Pflicht ab 01.01.2027 · § 8 BVV
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: prüfungsfest statt Papierordner
Ab dem 1. Januar 2027 führen alle Arbeitgeber in Deutschland ihre Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch. Papierordner, lose PDFs oder Netzlaufwerke reichen dann nicht mehr aus. Gefordert sind Struktur, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit. Mit ELO HR Personnel File schaffen Sie dafür die Voraussetzungen.
Was ab 2027 gilt
Ein Mix aus Papier und Digital ist dann nicht mehr zulässig
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen ausnahmslos elektronisch führen. Die Befreiung auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung ist nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV nur noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich.
Die Unterlagen müssen elektronisch, strukturiert und maschinell auswertbar vorliegen. Gleichzeitig läuft die Betriebsprüfung für alle Arbeitgeber elektronisch unterstützt (euBP). Entscheidend ist im Prüfungsfall, ob Unterlagen schnell auffindbar, lückenlos und eindeutig einem Mitarbeitenden zugeordnet sind.
Die gute Nachricht: Die Pflicht gilt für Unterlagen ab dem 1. Januar 2027. Ihre Bestandsakten müssen Sie nicht nachträglich digitalisieren. Eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben.
- Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
- Nachweise zur Versicherungspflicht oder Befreiung, z. B. bei Minijobs
- Immatrikulationsbescheinigungen
- Nachweise der Elterneigenschaft
- Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis
- A1-Bescheinigungen bei Entsendung
- Niederschriften nach dem Nachweisgesetz
- Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
Die Aufzählung ist nicht abschließend. Quellen: § 8 BVV, AOK (Stand 16.07.2026), ELO (25.08.2026), Hamburger Software (05.05.2026). Diese Übersicht ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Prüfungsfest
Drei Anforderungen der Betriebsprüfung
Was der Prüfer bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung sehen will und wie Sie es erfüllen.
Struktur
Jede Unterlage liegt elektronisch vor und ist eindeutig einem Mitarbeitenden zugeordnet, statt verteilt auf Ordner, Postfächer und Netzlaufwerke. In ELO HR hat dafür jeder Mitarbeitende eine eigene Akte.
Nachvollziehbarkeit
Nachweise müssen lückenlos und schnell auffindbar sein. ELO speichert jede Änderung als neue Version und findet jede Bescheinigung per Volltextsuche in Sekunden.
Revisionssicherheit
Abgelegte Unterlagen müssen unveränderbar archiviert sein. ELO archiviert sie revisionssicher, Zugriffe laufen über Rollen.
Wie die digitale Personalakte im Alltag funktioniert, zeigen wir auf der Seite Digitale Personalakte mit ELO HR.
Aus der Praxis
Der Prüfer fragt nach dem Werkstudenten
Ein typischer Fall in der Betriebsprüfung: Für einen Werkstudenten gilt das Werkstudentenprivileg. Der Prüfer will sehen, dass die Voraussetzungen erfüllt waren. Mit Papierakten heißt das: Ordner holen, Bescheinigungen suchen, Lücken erklären.
In der digitalen Personalakte liegen Immatrikulationsbescheinigung, Stundennachweise und Semesterzeiten in einer Akte, jeweils mit Dokumenthistorie. Sie zeigen den Nachweis in Sekunden.
Unter die Pflicht fallen: die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV wie Bescheinigungen, Nachweise und Bescheide. Sie liegen in der Akte des Mitarbeitenden.
Nicht in die Akte: Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die erstellt weiter Ihr Lohnprogramm. Archiviert werden sie in ELO, getrennt von der einzelnen Personalakte.
Was darüber hinaus in eine digitale Personalakte gehört, vom Vertrag bis zum Zeugnis, lesen Sie auf einer eigenen Seite.
Fahrplan
In fünf Schritten zum Stichtag
Von der Beauftragung bis zur funktionsfähigen Installation von ELO HR im Standardumfang vergehen ca. 1 bis 3 Monate. Wer jetzt startet, ist rechtzeitig bereit.
