ELO ContractVertragsmanagement mit und in ELO

Verträge erstellen & verwalten, Fristkontrolle, Freigabe-Workflows uvm.

Das digitale Vertragsmanagement ELO Contract umfasst alle Bereiche innerhalb eines Vertragslebenszyklus, vom Vertragscontrolling über die Verwaltung bis zur Vertragsarchivierung in elektronischer Form. Laufzeiten, Kündigungsfristen, Fälligkeiten und Verlängerungsmodalitäten werden automatisch überwacht und rechtzeitig angezeigt. Dokumente können innerhalb einer Vertragsmanagement-Software generiert und zum Beispiel nach Vertragspartner oder Kostenstelle sortiert abgelegt werden. Durch abteilungsübergreifende Übersichten ist es jedem berechtigten Mitarbeiter möglich, sofort per Mausklick auf eine Information zuzugreifen und sie revisionssicher verwalten.

ELO Contract bietet ganzheitliche Informationsverfügbarkeit durch Schnittstellen zu nahezu allen ERP-Systemen (z.B. SAP, Microsoft Dynamics, abas ERP) und anderen bestehenden Anwendungen und spart Ihnen damit Kosten und Zeit.

Verwalten und überwachen Sie ein- und ausgehende Verträge über deren gesamten Lebenszyklus. Für jede Phase des Vertrags – vom Entwurf über den Abschluss bis zur Archivierung – stellt Ihnen diese Lösung standardisierte Vorgehensweisen zur Verfügung. Selbstverständlich können Sie die Lösung auch mit geringem Aufwand auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Mit ELO Contract verwalten Sie Ihre Verträge effizient, vollständig und sicher in digitalen Vertragsakten bei gleichzeitiger Erfüllung rechtlicher Anforderungen.

Nutzen Sie das perfektes Zusammenspiel mit ELO for DocuSign für digitale Signatur: Alle Arten von Verträgen können unkompliziert digital unterzeichnet werden.

 

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Vertragsmanagement Dashboard

Übersicht über alle Verträge, Fristen und Details
Vertragsmanagement
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Zentrale Übersicht

Die zentrale Vertragsübersicht zeigt alle Verträge sortiert nach Abteilung, Auslaufdatum, Kündigungsfrist und Status. Ihre Verträge werden im Ordner des Vertragspartners abgelegt. Das ELO Vertragsmanagement informiert Sie automatisch über bald auslaufende Verträge und Kündigungsfristen.

Eskalationsmanagement

Kosten und Termine werden anhand intelligenter Wiedervorlagen und Analysen überwacht. Ein Überblick über die aktiven Vertragsverhältnisse ist so gewährleistet. Das Management und Mitarbeiter können klar und schnell erkennen, wo eventuelle Engpässe liegen.

Der Nutzen für Ihr Unternehmen

Zentrale Übersicht über alle Verträge und Statistiken
Berechtigungsabhängiger Zugriff
Fristüberwachung
Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
Rechtskonforme Langzeitarchivierung über vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume
Eskalationsmanagement

Vertragsanbahnung

Vertragsdokumente automatisiert erstellen

Mit einem Klick generieren Sie automatisiert einen Vertrag, eine Kündigung oder andere Dokumente. Zu jedem Vertragstyp finden Sie eine entsprechende Vorlage. Mit der Vorlagenverwaltung können spezifische Informationen direkt aus der Vertragsakte übernommen werden.

Benutzer und Rechte festlegen

Verträge beinhalten sensible Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Mit der leistungsstarken Rechteverwaltung weisen Sie Rollen eindeutig zu und steuern damit den Zugriff für berechtigte Personen.

Freigabeprozesse effizient steuern

Die nötigen Freigabeschritte lassen sich einfach per ELO Workflow definieren und kontrolliert abwickeln. Damit bleibt der Genehmigungs- und Freigabeprozess jederzeit transparent. Sie können so sofort nachvollziehen, in welcher Abstimmungsphase sich ein Vertrag gerade befindet. Weitere Benutzer können dynamisch ergänzt werden.

Kollaborativ im Team arbeiten

Bei der Vertragserstellung ist auch die fachliche und sachliche Zusammenarbeit im Team ein wichtiger Aspekt. Mit der ELO Collaboration-Funktionalität ‚Dokumentenfeed‘ gelingt dies mit Leichtigkeit und Diskussionsbeiträge sind für alle Beteiligten jederzeit sichtbar.

