datenextraktion startet der automatisierte Freigabe-Workflow. ELO Invoice (Gen. 2) bietet hierfür vordefinierte, aber flexibel anpassbare Standardprozesse.
Der ELO Invoice Workspace:
Anwender arbeiten in einem zentralen Workspace, der speziell für das Rechnungsmanagement optimiert wurde. Hier sehen sie auf einen Blick alle Rechnungen, die ihrer Bearbeitung bedürfen.
Der Prüfprozess:
- Formelle Prüfung (Buchhaltung): Die Buchhaltung prüft die Rechnung auf steuerrechtliche Korrektheit (z. B. nach §14 UStG) und nimmt ggf. eine Vorkontierung vor.
- Sachliche Prüfung (Fachabteilung): Die Rechnung wird automatisch an den zuständigen Besteller oder Projektleiter zur inhaltlichen Freigabe weitergeleitet. Dank der Web-basierten Oberfläche kann dies auch mobil erfolgen.
Spezialfunktionen im Workflow:
- Bestellabgleich: Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann ELO Invoice die Daten gegen die Bestelldaten aus dem ERP-System prüfen. Stimmen Positionen und Beträge überein, ist eine Dunkelbuchung (automatisierte Freigabe ohne manuelle Interaktion) möglich.
- Dynamische Eskalation: Übersteigt eine Rechnung einen bestimmten Schwellenwert, wird sie automatisch zur Freigabe an die nächsthöhere Führungsebene weitergeleitet.
- Vier-Augen-Prinzip: Für kritische Prozesse kann ein obligatorisches Vier-Augen-Prinzip konfiguriert werden, um Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Phase 3: Formelle und Sachliche Prüfung
Nach der erfolgreichen Datenextraktion startet der automatisierte Freigabe-Workflow. ELO Invoice (Gen. 2) bietet hierfür vordefinierte, aber flexibel anpassbare Standardprozesse.
Der ELO Invoice Workspace:
Anwender arbeiten in einem zentralen Workspace, der speziell für das Rechnungsmanagement optimiert wurde. Hier sehen sie auf einen Blick alle Rechnungen, die ihrer Bearbeitung bedürfen.
Der Prüfprozess:
- Formelle Prüfung (Buchhaltung): Die Buchhaltung prüft die Rechnung auf steuerrechtliche Korrektheit (z. B. nach §14 UStG) und nimmt ggf. eine Vorkontierung vor.
- Sachliche Prüfung (Fachabteilung): Die Rechnung wird automatisch an den zuständigen Besteller oder Projektleiter zur inhaltlichen Freigabe weitergeleitet. Dank der Web-basierten Oberfläche kann dies auch mobil erfolgen.
Spezialfunktionen im Workflow:
- Bestellabgleich: Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann ELO Invoice die Daten gegen die Bestelldaten aus dem ERP-System prüfen. Stimmen Positionen und Beträge überein, ist eine Dunkelbuchung (automatisierte Freigabe ohne manuelle Interaktion) möglich.
- Dynamische Eskalation: Übersteigt eine Rechnung einen bestimmten Schwellenwert, wird sie automatisch zur Freigabe an die nächsthöhere Führungsebene weitergeleitet.
- Vier-Augen-Prinzip: Für kritische Prozesse kann ein obligatorisches Vier-Augen-Prinzip konfiguriert werden, um Revisionssicherheit zu gewährleisten.
Phase 4: Clearing-Center und Klärungsschleifen
Nicht jede Rechnung ist korrekt. ELO Invoice (Gen. 2) bietet integrierte Funktionen zur Behandlung von Abweichungen.
Das Clearing-Center:
Stimmen Rechnungs- und Bestelldaten nicht überein, oder ist die sachliche Prüfung negativ, kann der Beleg in ein Clearing-Center überführt werden. Dort wird der Klärungsgrund (z. B. Preisabweichung, Mengenabweichung, falsches Material) dokumentiert.
Transparenz durch den ELO Feed:
Die Kommunikation zur Klärung findet direkt am Beleg im ELO Feed statt. Alle Beteiligten können Kommentare hinterlassen, was E-Mail-Rückfragen überflüssig macht und den gesamten Klärungsprozess revisionssicher dokumentiert.
Phase 5: Vorkontierung, Export und Archivierung
Ist die Rechnung final freigegeben, erfolgt der Abschluss des Prozesses.
Vorkontierung:
Die Buchhaltung kann Kontierungsdaten (Sachkonten, Kostenstellen) direkt im ELO-Formular erfassen. ELO Invoice unterstützt dabei durch Vorschlagswerte, die auf historischen Daten des Kreditors basieren.
ERP-Export:
Nach der finalen Freigabe werden die vollständigen Rechnungsdaten und Kontierungsinformationen über standardisierte Schnittstellen an das angebundene ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, DATEV) übergeben. Dort erfolgt die endgültige Buchung und Zahlung.
Revisionssichere Archivierung:
Das Rechnungsdokument selbst wird zusammen mit dem vollständigen Workflow-Protokoll und allen Kommentaren im ELO ECM-System revisionssicher und GoBD-konform archiviert.
Phase 5: Vorkontierung, Export und Archivierung
Ist die Rechnung final freigegeben, erfolgt der Abschluss des Prozesses.
