Eingangsrechnungs­­verarbeitung

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bis zum (DATEV) BuchungsstapelDigitale Eingangsrechnungsverarbeitung

BCIS Input Management mit ELO Invoice und ELO DocXtractor

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) beschreibt den automatischen Prozess von der Erfassung einer Rechnung, über die Prüfung bis zur Freigabe. Mit ELO werden eingehende Dokumente direkt in der passenden Akte abgelegt, automatisiert auf Empfänger, Absender, Rechnungsdatum und -betrag geprüft und per Workflow zum nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet.

Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sind kürzere Durchlaufzeiten, höhere Verarbeitungsqualität und die Steigerung von Skontoerlösen dank automatischem Eskalatationsmanagement. Außerdem ermöglicht ELO Invoice mit ELO DocXtractor eine hohe Transparenz und revisionssichere Archivierung während des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung.

Die Herausforderungen in Unternehmen liegen darin, die unterschiedlichen Formate von Rechnungen effizient und kostengünstig zu verarbeiten:

  • gescannte Papier-Rechnungen
  • PDF-Rechnungen per E-Mail oder Download
  • Belege im EDI- oder ZUGFeRD-Format

Durch eine digitale Lösung für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie Ihren Workflow optimieren und dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher kommen.

Mit dem BCIS Input Management mit ELO Invoice und ELO DocXtractor wird der Eingangsrechnungsbearbeitungsprozess beschleunigt und ist jederzeit nachvollziehbar.

Rechnungen mit einem Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig bis zur Buchung verarbeiten (Blindverbuchung) und automatisch im revisionssicheren ELO Archiv ablegen.

Der Prozessablauf
der Eingangsrechnungsverarbeitung

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Der Rechnungsprozess beginnt bereits mit der Bestellanforderung der Fachabteilung oder eines Mitarbeiters und nicht erst, wenn die Rechnung eingeht.

Wir bilden den Prozess vollständig ab und führen alle zum jeweiligen Vorgang gehörigen Dokumente in einer Rechnungsvorgangsakte zusammen. Erst damit ist eine qualifizierte Prüfung der Rechnung möglich, wenn alle Unterlagen, die zur Rechnung geführt haben, für alle Beteiligten schnell und direkt sichtbar sind.

 

Der Rechnungsprozess in der Übersicht

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Automatisieren Sie mit ELO Invoice und ELO DocXtractor die Rechnungsbearbeitung und reduzieren Sie so den Aufwand und Kosten um bis zu 70%!

Die Highlights von ELO Invoice (Rechnungsworkflow)

  • Frühes Scannen und Archivierung
    Sofort bei Posteingang (Papier, PDF, ZUGFeRD, EDI) in der richtigen Akte, ggf. Referenzen in weiteren Akten
  • Automatisierte Rechnungsprüfung nach GoBD
    Prüfung von Empfängeradresse nach §14 UStG, rechnerische Prüfung, Prüfung nach GoBD auf Vollständigkeit, Abgleich mit Fibu-Stammdaten, Zahlungskonditionen und Bankverbindungen.
  • ELO Workflows
    Digitale Weiterleitung direkt an den nächsten Sachbearbeiter, auch unterwegs via Tablet oder Smartphone, dadurch Entfall von Transport- und Liegezeiten
  • Einsparung von Porto, Versand- und Lagerkosten
    Weniger Ordner, Schränke, Archivraum, Kopierkosten, Papier und Arbeitsaufwand

Vorteile und Einsparpotenzial von ELO Invoice mit ELO DocXtractor

  1. Selbstlernend – Erkennung mit Künstlicher Intelligenz (KI)
  2. Konkret – Konzept-Workshop mit Abstimmung der Details in nur 1 Tag
  3. Standardisiert – Best Practice Lösung aus 18 Jahren ELO Erfahrung
  4. Skalierbar – von 30 bis 10.000 Rechnungen pro Tag
  5. Schnittstellen – Anbindung vorhandener Fibu- und ERP-Systeme

 Je mehr Rechnungen, desto höher das Einsparungspotential!

Welchen Mehrwerte hat ein digitaler Rechnungsworkflow für Ihr Unternehmen?

Übersichtliche Darstellung des Verarbeitungsprozesses
Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität
Höheres Potenzial für die Nutzung von Skonti
Verkürzung der Bearbeitungszeiten
Revisionssichere Archivierung und rechtssichere Verwaltung
Nahtlose Integration in alle gängigen ERP-Systeme

6 Schritte zur Eingangsrechnungsverarbeitung

Die ersten Schritte zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sind ein Vorgespräch zur Präsentation und die Präsentation der Lösung, passend zu Ihren Anforderungen.

Danach erhalten Sie ein Angebot für Lizenzen und Dienstleistungspakete, sowie Parameter-Workshop. Im Parameter-Workshop stimmen wir mit Ihnen alle Parameter aus unserem fertigen ERV Konzept ab.

Als Ergebnis erhalten Sie ein individuelles Konzept mit ca. 130 Seiten und einem Angebot mit hohem Festpreisanteil für die Umsetzung.

Anforderungen der GoBD und UStG sind im Konzept selbstverständlich umfänglich berücksichtigt.

Sie haben noch Fragen?

Was ist digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist die automatisierte elektronische Erkennung, Verteilung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen bis zum Buchungsstapel. Eine intelligente selbstlernende Software erfasst und prüft, liest Rechnungsinhalte und Artikelzeilen aus und gleicht es, sofern vorhanden, mit Bestelldaten ab. Über eine elektronische Verteilung an zuständige Mitarbeiter wird die Rechnung geprüft und z.B. Kostenstellen und Sachkonten ergänzt bis zur Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung.

Für wen ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung geeignet?

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eignet sich für Unternehmen und Verwaltungen jeder Größe. Je mehr Rechnungen verarbeitet werden, desto höher ist der Nutzen.

Welche Vorteile bietet mir die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?

Die Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung reduziert den Aufwand um bis zu 70% bei Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von Eingangsrechnungen (Quelle Aareon)

Durch die zentrale Archivierung und elektronische Weiterleitung reduzieren sich Transport- und Liegezeiten, was zu mehr Skontonutzung führt. Rechnungs-Dashboards über alle offenen Vorgänge und Eskalationsmanagement sorgen für mehr Übersicht. Dazu werden die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD erfüllt.

Welche Software benötige ich für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?

Für die Rechnungseingangsverarbeitung benötigen Sie eine intelligente Erkennungssoftware wie ELO DocXtractor Invoice und die Dokumenten Management Software ELO ECM Suite mit ELOprofessional oder ELOenterprise für Design, Ausführung und Überblick des digitalen Rechnungsprozesses. Die Einführung der Software erfolgt als standardisiertes Paket mit Lizenzen, fertigem Konzept mit Parametrisierung der Details und Dienstleistung für die Umsetzung mit hohem Festpreisanteil.

Was muss ich noch bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung beachten?

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gehört zu den komplexesten Themen der Digitalen Archivierung. Das Risiko (worin liegt konkret das Risiko?) liegt im Detail der Finanzbuchhaltung und im Rechnungsprozess. Wichtig ist daher ein gutes Konzept, um Klarheit über das Ergebnis zu erhalten.

Der Rechnungsvorgang sollte zudem vollständig in einer zentralen digitalen Akten vorhanden sein von der Bestellanforderung, Angebot, Bestellung, Lieferschein / Leistungsschein, Protokolle, Anlagen etc. Nur dann kann eine Rechnung qualifiziert geprüft werden.

Kostenfreie ELO Präsentation zur Eingangs-Rechnungsverarbeitung

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