Das BCIS Foundation Kit beinhaltet fertige Konfigurationen mit Archivstruktur, Masken und Quickzone Kategorien und Kacheln für nahezu alle Unternehmensbereiche und Abteilungen. Ebenfalls enthalten sind eine Vielzahl von Zusatzfunktionen, die das Arbeiten mit ELO komfortabler und effizienter machen.
Vor allem bei der Einführung von ELO oder bei einer Umstrukturierung von ELO ECM Suite vereinfacht es die Umsetzung digitaler Aktenstrukturen durch fertige Templates und automatisches Anlegen.
Die Lösung basiert auf über 20 Jahren ELO Projekterfahrung und beinhaltet anpassbare Vorschläge digitaler Strukturen für nahezu alle Abteilungen.
BCIS Digitale Akten (kurz BCIS DA) beinhaltet Best Practice Templates für Bereichs- und Abteilungs-Archivstrukturen sowie eine Vielzahl von Zusatzfunktionen, die das Arbeiten mit ELO komfortabler und effizienter machen.
Vor allem bei der Einführung von ELO oder bei einer Umstrukturierung des Archivs vereinfacht es die Umsetzung digitaler Aktenstrukturen durch fertige Templates und automatisches Anlegen.
Die Lösung basiert auf über 20 Jahren ELO Projekterfahrung und beinhaltet anpassbare Vorschläge digitaler Strukturen für nahezu alle Abteilungen.
Der Nutzen für Ihr Unternehmen
✔️ Posteingangsverteilung
✔️ Umfangreiche Quickzone Kacheln
✔️ Objekt- und Gebäudeverwaltung
✔️ Bank- und Kontobelegverwaltung
✔️ Erfahrung aus 400 Kundenprojekten
✔️ gelernte & lösungsorientierte Abläufe
✔️ Elektronische Freigabeworkflows
✔️ Automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen
✔️ Individuell Berechtigungskonzepte
✔️ KI-gesteuerte Extraktion von Beleginhalten
✔️ Zuordnung Beleg zu Freigabeworkflow
✔️ Selbstlernende Belegerkennung
✔️ Prüfung der buchungsrelevanten Stammdaten
✔️ Zugriff auf DATEV-Stammdaten in Echtzeit via DATEVconnect
Profitieren Sie von den Erfahrungen
unserer Kunden!
Das BCIS Foundation Kit enthält standardisierte Strukturen für eine zentrale, einheitliche und komfortable Ablage, die sie nach Bedarf individuell anpassen können über eine grafische Oberfläche. Die Ablage erfolgt über die datenbankgestützte, kachelbasierte Sidebar Quickzone for ELO, deren Konfiguration bereits im BCIS Foundation Kit enthalten ist.
Dazu stellt das BCIS Foundation Kit eine Vielzahl nützlicher Funktionen zur Verfügung, die die tägliche Arbeit erleichtern.
Übersicht
Mandantenfähigkeit
Das BCIS Foundation Kit ist für den Einsatz mit beliebig vielen Mandanten ausgelegt. Der Multi-Mandanten-Gedanke wurde in Schnittstellen, Ablage- und Berechtigungsstrukturen bis hin zu Importmodulen konsequent umgesetzt.
Ordnerstruktur-Templates für Abteilungen
Das BCIS Foundation Kit liefert für sechs Fachbereiche und neun Fachabteilungen fertige Templates für eine komplette Ordnerstruktur im ELO Archiv. Das ist gerade bei Einführung oder Neustrukturierung von erheblichem Nutzen.
Das heißt für Sie, dass bereits ELO Ablagemasken mit Indexfeldern, ELO Formulare, Übersetzungsvariablen (deutsch, englisch), Quickzone for ELO-Kategorien mit vordefinierten Ablagepfaden, vorbereitete Datenbankanbindungen und Stichwortlisten direkt zur Verfügung stehen!
Vor dem automatischen Anlegen stimmen wir Anpassungswünsche mit Ihnen ab.