- Ablage prüfenWo liegen Bescheinigungen und Nachweise heute: Papier, Netzlaufwerk, E-Mail?
- Zuständigkeiten klärenWer verantwortet Personal, Lohn und IT, wer übergibt was?
- Lohnabrechner einbindenSteuerberatung oder externe Lohnbüros früh mit an den Tisch holen.
- Ablagestandards festlegenEinheitliche Struktur und Benennung, damit jede Unterlage eindeutig zugeordnet ist.
- ELO HR einführenVorkonfigurierte Akte, automatische Erstanlage aller Mitarbeitenden, Anbindung an Ihr HR- oder Lohnsystem.
On-Demand-Webinar
Elektronische Entgeltunterlagen: So nutzen Sie die Pflicht als Chance für effiziente Personalprozesse
In rund 30 Minuten zeigt ELO, was gesetzlich gefordert ist, was das für die Praxis bedeutet und wie die digitale Personalakte die Anforderungen umsetzt, inklusive Schnittstelle zu den DATEV-Lohnanwendungen.
- Gesetzliche Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen
- Was die Vorgaben für die Umsetzung bedeuten
- Live-Demo der digitalen Personalakte von ELO
- Vorteile der Schnittstelle zu DATEV-Lohnanwendungen
Mit Tamara Garziella (Produktmanagerin ELO Business Solutions) und Daniel Fuhl (Presales Consultant), ELO Digital Office GmbH.
Häufige Fragen
Fragen zu elektronischen Entgeltunterlagen
Gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja. Sie gilt für alle Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, unabhängig von Größe und Branche. Eine Ausnahme für kleine Betriebe gibt es nicht.
Kann ich mich noch befreien lassen?
Eine Befreiung auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung ist nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV nur noch bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt sie.
Muss ich alte Unterlagen nachträglich digitalisieren?
Nein. Die Pflicht gilt für Unterlagen und Vorgänge ab dem 1. Januar 2027. Viele Unternehmen nutzen den Umstieg aber, um auch die Bestandsakten digital zu führen.
Ist eine bestimmte Software vorgeschrieben?
Nein. Entscheidend ist, dass die Unterlagen elektronisch, strukturiert und maschinell auswertbar vorliegen und unveränderbar archiviert sind.
Gehören die Lohnabrechnungen in die Personalakte?
Nein. Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt weiter Ihr Lohnprogramm, archiviert werden sie in ELO getrennt von der einzelnen Personalakte. In die Personalakte gehören die begleitenden Unterlagen wie Bescheinigungen und Nachweise sowie alle anderen Personaldokumente.
Was passiert, wenn die Unterlagen in der Prüfung nicht passen?
Wer als nicht prüfungsfähig gilt, muss mit Rückfragen, Verzögerungen und möglichen Nachforderungen rechnen. Details klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Wie lange dauert die Einführung von ELO HR?
Von der Beauftragung bis zur funktionsfähigen Installation im Standardumfang dauert es ca. 1 bis 3 Monate.
Was ist der Unterschied zwischen Entgeltunterlagen und Personalakte?
Entgeltunterlagen sind die Unterlagen, die § 8 BVV für Lohnabrechnung und Sozialversicherung verlangt, etwa Bescheinigungen und Nachweise. Die Personalakte umfasst mehr: alle Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, vom Arbeitsvertrag bis zum Zeugnis. Pflicht ab 2027 ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen, nicht der gesamten Personalakte. Mehr zur digitalen Personalakte.
Präsentation anfragen
Sind Ihre Entgeltunterlagen bereit für 2027?
Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Präsentation, wie Sie Bescheinigungen und Nachweise mit ELO HR prüfungsfest ablegen, und sagen Ihnen konkret, was Sie bis zum Stichtag brauchen. Schreiben Sie uns oder rufen Sie an.
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