BCIS Foundation Kit for ELO: digitale Akten für 15 Unternehmensbereiche
Das BCIS Foundation Kit for ELO ist eine von der BCIS GmbH entwickelte Best-Practice-Konfiguration für ELO: Archivstruktur, Masken, Indexfelder, Workflows und 231 vorkonfigurierte Quickzone-Kacheln für 15 Bereiche. Für einen schnellen Start mit ELO und für den Relaunch einer gewachsenen Archivstruktur. Unsere ELO-Consultants richten das Kit in Ihrem System ein und passen es gemeinsam mit Ihnen an.
Eigenentwicklung der BCIS GmbH aus Kassel. Eingeführt von unseren ELO-Consultants.
Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Kunden.
Schneller Start
Die vorgefertigte Konfiguration spart viel Zeit bei der Einrichtung.
Für 15 Bereiche
Spezifische Konfiguration für neun Fachabteilungen und sechs Betriebsbereiche.
Toolkit for ELO
Viele nützliche Zusatztools für ELO, die die tägliche Arbeit erleichtern.
Workflow-Templates
Häufig benötigte Workflow-Templates sind bereits vorkonfiguriert.
Online-Kurs
E-Learning für alle Anwender zu ELO und den Zusatzfunktionen. Zum Kurs ↗
Digitale Akten und Dokumentenmanagement ab dem ersten Tag.
Das BCIS Foundation Kit for ELO enthält fertige Konfigurationen mit Archivstruktur, Masken sowie Quickzone-Kategorien und -Kacheln für 15 Unternehmensbereiche und Abteilungen. Dazu kommen viele Zusatzfunktionen, die das Arbeiten mit ELO komfortabler und effizienter machen.
Vor allem bei der Einführung von ELO oder bei der Neustrukturierung einer bestehenden ELO ECM Suite vereinfacht das Kit den Aufbau digitaler Akten durch fertige Templates und automatisches Anlegen der Strukturen.
- 15
- Fachabteilungen und Betriebsbereiche
- 231
- vorkonfigurierte Quickzone-Kacheln, also Dokumentenarten
- 1.000
- Unternehmen oder Mandanten, jederzeit mit wenigen Klicks hinzuzufügen
Was ist Quickzone for ELO?
Quickzone for ELO ist eine eigenständige Lösung von BCIS: eine kachelbasierte, datenbankgestützte Sidebar im ELO Java Client und Web Client. Anwender legen Dokumente, E-Mails und Dateien per Drag and Drop auf eine Kachel, und ELO legt sie in der richtigen Akte ab. Das Foundation Kit bringt die passende Kachel-Konfiguration für alle 15 Bereiche mit, die Quickzone-Lizenz kommt separat dazu.
Mehr zu Quickzone for ELO ↗
Warum Sie das Foundation Kit nutzen sollten.
Planung sparen
Ersparen Sie sich die mühsame, langwierige und teure Planung von Archivstrukturen und Kachelablage. Auch für einen Relaunch Ihres ELO-Systems geeignet.
Eingerichtet von Profis
Das Kit liefert BCIS als fertige ELO-Konfiguration. Einspielen, Anbindung und Anpassung übernehmen unsere ELO-Consultants gemeinsam mit Ihnen.
Zusatzfunktionen
Digitale Postverteilung, interne Beschaffungsanforderung, Löschantrag mit Freigabe und vieles mehr sind bereits enthalten.
E-Learning inklusive
Ihre Anwender lernen die Bedienung komfortabel in einem Online-Kurs, wann und so oft sie wollen.
Best Practice
Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer Unternehmen bei der Archivgestaltung, gebündelt in einer erprobten Struktur.
Früh testen
Sobald das Kit eingerichtet und die Datenbanken angebunden sind, können Ihre Anwender mit dem Testen beginnen. Das erhöht die Akzeptanz erheblich.
Eingerichtet von unseren ELO-Consultants.
Das Foundation Kit greift tief in Ihre ELO-Konfiguration ein: Archiv, Masken, Berechtigungen und Datenbankanbindungen. Deshalb übernimmt die Einführung immer ein erfahrener ELO-Consultant von BCIS. Weil die Struktur schon steht, geht Ihr Start mit ELO schneller als mit einem leeren Archiv.
Voraussetzungen klären
Im Erstgespräch prüfen wir ELO-Version, Lizenzen für ELO und Quickzone sowie die Systeme, aus denen Ihre Stammdaten kommen.