Posteingangsverteilung
Die Posteingangsverteilung ermöglicht eine sichere Verteilung von Eingangspost an eine Abteilung oder Person, ohne dass das Dokument verloren gehen oder gelöscht werden kann.
Die empfangende Fachabteilung oder Person versieht das Dokument datenbankgestützt und kachelbasiert mit Metadaten. Das Verschieben in den finalen Ordner erfolgt regelbasiert automatisch. Bei Fehlern ist eine Rückgabe an die Zentrale möglich.
Das Dokument ist ab Übergabe von der Zentrale revisionssicher archiviert und kann nicht verloren gehen!
Integration in die ELO Clients
Der Zugriff auf die Funktion „Digitale Akten“ erfolgt über eine eigene Menüleiste im ELO Java- und Web-Client:
Löschantrag mit Freigabe
Normale Benutzer sollten im ELO Archiv keine Dokumente löschen können. Da es manchmal aber doch Dokumente gibt, die gelöscht werden sollen, beinhaltet das BCIS Foundation Kit einen Löschantrag.
Damit kann ein Benutzer für ein Dokument einen Löschantrag bei einer berechtigten Person einreichen. Diese kann der Anfrage zustimmen oder sie zurückweisen.
Import aus dem Filesystem
Im BCIS Foundation Kit enthalten ist eine Funktion für den automatischen Import von Dokumenten aus dem Filesystem. Häufige Anwendungen sind z.B. Belege aus dem ERP-System oder Auswertungen.
Die Importfunktion des BCIS Foundation Kit überwacht ein oder mehrere Verzeichnisse, importiert dort abgelegte Dokumente automatisch und startet auf Wunsch einen ELO Workflow zur weiteren Bearbeitung.
Das reduziert den manuellen Aufwand für Ablage von Dokumenten erheblich!
Interne Beschaffungsanforderung
Digitalisieren Sie Ihre Beschaffungsanforderung! Die Anforderung einer Beantragung, Freigabe und Status der Bestellung von z.B. Büromaterial, Verbrauchsmaterial, EDV Zubehör oder Dienstleistungen kann über den im BCIS Foundation Kit vorkonfigurierten ELO Workflow abgebildet werden.
Mitarbeiter können über diesen Prozess aktuellen Bedarf anfordern. Auch Vorgesetzte können für zugeordnete Mitarbeiter Beschaffungsanforderungen einreichen und so unter anderem den Start bzw. die Erstausstattung eines neuen Mitarbeiters besser planen.
Der Prozess deckt die Schritte der initialen Anforderungsaufnahme, Freigabe durch Vorgesetzte und Management, Ausführung einer Bestellung durch den Einkauf, warten auf Lieferung und Übergabe an den Besteller ab. Die Schritte werden protokolliert und die involvierten Mitarbeiter können den Status der Bestellung jederzeit einsehen.
Der Workflow wird vom Benutzer über die Menüleiste gestartet:
Bankbelege und Kontobelege
Ob mit oder ohne Eingangsrechnungsverwaltung; die Finanzbuchhaltung kommt irgendwann zu dem Punkt, dass auch Bankauszüge und Kontenbelege in ELO digitale archiviert werden sollen.
Über das im BCIS Foundation Kit enthaltene Stamm- und Bankkontensystem können innerhalb von ELO neue Stammkonten- und Bankkonten-Objekte verwaltet werden.
Diese Konten stehen dann in der Quickzone for ELO, Kategorie Finanzbuchhaltung, zur Auswahl für die kachelbasierte Ablage der Dokumente per Drag ’n Drop. Die Ablage erfolgt zielgerichtet in die gewünschte Unterstruktur.
Objekt- und Gebäudeverwaltung
(Facility Management)
Die schnelle Ablage von Fotos über das Smartphone oder Tablet über die ELO Apps oder in den ELO Clients wird immer wichtiger.
Das BCIS Foundation Kit liefert dafür einen wichtigen Zusatznutzen: Die einfache Erstellung von Objektstruktur (Gebäude, Fläche, Raum) mit Unterstrukturen, in die Dokumente und Bilder einfach abgelegt und mit den Metadaten aus der Objektakte versehen werden.
