Das Startpaket für digitale Akten mit ELO und für einen Relaunch der ELO Archivstruktur
BCIS Foundation Kit for ELO
Die Out-of-the-box Lösung für digitale Akten
- für einen schnellen Start mit ELO
BCIS Foundation Kit for ELO
Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Kunden
Schneller Start
Die vorgefertigte Konfiguration spart viel Zeit bei der Einrichtung.
Toolkit for ELO
Viele nützliche Zusatztools für ELO, die die tägliche Arbeit erleichtern.
Workflow-Templates
Online-Kurs
Zusammenarbeit mit der BCIS
Referenzen
Christian Brethauer Steuber, IT-Systemadministrator
Flughafen GmbH Kassel
„Man muss einen Business Partner in Anspruch nehmen, um das System einsetzen zu können. Die Zusammenarbeit mit der BCIS war sehr angenehm. Wir hatten immer einen Ansprechpartner.“
Finn Duggen, Geschäftsführung
Planetherm GmbH
„Den gesamten Workflow schneller, effizienter und sicherer werden zu lassen ist eine fortlaufende Herausforderung. Unser neuer Systemstand bildet die derzeitigen Anforderungen bestens ab.“
Joachim Adams, Geschäftsführer
Abwasserverband Fulda
„Dank ELO und Quickzone Desktop haben wir die vom Gesetzgeber geforderte verursachergerechte Gebührenerhöhung kosteneffizient bewältigt.“
Gründe
Warum Sie das BCIS Foundation Kit for ELO nutzen sollten:
1
Ersparen Sie sich die mühsame, langwierige und kostenintensive Planung von Archivstrukturen und Kachelablage. Auch für einen Relaunch Ihres ELO Systems einsetzbar.
2
Die Installation dauert nur wenige Minuten.
Das BCIS Foundation Kit for ELO ist eine fertige ELO Installationsdatei und wird einfach per Drag & Drop installiert.
3
Sie erhalten viele nützliche Zusatzfunktionen für ELO wie z.B. digitale Postverteilung, interner Beschaffungsworkflow, Löschantrag und vieles mehr
4
Die Anwender lernen die Bedienung komfortabel in einem E-Learning Kurs - wann und so oft wie wollen.
5
Best Practice Lösung aus über 300 Projekten! Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Unternehmen bei der Archivgestaltung.
6
Es kann sofort losgehen! Nach der Installation und Anbindung der Datenbanken können die Anwender sofort mit dem Testen beginnen. Das erhöht die Akzeptanz erheblich!Wir sind zertifizierter
ELO Partner
Das Best Practice Starter-Kit
für digitale Akten und Dokumenten Management
Das BCIS Foundation Kit for ELO beinhaltet fertige Konfigurationen mit Archivstruktur, Masken und Quickzone-Kategorien und -Kacheln für 14 Unternehmensbereiche und Abteilungen. Ebenfalls enthalten sind eine Vielzahl von wichtigen Zusatzfunktionen, die das Arbeiten mit ELO noch komfortabler und effizienter machen.
Vor allem bei der Einführung von ELO oder bei einer Umstrukturierung von ELO ECM Suite vereinfacht es die Umsetzung digitaler Aktenstrukturen durch fertige Templates und automatisches Anlegen.
Die Lösung basiert auf über 22 Jahren Projekterfahrung und beinhaltet anpassbare Vorschläge digitaler Strukturen für nahezu alle Unternehmensbereiche.
BCIS Foundation Kit for ELO
Beschreibung der enthaltenen Funktionen und Workflows
Das BCIS Foundation Kit enthält standardisierte Strukturen für eine zentrale, einheitliche und komfortable Ablage, die sie nach Bedarf individuell anpassen können über eine grafische Oberfläche. Die Ablage erfolgt über die datenbankgestützte, kachelbasierte Sidebar Quickzone for ELO, deren Konfiguration bereits im BCIS Foundation Kit enthalten ist.
Dazu stellt das BCIS Foundation Kit eine Vielzahl nützlicher Funktionen zur Verfügung, die die tägliche Arbeit erleichtern.
Auf diese und mehr Funktionen können Sie sich freuen:
Mandantenfähigkeit
Das BCIS Foundation Kit ist für den Einsatz mit beliebig vielen Mandanten ausgelegt. Der Multi-Mandanten-Gedanke wurde in Schnittstellen, Ablage- und Berechtigungsstrukturen bis hin zu Importmodulen konsequent umgesetzt.
Ordnerstruktur-Templates für Abteilungen
Das BCIS Foundation Kit liefert für sechs Fachbereiche und neun Fachabteilungen fertige Templates für eine komplette Ordnerstruktur im ELO Archiv. Das ist gerade bei Einführung oder Neustrukturierung von erheblichem Nutzen.
Posteingangsverteilung
Die Posteingangsverteilung ermöglicht eine sichere Verteilung von Eingangspost an eine Abteilung oder Person, ohne dass das Dokument verloren gehen oder gelöscht werden kann.
Integration in die ELO Clients
Der Zugriff auf die Funktion „Digitale Akten“ erfolgt über eine eigene Menüleiste im ELO Java- und Web-Client.
Löschantrag mit Freigabe
Normale Benutzer sollten im ELO Archiv keine Dokumente löschen können. Da es manchmal aber doch Dokumente gibt, die gelöscht werden sollen, beinhaltet das BCIS Foundation Kit einen Löschantrag.