Einspielen und anbinden
Ihr BCIS-Consultant installiert das Kit und bindet Fibu, ERP, CRM oder Branchenlösung über Datenbankzugriffe an. Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende stehen dann in der Kachelablage zur Auswahl.
Anpassen
Gemeinsam blenden wir Bereiche aus, die Sie nicht brauchen, und stimmen Masken, Kacheln und Berechtigungen auf Ihre Abläufe ab.
Testen und schulen
Ihre Anwender testen mit echten Strukturen statt mit Entwürfen auf Papier. Das E-Learning begleitet sie dabei.
Was das Kit leistet, und was Sie einplanen.
- Das Kit liefert eine neue Struktur mit eigenen Masken, Indexfeldern und Stammdatenanbindung. Ihre bisherige Ordnerstruktur vom Fileserver wird nicht eins zu eins übernommen.
- Der Fileserver wird aufgeräumt und danach nur noch als Ausnahme genutzt, etwa für temporäre Dateien.
- Jemand in Ihrem Haus sollte die Ablage verantworten. Ohne diese Rolle legt jede Abteilung weiter ab wie bisher.
Die Systemvoraussetzungen
- ELO ECM Suite ab Version 23 (ELOprofessional oder ELOenterprise)
- Lizenzen für ELO und Quickzone for ELO, separat erforderlich
- Datenbankzugriff auf die nötigen Stammdaten oder deren Bereitstellung, etwa Kunden, Lieferanten und Personal
Ältere ELO-Versionen bringen wir gemeinsam mit dem Update auf ELO 25 auf den nötigen Stand.
Strukturen für 15 Unternehmensbereiche.
Neun Fachabteilungen und sechs Betriebsbereiche sind vorkonfiguriert. Was Sie nicht brauchen, kann Ihr Administrator ausblenden oder entfernen.
Neun Fachabteilungen
- Einkauf
- Vertrieb
- Finanzbuchhaltung
- IT
- Marketing
- Lager und Logistik
- Fertigung und Produktion
- Forschung und Entwicklung
- Rechtsabteilung
Sechs Betriebsbereiche
- Arbeitssicherheit
- Controlling
- Facility Management
- Fuhrpark
- Geschäftsführung
- Verwaltung
Was den Alltag in ELO leichter macht.
Das Foundation Kit enthält standardisierte Strukturen für eine zentrale, einheitliche Ablage. Abgelegt wird über die datenbankgestützte, kachelbasierte Sidebar Quickzone for ELO, deren Konfiguration bereits enthalten ist. Dazu kommen diese Funktionen:
- Mandantenfähigkeit
- Für beliebig viele Mandanten ausgelegt. Der Mehrmandanten-Gedanke ist in Schnittstellen, Ablage- und Berechtigungsstrukturen bis zu den Importmodulen umgesetzt.
- Ordnerstruktur-Templates für Abteilungen
- Fertige Templates für eine komplette Ordnerstruktur im ELO-Archiv, für neun Fachabteilungen und sechs Betriebsbereiche. Gerade bei Einführung oder Neustrukturierung ein großer Vorteil.
- Posteingangsverteilung
- Eingangspost sicher an eine Abteilung oder Person verteilen, ohne dass das Dokument verloren gehen oder gelöscht werden kann.
- Integration in die ELO Clients
- Zugriff auf die Funktion „Digitale Akten“ über eine eigene Menüleiste im ELO Java Client und im Web Client.
- Löschantrag mit Freigabe
- Normale Benutzer löschen im ELO-Archiv keine Dokumente. Soll doch einmal etwas gelöscht werden, stellen sie einen Löschantrag, der freigegeben werden muss.
- Import aus dem Dateisystem
- Die Importfunktion überwacht ein oder mehrere Verzeichnisse, importiert dort abgelegte Dokumente automatisch und startet auf Wunsch einen ELO Workflow.
- Interne Beschaffungsanforderung
- Mitarbeitende fordern Bedarf an. Der Prozess deckt Anforderung, Freigabe durch Vorgesetzte und Management, Bestellung durch den Einkauf, Lieferung und Übergabe ab.
- Bank- und Kontobelege
- Stamm- und Bankkonten in ELO verwalten. Die Konten stehen in Quickzone for ELO, Kategorie Finanzbuchhaltung, für die Ablage per Drag and Drop zur Auswahl.
