ELO HR Personnel File
Die digitale Personalakte
mit und in ELO
Das Wichtigste in Kürze
- ELO Personell File regelt ihr Personalmanagement, zentralisiert alle Personaldokumente, macht sie sicher und DSGVO-konform zugänglich.
- Prozesse wie Onboarding, Offboarding und weitere HR-Workflows lassen sich automatisieren und durch Erinnerungsfunktionen effizient gestalten.
- Mitarbeitende können über Self-Service-Funktionen wie Änderungsmitteilungen oder Akteneinsicht unkompliziert mit der Personalabteilung kommunizieren.
- Rechtebasierte Zugriffe ermöglichen es, dass Führungskräfte, Betriebsräte oder die Geschäftsführung benötigte Informationen zeitlich und inhaltlich eingeschränkt einsehen können.
- Mit Anbindungen an bestehende HR-Systeme oder der Pflege von Daten direkt in ELO wird die doppelte Datenhaltung vermieden und die Effizienz gesteigert.
ELO HR Personnel File
Zentrale, papierlose Personalakte
Gleichzeitiger Zugriff
Personalabteilung und Teamleiter haben gleichzeitig Zugriff, auch mobil z.B. in Personalgesprächen.
Versionierung und revisionssichere Archivierung
Alle Personaldokumente werden versioniert und revisionssicher in ELO archiviert. Versehentliches Löschen oder Ändern ausgeschlossen.
Automatische Wiedervorlagen für Vorgesetzte
ELO HR Personnel File
Referenzen
Hendrik Meinert, stellvertretender Personalleiter
Dreifaltigkeits-Hospital Lippstadt
„ELO wird bei uns in der Personalabteilung eingesetzt, um die Arbeitsabläufe in unserer Abteilung transparenter zu gestalten und sie zu vereinheitlichen. Mit dem IT-Spezialisten und ELO Business-Partner BCIS hatten wir einen kompetenten Partner an unserer Seite, der unsere Abläufe schnell erfasst hat und diese teilweise neu strukturieren konnte, bevor sie in ELO eingebunden wurden. Heute möchten wir ELO nicht mehr missen. Unsere Abläufe sind strukturiert und unsere Vorlagen einheitlich und immer auf dem neusten Stand. Durch die fehlende Ablage haben wir Zeit für die Hauptaufgaben unserer Abteilung gewonnen.“
Christian Brethauer Steuber, IT-Systemadministrator
Flughafen GmbH Kassel
„Die Umstellung von einer reinen Dokumentenmanagement Lösung von DATEV auf das Enterprise Content Management System von ELO mit ELO for DATEV, ELO Contract und ELO HR Personnel File war für uns ein weiterer Schritt in die digitale Zukunft.“
5 Gründe
Warum Sie ELO HR Personnel File nutzen sollten
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Platz- und ressourcensparend
Entfall von Lagerplatz, Aktenschränken, Ordnern, Papier- und Druckkosten, erhebliche Zeiteinsparung bei der Ablage und Suche.
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Schutz vor Manipulation und Löschen
Durch automatische Versionierung und revisionssichere Ablage sind alle Dokumente sicher.
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Rechtebasierter mobiler Zugriff von Dritten
z.B. für Führungskräfte, Betriebsrat, Rechtsanwälte, Mitarbeiter, zeitlich und inhaltlich begrenzbar.
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Nicht noch eine Software notwendig
Nutzen Sie ELO als Digitalisierungsplattform auch für Personalakten (erweiterbar mit ELO HR Recruiting) und führen Sie nicht noch eine neue Software ein.
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DSGVO-konform
Umsetzung der DSGVO-Anforderungen durch digitales Rechtemanagement.
Unsere ELO- und DATEV Zertifizierungen
BCIS ist zertifizierter ELO Business Partner.
BCIS ist zertifizierter ELO Cloud Partner.
BCIS ist autorisierter ELO Distributor.
Die passende Lösung für
für Unternehmen und Verwaltungen jeder Größe
Mit der digitalen Personalakte ELO Personnel File verwalten und steuern Sie Personaldokumente sicher und transparent unter Einhaltung der DSGVO-Anforderungen.
Die digitale Personalakte ELO HR Personnel File stellt Ihnen eine digitale Personalakte zur Verfügung und vereint sämtliche Dokumente formatunabhängig an einem zentralen Ort.
Mit ELO HR Personnel File lassen sich gleichermaßen Prozesse initiieren und Termine steuern. Ein Berechtigungssystem sowie Verschlüsselungstechnologien sorgen für die Einhaltung von Datenschutz und gesetzlichen Vorgaben.
