Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) beschreibt den automatischen Prozess von der Erfassung einer Rechnung, über die Prüfung bis zur Freigabe. Mit ELO werden eingehende Dokumente direkt in der passenden Akte abgelegt, automatisiert auf Empfänger, Absender, Rechnungsdatum und -betrag geprüft und per Workflow zum nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet.
Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sind kürzere Durchlaufzeiten, höhere Verarbeitungsqualität und die Steigerung von Skontoerlösen dank automatischem Eskalatationsmanagement. Außerdem ermöglicht ELO Invoice mit ELO DocXtractor eine hohe Transparenz und revisionssichere Archivierung während des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung.
Die Herausforderungen in Unternehmen liegen darin, die unterschiedlichen Formate von Rechnungen effizient und kostengünstig zu verarbeiten:
- gescannte Papier-Rechnungen
- PDF-Rechnungen per E-Mail oder Download
- Belege im EDI- oder ZUGFeRD-Format
Durch eine digitale Lösung für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie Ihren Workflow optimieren und dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher kommen.
Mit dem BCIS Input Management mit ELO Invoice und ELO DocXtractor wird der Eingangsrechnungsbearbeitungsprozess beschleunigt und ist jederzeit nachvollziehbar.
Rechnungen mit einem Bestellbezug im ERP-System lassen sich bei Übereinstimmung vollständig bis zur Buchung verarbeiten (Blindverbuchung) und automatisch im revisionssicheren ELO Archiv ablegen.
Inhaltsverzeichnis
-
BCIS ERV-Video: Der Königsweg der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
- Rechnungsprozess in der Übersicht
- Highlights von ELO Invoice (Rechnungsworkflow)
- Vorteile und Einsparpotenzial von ELO Invoice mit ELO DocXtractor
- Welchen Mehrwerte hat ein digitaler Rechnungsworkflow für Ihr Unternehmen?
- Sie haben noch Fragen?
- Download Informationsmaterial
- Kostenfreie Terminvereinbarung
Der Prozessablauf
der Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Rechnungsprozess beginnt bereits mit der Bestellanforderung der Fachabteilung oder eines Mitarbeiters und nicht erst, wenn die Rechnung eingeht.
Wir bilden den Prozess vollständig ab und führen alle zum jeweiligen Vorgang gehörigen Dokumente in einer Rechnungsvorgangsakte zusammen. Erst damit ist eine qualifizierte Prüfung der Rechnung möglich, wenn alle Unterlagen, die zur Rechnung geführt haben, für alle Beteiligten schnell und direkt sichtbar sind.
Automatisieren Sie jetzt und reduzieren Sie Aufwand und Kosten um bis zu 70%!
Der Rechnungsprozess in der Übersicht
Welchen Mehrwerte hat ein digitaler Rechnungsworkflow für Ihr Unternehmen?
Die Highlights von ELO Invoice (Rechnungsworkflow)
- ELO Workflows
Digitale Weiterleitung direkt an den nächsten Sachbearbeiter, auch unterwegs via Tablet oder Smartphone, dadurch Entfall von Transport- und Liegezeiten
- Einsparung von Porto, Versand- und Lagerkosten
Weniger Ordner, Schränke, Archivraum, Kopierkosten, Papier und Arbeitsaufwand
- Frühes Scannen und Archivierung
Sofort bei Posteingang (Papier, PDF, ZUGFeRD, EDI) in der richtigen Akte, ggf. Referenzen in weiteren Akten
- Automatisierte Rechnungsprüfung nach GoBD
Prüfung von Empfängeradresse nach §14 UStG, rechnerische Prüfung, Prüfung nach GoBD auf Vollständigkeit, Abgleich mit Fibu-Stammdaten, Zahlungskonditionen und Bankverbindungen.
Vorteile und Einsparpotenzial
- Selbstlernend
Erkennung mit Künstlicher Intelligenz (KI)
- Konkret
Konzept-Workshop mit Abstimmung der Details in nur einem Tag
- Standardisiert
Best Practice Lösung aus 18 Jahren ELO Erfahrung
- Skalierbar
von 30 bis 10.000 Rechnungen pro Tag
- Schnittstellen
Anbindung vorhandener Fibu- und ERP-Systeme
Je mehr Rechnungen,
desto höher das Einsparungspotential!
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Der ELO ECM Konfigurator
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Weitere Informationen zur Eingangsrechnungsverarbeitung
Was ist digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist die automatisierte elektronische Erkennung, Verteilung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen bis zum Buchungsstapel. Eine intelligente selbstlernende Software erfasst und prüft, liest Rechnungsinhalte und Artikelzeilen aus und gleicht sie, sofern vorhanden, mit Bestelldaten ab. Über eine elektronische Verteilung an zuständige Mitarbeiter wird die Rechnung geprüft und z.B. Kostenstellen und Sachkonten ergänzt bis zur Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung.
Für wen ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung geeignet?
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eignet sich für Unternehmen und Verwaltungen jeder Größe. Je mehr Rechnungen verarbeitet werden, desto höher ist der Nutzen.
Welche Vorteile bietet mir die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?
Die Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung reduziert den Aufwand um bis zu 70% bei Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von Eingangsrechnungen (Quelle Aareon).
Durch die zentrale Archivierung und elektronische Weiterleitung reduzieren sich Transport- und Liegezeiten, was zu mehr Skontonutzung führt. Dashboards der Rechnungen über alle offenen Vorgänge und Eskalationsmanagement sorgen für mehr Übersicht. Dazu werden die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD erfüllt.
Welche Software benötige ich für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?
Für die Rechnungseingangsverarbeitung benötigen Sie die Dokumenten Management Software ELO ECM Suite mit ELOprofessional oder ELOenterprise sowie die Business Solution ELO Invoice. Die Einführung der Software erfolgt als standardisiertes Paket mit Lizenzen, fertigem Konzept mit Parametrisierung der Details und Dienstleistung für die Umsetzung mit hohem Festpreisanteil.
Was muss ich noch bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung beachten?
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gehört zu den komplexesten Themen der digitalen Archivierung. Das Risiko liegt im Detail der Finanzbuchhaltung und im Rechnungsprozess. Wichtig ist daher ein gutes Konzept, um Klarheit über das Ergebnis zu erhalten.
Der Rechnungsvorgang sollte zudem vollständig in einer zentralen digitalen Akten vorhanden sein von der Bestellanforderung, Angebot, Bestellung über Lieferschein / Leistungsschein, Protokolle, Anlagen etc. Nur dann kann eine Rechnung qualifiziert geprüft werden.
Was kostet mich die Einführung der ELO ECM Suite?
Klare Antwort: „Das kommt drauf an …“
Welche Abteilungen sollen mit der Lösung arbeiten, welche Lösungsbausteine sind vorstellbar, mit welchen Clients soll gearbeitet werden? Welche Software soll angebunden werden?
Mit nur wenigen Klicks fragt unser Konfigurator in sechs übersichtlichen Schritten diese generellen Fragen ab und sendet sie danach an unsere erfahrenen ELO ECM Spezialisten. Diese prüfen Ihre Anforderungen. Sie erhalten umgehend passende Informationen und Ihren persönlichen Projektpreis.
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