- Objekt- und Gebäudeverwaltung
- Objektstrukturen (Gebäude, Fläche, Raum) anlegen, in die Dokumente und Bilder mit den Metadaten der Objektakte abgelegt werden.
- Fahrzeugakte für Firmenfahrzeuge
- Konfigurierbare Akte mit der Fahrzeughistorie auf einen Blick. Das spart Suchzeit und schafft Transparenz.
- Automatische Aktualisierung von Kunden- und Lieferantenakten
- Firmiert ein Kunde oder Lieferant um, wird der Ordner in ELO automatisch angepasst. Für welche Mandanten und aus welchen Datenbanken, legen Sie fest.
- Templates für neue Firmenstrukturen
- Archivstrukturen inklusive Indexmasken und Dateivorlagen vorbereiten und bei Bedarf abrufen. Vier Referenzschränke für neue Firmen sind enthalten, weitere lassen sich anlegen.
- Mehrsprachigkeit
- Deutsch und Englisch sind im Standard enthalten, weitere Sprachen lassen sich konfigurieren.
- BCIS QuickSearch for ELO
- Text in einer beliebigen Anwendung mit der Maus markieren und direkt eine ELO Suche starten.
Ob Sie ELO bereits nutzen oder neu einführen.
Sie nutzen ELO bereits
Ihr Archiv ist über die Jahre gewachsen, oder bisher legen nur Buchhaltung und Personal in ELO ab? Mit dem Foundation Kit strukturieren wir Ihr ELO neu und erweitern es auf weitere Bereiche.
Bestehendes ELO besprechen ↗Sie führen ELO neu ein
Viele Unternehmen starten mit Rechnungseingang oder Personalakte. Mit dem Foundation Kit steht die Struktur für die übrigen Bereiche von Anfang an im selben ELO bereit.
Einführung gemeinsam planen ↗Entwickelt in Kassel.
Fertig für Ihren Start mit ELO.
BCIS GmbH · 100 % Fokus auf ELO · seit 1996Das BCIS Foundation Kit for ELO ist kein Standardmodul der ELO Digital Office GmbH, sondern eine Eigenentwicklung der BCIS GmbH. Es baut auf Quickzone for ELO auf, dem kachelbasierten Ablagestandard von BCIS, mit dem 119 Kunden in der aktiven Softwarepflege arbeiten.
Wir geben Ihnen mit dem Foundation Kit eine fertige Best-Practice-Struktur an die Hand, damit Ihr Start mit ELO schneller geht. Sie beginnen nicht bei einem leeren Archiv, sondern mit Akten, Masken und Kacheln, die Ihre Anwender sofort testen können.
Foundation Kit live ansehen ↗Was Kunden über BCIS sagen.
Die Stimmen beziehen sich auf die Zusammenarbeit mit BCIS, nicht speziell auf das Foundation Kit.
„Man muss einen Business Partner in Anspruch nehmen, um das System einsetzen zu können. Die Zusammenarbeit mit der BCIS war sehr angenehm. Wir hatten immer einen Ansprechpartner.“
„Den gesamten Workflow schneller, effizienter und sicherer werden zu lassen ist eine fortlaufende Herausforderung. Unser neuer Systemstand bildet die derzeitigen Anforderungen bestens ab.“
„Dank ELO und Quickzone Desktop haben wir die vom Gesetzgeber geforderte verursachergerechte Gebührenerhöhung kosteneffizient bewältigt.“
4,47 von 5 Sternen für die BCIS GmbH auf ProvenExpert, 39 Bewertungen (Stand 2026-10-09).
Wir sind zertifizierter ELO Partner.
Fragen zum BCIS Foundation Kit for ELO.
Die wichtigsten Antworten vor dem Einstieg. Alles Weitere klären wir persönlich.
Was ist das BCIS Foundation Kit for ELO?
Eine vorkonfigurierte Archivstruktur für die ELO ECM Suite, entwickelt von der BCIS GmbH aus Kassel. Sie enthält Masken, Indexfelder, Workflows und 231 Quickzone-Kacheln für 15 Unternehmensbereiche und wird von BCIS-Consultants in Ihrem ELO eingerichtet.
Ist das Foundation Kit ein Produkt von ELO?
