Großprojektgeschäft mit einem stabilen Dach
Die Pohlen Gruppe, bestehend aus Pohlen Dach und Pohlen Solar, ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen in 5. Generation. In den 130 Jahren seit der Gründung hat das Unternehmen mit Sitz in Geilenkirchen 3 Millionen Quadratmeter Photovoltaik realisiert.
Die 300 Mitarbeiter sorgen für die Umsetzung von gewerblichen und industriellen Bauprojekten oder Modernisierungen und begleiten ihre Kunden durch alle Phasen. Zu den Geschäftspartnern zählen namhafte Unternehmen beispielsweise große Lebensmittelhändler.
Das wachsende und umfangreiche Projektgeschäft benötigte neue Möglichkeiten der Digitalisierung, da die Anzahl der Dokumente zu groß wurde, um weiterhin die Ablage über Outlook gewährleisten zu können und zudem interne Prozesse via Email wenig effizient, intransparent und mit hohem Aufwand für die Nachverfolgung verbunden waren.
„ELO ist ein geniales System.“
Björn Biehne,
IT-Administrator
Weniger Mahnungen und mehr Skonto mit der Business Solution ELO Invoice
Der Eingangsrechnungsprozess war bei der Pohlen Gruppe lange Zeit von Papier geprägt. So wurden die Rechnungen ganz klassisch im Unternehmen an die zuständigen Projektleiter verteilt, gestempelt und in der Buchhaltung in einem Ordner abgelegt.
Diese Vorgehensweise bedeutet einen langen Weg der Rechnungen zu den jeweiligen Positionen und eine aufwändige Suche in den Aktenordnern, sollte die Rechnung benötigt werden.
Mit ELO Invoice und ELO Docxtractor werden Rechnungen digital erfasst, in ELO bearbeitet und in einem automatisierten Workflow an entsprechende Stelle weitergeleitet, berichtet IT-Administrator Björn Biehne. Diese Automatisierung sorgt für einen schnelleren Freigabeprozess und einen übersichtlichen Blick auf die anstehenden Zahlungen. Das Rechnungs Dashboard liefert immer einen aktuellen Stand über Rechnungen im Umlauf. Im Ergebnis gibt es heute weniger Mahnungen und mehr Skontonutzung. Um Informationen zu den Rechnungen festzuhalten und weiterzugeben, nutzt das Unternehmen gerne den ELO Feed. „Es werden keine Zettel mehr durchs Haus getragen“, stellt der IT-Administrator zufrieden fest. Die Projektleiter hinterlassen Kommentare im Feed, die früher handschriftlich notiert wurden, wie z.B. das Splitten von Rechnungen oder Rechnungskürzungen. Der Zeitaufwand hat sich vor allem das Entfallen der Laufwege deutlich reduziert.
Projektgeschäft mit 28.000.000 Dokumenten
Die Pohlen Gruppe hat sehr viele Projekte gleichzeitig und durch gesetzliche Vorgaben auch lange Aufbewahrungszeiten für Dokumente. Insgesamt kommt die Gruppe auf ca. 28 Mio. Dokumente, die abgelegt werden müssen. Dafür war Outlook nicht ausgelegt. Zudem zielte die Einführung von ELO auf eine einheitliche Ablagestruktur ab.
Die Komplexität des Unternehmens zeigt sich nicht nur in der Anzahl der Dokumente, sondern konnte auch in der Konfiguration der Quickzone for ELO abgebildet werden.. So hat Björn Biehne mehr als 50 Kategorien mit individuellen Kacheln für jeden Bereich erstellt. Mit der Einführung von ELO und Quickzone for ELO hat die Pohlen Gruppe eine einheitliche Ablage- und Ordnerstruktur geschaffen. Die Mitarbeiter haben einen geringeren Ablageaufwand und profitieren von einer kürzeren Bearbeitungszeit.
“ELO Contract ist für mich die optimale Lösung!”
Die Entscheidung für ELO Contract war in der Vielzahl der Verträge begründet. „Wir geben bis zu 20 Jahre Garantie und finden die Verträge mit ELO Contract blitzschnell wieder.“, sagt Björn Biehne. Weiterhin berichtet er, dass der ELO Contract Standard nur geringfügig auf die Bedürfnisse der Pohlen Gruppe angepasst werden musste. Lediglich ein Garantiemanagement hat der IT-Administrator ergänzt.
ELO Ausbildung für den Admin
Björn Biehne nahm im Zuge der Einführung von ELO am BCIS ELO Bootcamp teil. In der 5-tägigen Intensiv- Schulung in Kassel lernte er wichtige Grundlagen der ELO Administration und das ELO System und die vielfältigen Möglichkeiten zu verstehen.
Er hat den Anspruch, sich selbst mit ELO zu beschäftigen und konnte mit dem dort erlangten Wissen den Grundstein für die Administration mit dem System legen. Lächelnd fasst er die Woche im ELO Bootcamp mit den folgenden Worten zusammen: „War gut. Hat Spaß gemacht!“
Als inzwischen sehr kompetenter IT-und ELO Administrator freut er sich immer auf den Austausch über neue Möglichkeiten mit den BCIS Consultants, die auch über den Tellerrand hinausblicken. Dadurch hat er großes Vertrauen in BCIS als kompetenten ELO Business Partner gewonnen:
„Es macht Spaß, wenn man merkt, dass der Consultant was auf dem Kasten hat!“
Die 3 größten Vorteile durch ELO
Mit ELO konnte die Pohlen Gruppe bereits viele Vorteile nutzen und Erfolge erzielen.
Die wichtigsten Punkte waren zum einen, Geld einzusparen. Dies wurde vor allem durch mehr Skontonutzung erreicht durch den Einsatz von ELO Invoice.
Zudem ist die Transparenz der einzelnen Rechnungsschritte im Rechnungsworkflow gestiegen. Da man hier immer den aktuellen Stand und den aktuellen Bearbeiter im Workflow sehen kann, können Prozesse nun erheblich schnell weitergeleitet werden.
Dazu ist eine große Effizienzsteigerung zu verzeichnen durch die schnellere Ablage von Dokumenten, Emails und Dateien über die BCIS Quickzone for ELO. Auch der Aufwand für die Suche nach Dokumenten und Inhalten hat sich erheblich verkürzt. Suchfavoriten und die Durchsuchbarkeit des Feeds, der Metadaten und des Volltextes sorgen für ein schnelles Auffinden von Dokumenten auch bei mehr als 28 Mio Dokumenten bei der Pohlen Gruppe.
Kundentipp für andere Unternehmen
Anderen Unternehmen rät Björn Biehne, ein starkes Commitment von der Führungsetage für das System einzuholen. Denn das System muss auch gelebt werden: „Wenn man viel damit erreichen will, müssen die User mitziehen.“
Hierfür ist das Überzeugen der oberen Ebene und der Teamleiter in den Abteilungen für ihn ein absolutes Muss. So werden bei der Pohlen Gruppe neue Mitarbeiter direkt vom IT-Administrator in ELO eingearbeitet: “Die Kollegen müssen nach der Einarbeitung nicht das ganze System können, aber den Funktionsumfang verstehen. Sie sollen wissen, was ELO alles kann und es sicher anwenden.“
Jetzt kostenfreie
ELO Beratung anfragen
Wir stehen Ihnen für Ihre Fragen rund um das Thema Digitalisierung gern zur Verfügung.
Rufen Sie uns an oder buchen Sie sich gleich einen Termin mit
Telefon
0561 / 766 56-40
Ihre direkte Ansprechpartnerin
Anne Krekeler
Sales Consultant