Vertragsverwaltung

Verträge zentral verwalten

Alle relevanten Vertragsinformationen sowie zugehörige Dokumente werden in einer Vertragsakte abgelegt und sind damit zentral verfügbar. Zusätzlich können Sie standardisierte Deckblätter und Etiketten drucken, um die Originaldokumente verlinkt abzulegen. Scannen Sie einfach den dort aufgedruckten QR-Code, dann wird Ihnen die zugehörige digitale Akte sofort auf Ihrem Smartphone oder QR-Scanner angezeigt.

Informationen schnell erfassen

Erreicht ein Vertrag Ihr Unternehmen, unterstützt Sie die ELO Business Solution Contract aktiv bei der Erfassung aller relevanten Vertragsdetails. Dafür stehen Ihnen verschiedene vordefinierte Stichwortlisten zur Verfügung. Diese beinhalten unterschiedliche verwaltete Informationen, z.B. Mandanteninformationen, Vertragsnummern, Laufzeiten usw.

Mobil auf Verträge zugreifen

Arbeiten Sie mobil mit Verträgen und greifen Sie per Smartphone oder Tablet auf relevante Inhalte zu. Ihre Originaldokumente können Sie mit standardisierten Deckblättern oder Etiketten versehen. Der darauf abgedruckte QR-Code ermöglicht die einfache Erfassung mit der ELO App. So öffnen Sie eine Vertragsakte mit allen zugehörigen Informationen komfortabel auf Ihrem mobilen Endgerät. Durch das Responsive Design passt sich die Programmoberfläche automatisch an das Endgerät an.

Vertragscontrolling

Den Überblick behalten

Mit dem Vertragsmanagement-Cockpit lassen sich alle Verträge auf einfachste Weise auswerten. Durch die grafische Darstellung haben Sie alle wichtigen Informationen (Status, Verpflichtungen usw.) im Blick. Sie können von hier direkt auf die zugehörige Vertragsakte zugreifen und Statusänderungen, Freigabe- sowie Kündigungsszenarien initiieren.

Fristen überwachen und abstimmen

Welche Fristen anstehen, sehen Sie übersichtlich in einem Kalender. Die Zusammenhänge zwischen einzelnen Verträgen werden mithilfe der Zeitleistendarstellung deutlich. Wird z.B. für einen Mitarbeiter mit einem befristeten Arbeitsvertrag ein KFZ-Leasingvertrag mit einer längeren Laufzeit abgeschlossen, sind Kündigungsfristen etc. schnell vergleichbar.

Fremdwährungen berücksichtigen

Beim Anlegen von Zahlungsplänen stehen Ihnen die tagesaktuellen Wechselkurse zur Verfügung. Sie profitieren so von einer eindeutigen Vergleichbarkeit der Verträge, beispielsweise in € oder $. Auch Freigabeszenarien lassen sich auf Basis der Wechselkurse steuern.

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Detaillierte Informationen zu ELO Contract finden Sie in der ELO Contract Produktbroschüre (PDF) und in dem Flyer.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Übersichtliches Vertragsmanagement

  • Vertragskonditionen und -fristen im Blick behalten und problemlos einhalten
  • Vertragsdetails sind transparent und stets aktuell
  • Übersichtlicher Kalender mit Erinnerungs- und Kündigungsterminen
  • Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung

Schnelle Bearbeitung & Verwaltung

  • Vollständige Bearbeitungsprozesse und kurze Durchlaufzeiten
  • Transparente Genehmigungs- und Freigabeprozesse
  • Alle zugehörigen Dokumente und Dateien sind strukturiert verfügbar
  • Verträge werden revisionssicher verwaltet
  • Vertragsdokumente automatisiert erstellen

Vertragscontrolling & Auswertungsoptionen

  • Praktische Berichtsfunktion für unterschiedliche Vertragsarten
  • Bequeme Liquiditäts- und Kostenplanfunktion
  • Tagesaktuelle Wechselkurse, um Vertragsvolumen korrekt zu bewerten

Ganzheitliche Informationsverfügbarkeit

  • Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen (Einkauf, Projekt usw.)
  • Vertragsdaten aus anderen Anwendungen (z.B. ERP wie SAP, NAV usw.) können flexibel genutzt werden
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ELO Contract:
Produktinformationen und -beschreibung

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