Nein. Das Foundation Kit ist eine Eigenentwicklung der BCIS GmbH für die ELO ECM Suite der ELO Digital Office GmbH. Sie erhalten es zusammen mit der Einführung durch BCIS.
Welche Fachbereiche und Betriebseinheiten sind enthalten?
Fachabteilungen: Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, IT, Marketing, Lager und Logistik, Fertigung und Produktion, Forschung und Entwicklung, Rechtsabteilung. Betriebsbereiche: Arbeitssicherheit, Controlling, Facility Management, Fuhrpark, Geschäftsführung, Verwaltung.
Kann ich die vorgefertigte Konfiguration anpassen?
Ja. Das Foundation Kit ist als Best-Practice-Vorschlag zu verstehen, den wir gemeinsam mit Ihnen an Ihre Anforderungen anpassen.
Kann ich nicht benötigte Bereiche entfernen?
Ja. Enthalten sind Konfigurationen für 15 Unternehmensbereiche und Fachabteilungen. Nicht benötigte Bereiche können vom Administrator entfernt oder ausgeblendet werden.
Kann ich andere Systeme anbinden?
Ja. Bestehende Fibu-, ERP- und CRM-Systeme sowie Branchenanwendungen werden über Datenbankzugriffe angebunden. Deren Stammdaten nutzen Sie in der kachelbasierten Ablage, um Dokumente vorgangsbezogen abzulegen.
Werden Änderungen in den Stammdaten in ELO nachgepflegt?
Ja. Ändert sich die Bezeichnung eines Kunden oder Lieferanten im externen System, wird sie in ELO nachgepflegt und die Akte bei Bedarf in ein anderes Buchstabenregister umgehängt.
Ist es mandantenfähig?
Ja. Die Templates lassen sich für beliebig viele Unternehmen anwenden, auch nachträglich. Die Konfiguration berücksichtigt bereits mehrere Unternehmen.
Ist es mehrsprachig?
Ja. Deutsch und Englisch sind im Standard enthalten, weitere Sprachen können konfiguriert werden.
Kann ich das Foundation Kit selbst installieren?
Nein. Das Kit verändert Archivstruktur, Masken, Berechtigungen und Datenbankanbindungen Ihres ELO. Deshalb richtet es immer ein ELO-Consultant von BCIS ein und passt es gemeinsam mit Ihnen an.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von der Zahl der Bereiche, Mandanten und angebundenen Systeme ab. Weil die Struktur bereits fertig ist, entfällt die monatelange Archivplanung. Den konkreten Aufwand planen wir mit Ihnen im Erstgespräch.
Wird unsere bisherige Fileserver-Ablage übernommen?
Nicht eins zu eins. Das Kit liefert eine neue Struktur mit eigenen Masken, Indexfeldern und Stammdatenanbindung. Der Fileserver wird aufgeräumt und danach nur noch als Ausnahme genutzt, etwa für temporäre Dateien.
Funktioniert das Foundation Kit mit SharePoint oder Microsoft 365?
Mit ELO for Microsoft 365 lassen sich die Strukturen des Foundation Kit, bei Bedarf angepasst, nach SharePoint synchronisieren.
Gibt es Schulungen dazu?
Ja. Mit dem Foundation Kit erhalten Sie einen kostenfreien E-Learning-Kurs für alle Anwender, den sie ansehen können, wann und so oft sie wollen.
Was sind die Systemvoraussetzungen?
ELO ECM Suite ab Version 23 sowie Lizenzen für ELO und Quickzone for ELO. Dazu Datenbankzugriff auf die nötigen Stammdaten.
Was kostet das Foundation Kit?
Der Preis des Kits richtet sich nach der Größe Ihres Unternehmens. Dazu kommen die Einführung durch BCIS und gegebenenfalls Lizenzen. In der kostenfreien Erstberatung erhalten Sie eine Preisindikation.
Sprechen Sie mit unseren ELO-Experten.
Buchen Sie eine kostenfreie Erstberatung oder fordern Sie eine Präsentation des Foundation Kit an. Wir melden uns persönlich.
- Austausch über Ihre Anforderungen und Vorstellungen
- Unterstützung bei der Auswahl der passenden Module, mit Preisindikation
- Eine klare Aussage, ob und welche Lösung zu Ihnen passt
Angaben zum Funktionsumfang laut BCIS GmbH, Stand 2026-10-30. ELO ist eine Marke der ELO Digital Office GmbH.