Bürokratieentlastungsgesetz IV · Stand Oktober 2026
Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: 6, 8 oder 10 Jahre
Rechnungen und andere Buchungsbelege müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahren. Bücher, Jahresabschlüsse und umsatzsteuerliche Aufzeichnungen bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs. Zum Jahreswechsel 2026/2027 dürfen damit grundsätzlich Buchungsbelege bis Jahrgang 2018 weg.
Gesetzesänderung
Was das Bürokratieentlastungsgesetz IV geändert hat
Ab wann die acht Jahre gelten, ob sie rückwirkend greifen und wo es bei zehn Jahren bleibt.
Ab wann gilt die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren? Seit dem 1. Januar 2025. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist für Buchungsbelege in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB von zehn auf acht Jahre verkürzt und die Frist für Rechnungen in § 14b UStG angeglichen.
Gilt die Verkürzung rückwirkend? Ja, für alle Unterlagen, deren bisherige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Deshalb durften Buchungsbelege der Jahrgänge 2014 bis 2016 zum 1. Januar 2025 auf einmal weg.
Rechnungen 8 oder 10 Jahre? Die Rechnung selbst acht Jahre. Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach § 22 UStG wurden aber nicht verkürzt und bleiben bei zehn Jahren, so das BMF-Schreiben vom 8. Juli 2025. Fachleute raten deshalb, Rechnungen vor dem Vernichten mit der Steuerberatung abzustimmen.
Was sich nicht geändert hat
- Zehn Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Verfahrensdokumentation.
- Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf.
- Ablaufhemmung: Solange eine Steuer noch festgesetzt werden kann, läuft die Frist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- GoBD: Unterlagen bleiben über die ganze Frist vollständig, lesbar und unverändert.
Quellen: Haufe zum BEG IV (21.10.2024), Art. 97 § 19a EGAO, Deloitte zum BMF-Schreiben vom 08.07.2025 (06.08.2025), NWB Experten-Blog (28.07.2025), EY zu Banken und Versicherungen (10.12.2025).
Übersicht
Aufbewahrungsfristen Tabelle für Unternehmen
Welche Frist gilt, hängt von der Art der Unterlage ab, nicht davon, ob sie auf Papier oder digital vorliegt.
| Unterlage | Frist | Grundlage | Ab 01.01.2027 vernichtbar bis Jahrgang |
|---|---|---|---|
| Jahresabschluss, Bilanz, Lagebericht, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB | 2016 |
| Bücher, Journale, Konten, Inventare | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO | 2016 |
| Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, GoBD | 2016gerechnet ab dem letzten Jahr, für das sie galt |
| Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen | 10 Jahre | § 22 UStG, BMF 08.07.2025 | 2016 |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 14b UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO | 2018 |
| E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) | 8 Jahre | § 14b UStG, GoBD | 2018im Eingangsformat, XML unverändert |
| Buchungsbelege: Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen, Gutschriften | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB | 2018 |
| Handels- und Geschäftsbriefe, auch E-Mails: Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB | 2020 |
| Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind | bis zur Rechnung | § 147 Abs. 3 Satz 3 AO | sofortempfangene mit Erhalt, abgesandte mit Versand der Rechnung |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Für Lohnunterlagen gelten zusätzlich Regeln aus Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht, für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute bei Buchungsbelegen zehn Jahre. Zuordnung der Beispiele nach Ecovis (Stand 02.06.2026). Diese Übersicht ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Fristrechner
Wann darf eine Unterlage vernichtet werden?
Die Frist beginnt nicht am Tag der Rechnung, sondern am Ende des Kalenderjahres. Rechnen Sie es für Ihren Jahrgang aus.
Vernichten ab 01.01.2027
Frist von 8 Jahren, Beginn 31.12.2018, Ende 31.12.2026.
Nur, wenn für das Jahr keine Außenprüfung, kein Einspruch und kein vorläufiger Bescheid offen ist. Dann verlängert sich die Aufbewahrung, unter Umständen um Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Vor dem Löschen
Fünf Prüfungen, bevor ein Beleg weg darf
Welche Regel für welches Dokument gilt, entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Reihenfolge hilft, nichts zu übersehen.
- Dokumentart bestimmenBuchungsbeleg, Jahresabschluss oder Geschäftsbrief?
- Fristbeginn ermittelnEnde des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
- Sonderfristen prüfen§ 22 UStG, Branche, Verträge, Vorsteuerberichtigung bei Grundstücken.
- Offene Verfahren prüfenAußenprüfung, Einspruch, vorläufiger Bescheid?
- Löschen und festhaltenWer hat wann was gelöscht und warum? Das gehört dokumentiert.
Die Praxis
Zwei Jahre weniger klingt einfach. Ist es das auch?
Über Jahre sammeln sich Rechnungen, Belege und Geschäftsdokumente an. Ohne klare Regeln bleiben sie entweder viel länger liegen als nötig oder werden zu früh gelöscht.
Ein Ordner „Buchhaltung 2018“ enthält oft Belege mit acht, Briefe mit sechs und Abschlüsse mit zehn Jahren.
Maßgeblich ist das Ende des Kalenderjahres, nicht das Datum der Datei oder der Ablage.
E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke, ERP, Buchhaltung und Papierarchiv: Ein Gesamtüberblick fehlt.
Ohne Regel muss jedes Jahr jemand von Hand prüfen, was weg darf. Meist bleibt es dann liegen.
