Vertragsmanagement mit ELO - BCIS – Ihr ELO Business Partner

Vertragsmanagement mit ELO

ELO Business Solution Contract

Digitales Vertragsmanagement mit der ELO Business Solution Contract

 

Verträge sind eine wichtige Grundlage betriebswirtschaftlichen Handelns in Unternehmen. Ohne ein digitales Vertragsmanagement stellt die Verwaltung von Verträgen sowie die Überwachung aller Fristen und Vereinbarungen eine große Herausforderung dar. Die Lösung: Verwalten Sie Ihre Verträge effizient, vollständig und sicher in digitalen Vertragsakten bei gleichzeitiger Erfüllung rechtlicher Anforderungen – mit ELO Contract.

Mit der ELO Business Solution Contract verwalten und überwachen Sie ein- und ausgehende Verträge über deren gesamten Lebenszyklus. Für jede Phase des Vertrags – vom Entwurf über den Abschluss bis zur Archivierung – stellt Ihnen diese Lösung standardisierte Vorgehensweisen zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie die Lösung auch mit geringem Aufwand auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Zentrale Übersicht

Die zentrale Vertragsübersicht zeigt alle Verträge sortiert nach Abteilung, Auslaufdatum, Kündigungsfrist und Status. Ihre Verträge werden im Ordner des Vertragspartners abgelegt. Das ELO Vertragsmanagement informiert Sie automatisch über bald auslaufende Verträge und Kündigungsfristen.

Eskalationsmanagement

Kosten und Termine werden anhand intelligenter Wiedervorlagen und Analysen überwacht. Ein Überblick über die aktiven Vertragsverhältnisse ist so gewährleistet. Das Management und Mitarbeiter können klar und schnell erkennen, wo eventuelle Engpässe liegen.

 

 

Benutzerfreundliche Konfiguration

Sowohl die Datenerfassung als auch die Konfiguration erfolgt komfortabel über grafische Oberflächen.

Die ELO Business Solutions

Die ELO Business Solutions sind standardisierte Lösungen für unterschiedliche Geschäftsszenarien. Sie lassen sich sofort einsetzen, können aber auch jederzeit auf individuelle Anforderungen angepasst werden. 
Vorteile sind wesentlich kürzere Projektlaufzeiten und Business-Lösungen, die Sie bei sich ändernden Prozessen blitzschnell anpassen können.

Der Nutzen für Ihr Unternehmen

Zentrale Übersicht
über alle Verträge und Statiken

Berechtigungsabhängiger Zugriff

Fristüberwachung
und Eskalationsmanagement

Umfangreiche
Auswertungsmöglichkeiten

~

Rechtskonforme Langzeitarchivierung
über vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume

Vertragsanbahnung

 

Vertragsdokumente automatisiert erstellen

Mit einem Klick generieren Sie automatisiert einen Vertrag, eine Kündigung oder andere Dokumente. Zu jedem Vertragstyp finden Sie eine entsprechende Vorlage. Mit der Vorlagenverwaltung können spezifische Informationen direkt aus der Vertragsakte übernommen werden.

Benutzer und Rechte festlegen

Verträge beinhalten sensible Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Mit der leistungsstarken Rechteverwaltung weisen Sie Rollen eindeutig zu und steuern damit den Zugriff für berechtigte Personen.

Freigabeprozesse effizient steuern

Die nötigen Freigabeschritte lassen sich einfach per ELO Workflow definieren und kontrolliert abwickeln. Damit bleibt der Genehmigungs- und Freigabeprozess jederzeit transparent. Sie können so sofort nachvollziehen, in welcher Abstimmungsphase sich ein Vertrag gerade befindet. Weitere Benutzer können dynamisch ergänzt werden.

Kollaborativ im Team arbeiten

Bei der Vertragserstellung ist auch die fachliche und sachliche Zusammenarbeit im Team ein wichtiger Aspekt. Mit der ELO Collaboration-Funktionalität ‚Dokumentenfeed‘ gelingt dies mit Leichtigkeit und Diskussionsbeiträge sind für alle Beteiligten jederzeit sichtbar.

 

Vertragsverwaltung

 

Verträge zentral verwalten

Alle relevanten Vertragsinformationen sowie zugehörige Dokumente werden in einer Vertragsakte abgelegt und sind damit zentral verfügbar. Zusätzlich können Sie standardisierte Deckblätter und Etiketten drucken, um die Originaldokumente verlinkt abzulegen. Scannen Sie einfach den dort aufgedruckten QR-Code, dann wird Ihnen die zugehörige digitale Akte sofort auf Ihrem Smartphone oder QR-Scanner angezeigt.