ELO HR Personnel File
Digitale Personalakte und Personalprozesse
Automatisch Erstanlage aller Mitarbeitenden-Bestandsakten
Zum Start werden für alle Bestandsmitarbeitende Akten automatisch angelegt.
Beliebig viele Personalakten
Erstellen und Verwalten Sie beliebig viele Personalakten mit ELO HR.
Personal-Dashboard
über alle Mitarbeitenden mit Status, Bereich.
Self-Service für Mitarbeitende
Mitarbeitende können ohne ELO Lizenz z.B. Änderungsmitteilen wie Umzug, Kind, Bankverbindung etc. an die Personalabteilung übermitteln.
Akteneinsicht beantragen
Mitarbeitende können über diese Funktion Akteneinsicht beantragen. Die Freigabe und Dauer wird über einen integrierten Freigabeprozess abgebildet.
Organigramm
Aus den Vorgesetzten-Metadaten wird automatisch ein Organigramm erstellt und so Ihre Unternehmensstruktur visualisiert.
On-/Offboarding
Definieren Sie Prozesse und Checklisten für Onboarding und Offboarding, damit an alles gedacht wird.
Anbindung an HR-Systeme
Verbinden Sie ELO HR mit Ihrer Personalsoftware, damit Sie Stammdaten nur einmal pflegen. Haben Sie kein System oder wollen es nicht anbinden, können Sie die Daten nach dem Erstimport auch in ELO HR pflegen.
Weitere Prozesse digital abbildbar
Bilden Sie beliebig viele weitere Prozesse wie z.B. Urlaubsanträge, Fortbildungsanträge etc. digital ab über den in ELO integrierten Workflow Designer.
Automatische Versionierung
Alle Dokumente, Dateien und Scans werden bei Änderungen automatisch als neue Version in ELO abgelegt. So ist immer nachvollziehbar, wer was wann geändert hat.
DSGVO-konform
Mit ELO HR können Sie die strengen DSGVO-Anforderungen mit Zugriffskontrolle und Löschfristen kinderleicht umsetzen.
Revisionssicher
Unterschriebene Dokumente sind automatisch revisionssicher in ELO abgelegt und können nicht verloren gehen.
ELO HR Schulung
Für den Einsatz von ELO HR stellen wir Ihnen auf Wunsch eine Schulung aus unserer BCIS Online Akademie zur Verfügung und/oder schulen Sie persönlich online und vor Ort.
Erweiterungsoptionen - Erweitern Sie ELO HR Personnel File mit nützlichen Zusatzfunktionen:
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ELO HR Recruiting
Digitales Bewerbermanagement u.a. mit Bewerberportal und Übergabe von Bewerberakte in die Personalakte.
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ELO for Docusign
Digitale Signatur z.B. von Protokollen, Zusatzvereinbarungen, Anträgen etc.
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BCIS Quickzone for ELO
Kachelbasierte Ablage über Sidebar mit Direktzugriff auf Personaldaten und Vorlagenmanagement für Word, Excel und PDF.
ELO HR Personnel File
Systemvorraussetzungen
Für ELO HR benötigen Sie:
- ELO ab Version 20
Wenn Sie noch kein ELO im Einsatz haben:
- Windows Server ab 2019
- 32 GB Arbeitsspeicher
- 4 CPU-Kerne
- 200 GB Festplattenspeicher + Speicherplatz für Dokumente (abhängig von Größe und Anzahl)
- Clients ab Windows 10
Häufige gestellte Fragen
zu ELO HR Personnel File
Wie lange dauert die Einführung?
Die Projektdauer hängt von Anzahl der Akten, Anpassungswünsche und Verfügbarkeit der Mitarbeiter in der Personalabteilung ab. Die meisten Projekte haben wir innerhalb von rd. 3 Monaten eingeführt.
Empfehlen Sie für ELO HR einen eigenen Server oder Bestandteil einer vorhandenen ELO Umgebung?
Empfehlen Sie den Betrieb in der Cloud oder lokal?
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich die digitale Personalakte?
Kann ich ELO HR an mein Personalsystem anbinden?
Kann ich auch in Inhalten von Personaldokumenten suchen?
Werden Änderungen an Dokumenten protokolliert?
Kann ich On- und Offboarding Prozesse mit Checkliste abbilden?
Können Geschäftsführung, Betriebsrat, Teamleiter und Mitarbeitende zugreifen?
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte?
Kann ich ELO HR auch für mehrere Unternehmen nutzen?
Fragen zu ELO?
Unsere ELO Experten stehen Ihnen für Ihre Fragen gern zur Verfügung.
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Telefon
0561 / 766 56-40
Ihre direkte Ansprechpartnerin
Anne Krekeler
ELO Sales Consultant