Import aus dem Filesystem
Die Importfunktion des BCIS Foundation Kit überwacht ein oder mehrere Verzeichnisse, importiert dort abgelegte Dokumente automatisch und startet auf Wunsch einen ELO Workflow zur weiteren Bearbeitung.
Interne Beschaffungsanforderung
Mitarbeiter und Vorgesetzte können über diesen Prozess aktuellen Bedarf anfordern. Der Prozess deckt die Schritte der initialen Anforderungsaufnahme, Freigabe durch Vorgesetzte und Management, Ausführung einer Bestellung durch den Einkauf, warten auf Lieferung und Übergabe an den Besteller ab.
Bankbelege und Kontobelege
Über das im BCIS Foundation Kit enthaltene Stamm- und Bankkontensystem können innerhalb von ELO neue Stammkonten- und Bankkonten-Objekte verwaltet werden. Diese Konten stehen dann in der Quickzone for ELO, Kategorie Finanzbuchhaltung, zur Auswahl für die kachelbasierte Ablage der Dokumente per Drag ’n Drop.
Objekt- und Gebäudeverwaltung
Die einfache Erstellung von Objektstruktur (Gebäude, Fläche, Raum) mit Unterstrukturen, in die Dokumente und Bilder einfach abgelegt und mit den Metadaten aus der Objektakte versehen werden. Verwalten Sie die Objekte einfach in ELO.
Fahrzeugakte für Firmenfahrzeuge
Das BCIS Foundation Kit stellt für die unterschiedlichen Anforderungen an die Metadaten für Firmenfahrzeuge eine konfigurierbare Lösung bereit. In der Akte ist die Fahrzeughistorie auf einen Blick ersichtlich. Das spart Suchzeit und schafft Transparenz.
Automatische Datenaktualisierung für Kundenakten und Lieferantenakten
Diese Funktion des BCIS Foundation Kit aktualisiert bei Umfirmierung eines Kunden oder Lieferanten den Ordner in ELO automatisch.
Das System ist individuell konfigurierbar, so dass Sie entscheiden können, für welchen Mandanten tatsächlich eine Aktualisierung stattfinden soll und welche Datenbanken dafür herangezogen werden.
Templates für neue Firmenstrukturen
Das eingebauten Template-System für neue Referenz- und Mandantenstrukturen bietet die Möglichkeit, Archivstrukturen inkl. Indexmasken und Dateivorlagen vorzubereiten und bei Bedarf abzurufen. Im BCIS Foundation Kit sind vier Optionen für Referenzschränke für neue Firmen enthalten. Falls keine der Strukturvorlage passen sollte, können jederzeit neue Referenzstrukturen konzipiert und angelegt werden.
Mehrsprachigkeit
ELO Clients stehen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Diese Mehrsprachigkeit bedeutet häufig jedoch einen deutlichen Mehraufwand bei Konzeption und Umsetzung und birgt technische Hürden.
BCIS QuickSearch for ELO
BCIS QuickSearch for ELO ermöglicht über das Markieren mit der Maus eine Suche in ELO aus beliebigen externen Anwendungen. Der markierte Bildausschnitt wird über Screen-Reading ausgelesen und eine ELO Suche gestartet.
Der E-Learning Kurs - der perfekte Start für die Anwender
ELO Anwender lernen die Benutzung der neuen Oberfläche und Funktionen ganz einfach und komfortabel in unseren E-Learning Kursen, damit es sie bei der täglichen Arbeit optimal unterstützt.
Die Anwender können die Kurse wann und so oft ansehen, bis sie alles sicher anwenden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit von persönlichen Online-Schulungen.
Sie wollen vorab schon mal einen Einblick in unser ELO E-Learning bekommen? Dann können Sie sich hier Ihren kostenfreien Zugang freischalten:
Systemvorraussetzungen
für BCIS Foundation Kit for ELO
Folgende Anforderungen müssen vom Kunden erfüllt werden:
- ELO ECM Suite ab Version 20
- ELO- und Quickzone Lizenzen separat erforderlich
- Datenbankzugriff auf oder Bereitstellung von erforderlichen Stammdaten wie z.B. Kunden, Lieferanten, Personal
Häufige gestellte Fragen
zum BCIS Foundation Kit for ELO
Welche Fachbereiche und Betriebseinheiten sind enthalten?
Fachabteilungen: Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, IT, Marketing, Lager & Logistik, Fertigung & Produktion, Forschung & Entwicklung, Rechtsabteilung.
Betriebsbereiche: Arbeitssicherheit, Controlling, Facility Management, Fuhrpark, Geschäftsführung, Verwaltung.
Kann ich die vorgefertigte Konfiguration anpassen?
Kann ich andere Systeme anbinden?
Gibt es Schulungen dazu?
Ist es mehrsprachig?
Was kostet das Foundation Kit?
Ist es mandantenfähig?
Ja. Sie können die Templates für beliebig viele Unternehmen anwenden, auch nachträglich. Die Konfiguration berücksichtigt bereits mehrere Unternehmen.
Kann ich nicht benötigte Bereiche entfernen?
Werden Änderungen in den Stammdaten in ELO nachgepflegt?
Wie lange dauert die Installation?
Was sind die Systemvoraussetzungen?
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0561 / 766 56-40
Ihre direkte Ansprechpartnerin
Anne Krekeler
Sales Consultant