Informationen schnell erfassen

Erreicht ein Vertrag Ihr Unternehmen, unterstützt Sie die ELO Business Solution Contract aktiv bei der Erfassung aller relevanten Vertragsdetails. Dafür stehen Ihnen verschiedene vordefinierte Stichwortlisten zur Verfügung. Diese beinhalten unterschiedliche verwaltete Informationen, z.B. Mandanteninformationen, Vertragsnummern, Laufzeiten usw. 

Mobil auf Verträge zugreifen

Arbeiten Sie mobil mit Verträgen und greifen Sie per Smartphone oder Tablet auf relevante Inhalte zu. Ihre Originaldokumente können Sie mit standardisierten Deckblättern oder Etiketten versehen. Der darauf abgedruckte QR-Code ermöglicht die einfache Erfassung mit der ELO App. So öffnen Sie eine Vertragsakte mit allen zugehörigen Informationen komfortabel auf Ihrem mobilen Endgerät. Durch das Responsive Design passt sich die Programmoberfläche automatisch an das Endgerät an.

Vertragscontrolling

 

Den Überblick behalten

Mit dem Vertragsmanagement-Cockpit lassen sich alle Verträge auf einfachste Weise auswerten. Durch die grafische Darstellung haben Sie alle wichtigen Informationen (Status, Verpflichtungen usw.) im Blick. Sie können von hier direkt auf die zugehörige Vertragsakte zugreifen und Statusänderungen, Freigabe- sowie Kündigungsszenarien initiieren.

Fristen überwachen und abstimmen

Welche Fristen anstehen, sehen Sie übersichtlich in einem Kalender. Die Zusammenhänge zwischen einzelnen Verträgen werden mithilfe der Zeitleistendarstellung deutlich. Wird z.B. für einen Mitarbeiter mit einem befristeten Arbeitsvertrag ein KFZ-Leasingvertrag mit einer längeren Laufzeit abgeschlossen, sind Kündigungsfristen etc. schnell vergleichbar.

Fremdwährungen berücksichtigen

Beim Anlegen von Zahlungsplänen stehen Ihnen die tagesaktuellen Wechselkurse zur Verfügung. Sie profitieren so von einer eindeutigen Vergleichbarkeit der Verträge, beispielsweise in € oder $. Auch Freigabeszenarien lassen sich auf Basis der Wechselkurse steuern.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Übersichtliches Vertragsmanagement

  • Vertragskonditionen und -fristen im Blick behalten und problemlos einhalten
  • Vertragsdetails sind transparent und stets aktuell
  • Übersichtlicher Kalender mit Erinnerungs- und Kündigungsterminen
  • Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung

Schnelle Bearbeitung &
Verwaltung

  • Vollständige Bearbeitungsprozesse und kurze Durchlaufzeiten
  • Transparente Genehmigungs- und Freigabeprozesse
  • Alle zugehörigen Dokumente und Dateien sind strukturiert verfügbar
  • Verträge werden revisionssicher verwaltet
  • Vertragsdokumente automatisiert erstellen

Vertragscontrolling &
Auswertungsoptionen

  • Praktische Berichtsfunktion für unterschiedliche Vertragsarten
  • Bequeme Liquiditäts- und Kostenplanfunktion
  • Tagesaktuelle Wechselkurse, um Vertragsvolumen korrekt zu bewerten

Ganzheitliche
Informationsverfügbarkeit

  • Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen (Einkauf, Projekt usw.)
  • Vertragsdaten aus anderen Anwendungen (z.B. ERP wie SAP, NAV usw.) können flexibel genutzt werden

Haben Sie Fragen
zum Vertragsmanagement mit ELO?

Gern zeigen wir Ihnen diese Lösung in einer Online Präsentation. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf.

Ihr Unternehmen

Ihr Name

Ihre E-Mail-Adresse

Ihre Telefonnummer

Ihre Nachricht

Bitte geben Sie den Sicherheitscode ein: captcha

Sie haben Fragen
zu unseren ECM-Lösungen?

Sie erreichen uns
Montags bis Freitags
zwischen 08.00 und 17.00 Uhr –
rufen Sie uns an:

Telefonnummer: 0561 / 7 66 56-40

Oder senden Sie uns eine E-Mail an vertrieb@bcis.de