Während der ganzen Frist müssen Unterlagen verfügbar, lesbar und unverändert bleiben. Die GoBD gelten weiter.
Ist die Frist abgelaufen und kein anderer Grund mehr da, verlangt die DSGVO bei personenbezogenen Daten die Löschung.
Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrungsfristen im Archiv mit ELO ECM umsetzen
Wer weiß, was gespeichert ist, warum und bis wann, setzt eine neue Frist ohne Aufräumprojekt um. Mit der ELO ECM Suite bekommt jedes Dokument diesen Lebenszyklus.
Regeln je Dokumentart
Rechnung, Jahresabschluss, Geschäftsbrief: Welche Frist für welche Art gilt, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung fest. ELO unterstützt die Einhaltung und Überwachung der Aufbewahrungspflichten.
Unveränderbar archiviert
ELO protokolliert Änderungen und führt eine nicht änderbare Versionshistorie. E-Rechnungen bleiben im Eingangsformat erhalten, die XML-Datei unverändert.
Papier ersetzend scannen
Nach einem GoBD-konformen Scan mit Verfahrensdokumentation darf das Papieroriginal grundsätzlich weg. Ausnahmen: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zollunterlagen (§ 147 Abs. 2 AO).
Passt gut, wenn
- Ihre Buchhaltung oder Personalverwaltung im eigenen Haus arbeitet,
- Sie mindestens 30 Büro-User haben,
- Belege heute in Postfächern, Laufwerken und Ordnern verteilt liegen,
- Sie DATEV oder ein ERP wie abas, Sage, SAP Business One oder Business Central nutzen.
Warum BCIS
- ELO Business Partner und ELO Cloud Partner aus Kassel, seit 1996.
- Gegründet von einem ausgebildeten Steuerfachangestellten: Wir richten Ihr Archiv so ein, wie eine Buchhaltung prüft.
- Trained by DATEV.
- Einführung, Schulung in der BCIS Akademie und Betreuung aus einer Hand.
Funktionsangaben nach elo.com, Archivierung (abgerufen 17.10.2026). Ersetzendes Scannen nach § 147 Abs. 2 AO und GoBD. Mehr zur E-Rechnung: E-Rechnungspflicht.
Häufige Fragen
Fragen zu den Aufbewahrungsfristen
Wie lange müssen Unternehmen Rechnungen aufbewahren?
Ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach § 22 UStG bleiben bei zehn Jahren.
Ab wann gilt die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren?
Seit dem 1. Januar 2025. Eingeführt wurde sie mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG.
Gilt die Verkürzung auf 8 Jahre rückwirkend?
Ja, für alle Unterlagen, deren bisherige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Eine Rechnung aus 2017 musste also nicht bis Ende 2027, sondern nur bis Ende 2025 aufbewahrt werden.
Welche Unterlagen dürfen 2027 vernichtet werden?
Ab dem 1. Januar 2027 grundsätzlich Buchungsbelege und Rechnungen bis Jahrgang 2018, Bücher, Jahresabschlüsse und Aufzeichnungen nach § 22 UStG bis Jahrgang 2016 sowie Geschäftsbriefe bis Jahrgang 2020. Voraussetzung: Für das Jahr ist kein steuerliches Verfahren mehr offen.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2018 und eine vom Dezember 2018 haben deshalb dasselbe Fristende, den 31. Dezember 2026.
Müssen alle Geschäftsunterlagen nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden?
Nein. Die acht Jahre gelten für Buchungsbelege. Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs.
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
Das hängt vom Inhalt ab. Eine E-Mail mit Angebot oder Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsbrief und wird sechs Jahre aufbewahrt. Hängt eine Rechnung an, gelten für sie acht Jahre. Reine Begleit-E-Mails ohne steuerlichen Inhalt fallen nicht darunter.
Wie lange müssen Lieferscheine aufbewahrt werden?
Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, nur bis zur Rechnung: empfangene bis zum Erhalt, abgesandte bis zum Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, gelten acht Jahre.
Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
Grundsätzlich ja, wenn der Scan bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar archiviert ist und der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist (ersetzendes Scannen nach GoBD). Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zollunterlagen müssen im Original bleiben.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen, unveränderten Form, bei einer XRechnung also die XML-Datei. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes Bild-PDF reicht nicht. Zusätzlich gelten die GoBD.
Gelten für Banken und Versicherungen ebenfalls 8 Jahre?
Nein. Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf. Das hat der Bundestag am 13. November 2025 mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung festgelegt.
Darf ich Rechnungen nach 8 Jahren automatisch löschen?
Nicht pauschal. Vor einer Löschung muss geprüft werden, ob eine längere Pflicht besteht, etwa wegen einer laufenden Außenprüfung, eines Einspruchs oder eines vorläufigen Bescheids. Klären Sie die Regeln mit Ihrer Steuerberatung, die Umsetzung kann dann in einem Archivsystem wie ELO regelbasiert laufen.
Was ist der Unterschied zwischen Aufbewahrungsfrist und Löschfrist?
Die Aufbewahrungsfrist sagt, wie lange eine Unterlage mindestens bleiben muss. Ist sie abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund mehr, verlangt die DSGVO bei personenbezogenen Daten die Löschung. Beides zusammen gehört in ein Löschkonzept.
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Aufbewahrung und Löschung einmal richtig regeln
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