Verwalten Sie die Objekte einfach in ELO:
Fahrzeugakte für Firmenfahrzeuge
Das BCIS Foundation Kit stellt für die unterschiedlichen Anforderungen an die Metadaten für Firmenfahrzeuge eine konfigurierbare Lösung bereit.
Ist ELO Contract im Einsatz, ist auch eine Verknüpfung von Verträgen zum Fahrzeug (z.B. Leasingvertrag, TÜV Erinnerung) möglich. ELO Workflows können Personen oder Gruppen rechtzeitig an anstehende Ereignisse erinnern, inkl. Eskalationsmanagement.
In der Akte ist die Fahrzeughistorie auf einen Blick ersichtlich. Das spart Suchzeit und schafft Transparenz.
Automatische Datenaktualisierung für Kundenakten und Lieferantenakten
Diese Funktion des BCIS Foundation Kit aktualisiert bei Umfirmierung eines Kunden oder Lieferanten den Ordner in ELO automatisch.
Das Geschäftspartner-Update-System (GUS) arbeitet sowohl autark im Intervall als auch anwendergesteuert und kann bereits angelegte Lieferanten- und Kundenakten mit hinterlegten Datenbanken abgleichen, aktualisieren oder zusammenführen. Dazu müssen Sie nicht einmal wissen, wo die zu aktualisierende Akte des Geschäftspartners im Ablagebaum liegt; die Suche übernimmt das System.
Das System ist individuell konfigurierbar, so dass Sie entscheiden können, für welchen Mandanten tatsächlich eine Aktualisierung stattfinden soll und welche Datenbanken dafür herangezogen werden.
Templates für neue Firmenstrukturen
Das eingebauten Template-System für neue Referenz- und Mandantenstrukturen bietet die Möglichkeit, Archivstrukturen inkl. Indexmasken und Dateivorlagen vorzubereiten und bei Bedarf abzurufen.
Im BCIS Foundation Kit sind vier Optionen für Referenzschränke für neue Firmen enthalten.
Die erste Option ist die umfangreichste und enthält die Strukturen für Betriebsorganisationen, Fachabteilungen, Geschäftspartner und Posteingang. Die drei anderen Optionen sind Varianten der Gesamtstruktur, die je nach Aufgabengebiet der Firma sinnvoll sein können. Zum Beispiel wenn die neue Firma nur organisatorische Aufgaben und keine Geschäftspartner besitzt.
Falls keine der Strukturvorlage passen sollte, können jederzeit neue Referenzstrukturen konzipiert und angelegt werden. Diese stehen dann ebenfalls im Auswahlfeld der Funktion zur Verfügung.
Als Bonus können vordefinierte Anwendergruppen den Referenzstrukturen mitgegeben werden. Diese werden im Prozess automatisch angelegt und stehen im Anschluss zur Zuweisung von Mitarbeitern zur Verfügung.
Mehrsprachigkeit
ELO Clients stehen in verschiedenen Sprachen zur Verfügung. Diese Mehrsprachigkeit bedeutet häufig jedoch einen deutlichen Mehraufwand bei Konzeption und Umsetzung und birgt technische Hürden.
Mit dem BCIS Foundation Kit haben wir sichergestellt, dass alle Einträge der Menüleiste, Funktionsbausteine, Workflow-Knöpfe, Formulareinträge und Indexfelder in die ausgewählte Client Sprache übersetzt werden können. Im Standard enthalten sind Deutsch und Englisch. Andere Sprachen können im Projekt implementiert werden.
Wenn Sie eine andere Sprache benötigen und die Übersetzung auf Basis der verfügbaren Sprachen übernehmen können, zeigen wir Ihnen wie dies selbst bewerkstelligen können.
Inklusive:
BCIS QuickSearch for ELO
BCIS QuickSearch for ELO ermöglicht über das Markieren mit der Maus eine Suche in ELO aus beliebigen externen Anwendungen. Der markierte Bildausschnitt wird über Screen-Reading ausgelesen und eine ELO Suche gestartet.