Mit der Erweiterung ELO for DocuSign wird nun auch der Prozess des Signierens digitalisiert. Sie unterschreiben zukünftig digital und rechtssicher – direkt aus ELO.
Damit gehören jetzt auch manuelle Schritte wie Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und wieder Ablegen der Vergangenheit an.
Das zu unterschreibende Dokument wird direkt aus ELO über den Button „Digital signieren“ an DocuSign gesendet. Daraufhin erhält die Person, von der eine Unterschrift benötigen wird, eine E-Mail mit einem Link, der direkt in das Portal von DocuSign führt. Dort kann das Dokument dann digital signieren werden. Selbstverständlich ist während dieses Prozesses das Dokument in ELO für andere User gesperrt. Im Anschluss prüft ELO automatisch, ob die Signatur erfolgt ist und legt das unterzeichnete Dokument als neue Version ab.
Wie gewohnt ist somit jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat.
Kein Problem, unterschiedliche Unterzeichner können in einer ausgewählten Reihenfolge angefragt werden.
Nein, die Signatur ist an sämtlichen Stellen im Dokument durchführbar.
Ja, sowohl die fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES) als auch die qualifizierte elektronische Signatur (Qualified Electronic Signature, QES) werden unterstützt.
Bei der AES wird ein Datenpaket in das Dokument integriert. Dadurch wird der Unterzeichner eindeutig identifiziert und es wird sichergestellt, dass am Dokument nach der Unterzeichnung keine Änderungen vorgenommen wurden. Durch den Abgleich der Sicherheitsschlüssel ist die Identifizierung des Unterzeichners rechtskonform. Der Zeitpunkt der Unterschrift wird über Daten-Logs nachgewiesen.
Die QES wird als die sicherste Art der elektronischen Signatur bezeichnet. Sie besitzt alle oben angeführten Eigenschaften einer AES. Darüber hinaus wird sie mit einer sogenannten sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) sehr sicher erzeugt. Die Einheit funktioniert wie eine Smartcard, die der der Trust Service Provider (TSP) allerdings im Auftrag des Unterzeichners aus der Ferne verwalten kann. Somit können Manipulationen von persönlichen Smartcards o.ä. verhindert werden. Des Weiteren kann das Ausstellungsverfahren für digitale Zertifikate erst erfolgen, wenn der Unterzeichner seine Identität bestätigt hat.
Nein, mit ELO for DocuSign kann jedes beliebige Dokument aus dem Repository an DocuSign übergeben und signiert werden.
Nein, ein DocuSign-Account wird nur für die Person benötigt, die die Unterschriften via ELO anfordert. Der Unterzeichner benötigt keinen DocuSign-Account, auch eine ELO Lizenz ist nicht zwingend erforderlich.