Vorkontierung:
Die Buchhaltung kann Kontierungsdaten (Sachkonten, Kostenstellen) direkt im ELO-Formular erfassen. ELO Invoice unterstützt dabei durch Vorschlagswerte, die auf historischen Daten des Kreditors basieren.
ERP-Export:
Nach der finalen Freigabe werden die vollständigen Rechnungsdaten und Kontierungsinformationen über standardisierte Schnittstellen an das angebundene ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, DATEV) übergeben. Dort erfolgt die endgültige Buchung und Zahlung.
Revisionssichere Archivierung:
Das Rechnungsdokument selbst wird zusammen mit dem vollständigen Workflow-Protokoll und allen Kommentaren im ELO ECM-System revisionssicher und GoBD-konform archiviert.
Das Rechnungs-Dashboard: Volle Kontrolle und Transparenz
Ein Highlight von ELO Invoice (Gen. 2) ist das integrierte Rechnungs-Dashboard. Es bietet dem Management und der Buchhaltungsleitung eine Echtzeit-Übersicht über den Status aller Eingangsrechnungen.
Funktionen des Dashboards:
- Status-Übersicht: Wie viele Rechnungen sind im Eingang, in der Prüfung, im Clearing oder bereit zum Export?
- Fristen-Überwachung: Visualisierung drohender Skontoverluste oder Fälligkeiten.
- Kreditoren-Analyse: Überblick über die Rechnungsvolumina pro Lieferant.
- Filterfunktionen: Schnelles Filtern nach Datum, Kreditor oder Betrag.
Dies ermöglicht eine proaktive Steuerung der Kreditorenbuchhaltung und eine optimierte Liquiditätsplanung.
ELO Invoice: Classic vs. Gen. 2
Was ist neu?
Die Generation 2 von ELO Invoice ist eine konsequente Weiterentwicklung der bewährten "Classic"-Lösung. Sie setzt auf modernere Technologie-Stacks und eine verbesserte User Experience.
Wichtige Neuerungen:
- Integrierter Workspace: Eine einheitliche, moderne Oberfläche für alle Invoice-Aufgaben, die das Springen zwischen verschiedenen Ansichten minimiert.
- Verbessertes Dashboard: Ein grafisch aufbereitetes Dashboard direkt im Workspace für sofortige Transparenz.
- Optimierte Performance: Schnellere Ladezeiten und effizientere Verarbeitungsprozesse.
- Tiefere DocXtractor-Integration: Der Abgleich von Bestellpositionen und die Behandlung von Abweichungen wurden weiter vereinfacht.
- Modernes Design: Eine intuitive, kachelgesteuerte Oberfläche, die die Einarbeitungszeit für neue Anwender verkürzt.
ELO Invoice
Funktionen im Vergleich
| Funktionen | ELO Invoice (Classic) | ELO Invoice (Gen. 2) |
|---|---|---|
| Rechnungen ablegen | X | X |
| Anhang hinzufügen | X | X |
| Zu Rechnung ablegen | X | - |
| Seiten anfügen | X | - |
| Automatisierte Klassifizierung | X | X |
| Vorlage erstellung | X | - |
| Vorlage laden | X | - |
| Vorlage löschen | X | - |
| Rechnungen exportieren | X | - |
| Dokumente zu Kreditor suchen | X | X |
| Fristenberechnung | X | X |
| Dashboard (Workspace) | X | X |
| E-Rechnungsformate | X | X |
| §14-Prüfung | X | X |
| Konfigurierbarer Workflow | X | X |
| Individueller Freigabeprozess | X | X |
| Vorkontierung | X | X |
| Rechnung in Klärung (Clearing-Stelle) | X | X |
| Nachvollziehbarkeit | X | X |
| Automatisierte Rechnungsablage | X | X |
| NEU: Historie | - | X |
| NEU: Kostenstellenbezogene Vorhersage | - | ab V1.1 |
| NEU: Bestellbezug | - | ab V1.1 |
| NEU: Rabatte und Abschläge | - | ab V1.1 |
Einen aktuellen Funktionsvergleich (Stand 02.2026) zwischen ELO Invoice (Classic) und ELO Invoice (Gen. 2) finden Sie in der nachfolgenden Tabelle. Viele weitere Funktionen folgen in Kürze. Wenn Sie bei Neuerungen informiert werden möchten, abonnieren Sie unseren Newsletter
Hinweis: Der Funktionsvergleich dient einer ersten Übersicht, da die einzelnen Funktionen aufgrund der unterschiedlichen Entwicklungszeiträume nicht immer 1:1 vergleichbar sind.
Fazit: Zeit für digitale Effizienz
ELO Invoice (Gen. 2) ist mehr als nur Software – es ist ein strategisches Werkzeug zur Optimierung Ihrer Finanzprozesse. Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung reduzieren Sie Durchlaufzeiten drastisch, sichern sich Skontovorteile, erhöhen die Transparenz und gewährleisten Revisionssicherheit. Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von monotonen Aufgaben und schaffen Sie Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.
Machen Sie den nächsten Schritt in die digitale Zukunft. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung und Demo von ELO Invoice (Gen. 2).
Kostenfreies Gespräch
zu ELO Invoice
In einem kurzen Gespräch analysieren wir gemeinsam:
- wie Rechnungen aktuell erfasst und abgelegt werden
- wo Unsicherheiten und Medienbrüche entstehen
- wie eine sinnvolle Struktur für Ihr Unternehmen aussehen kann
- Ziel: Orientierung und Klarheit
