In einer zunehmend komplexen Geschäftswelt ist ein effizientes Vertragsmanagement das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens. Mit der Einführung von ELO Contract Gen.2 setzt ELO Digital Office neue Maßstäbe in Sachen Transparenz, Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung. Basierend auf der leistungsstarken Version ELO 25 bietet diese Business Solution eine vollkommen neu konzeptionierte Plattform, die den gesamten Vertragslebenszyklus – von der ersten Erstellung bis zur finalen Archivierung – rechtssicher abbildet.
Warum
ELO Contract Gen. 2?
Die neue Generation ist weit mehr als nur ein Update der klassischen Version. Sie wurde entwickelt, um manuelle Aufwände drastisch zu reduzieren und die Verarbeitungsqualität durch den Einsatz moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) zu steigern.
Direktvergleich:
ELO Contract (Classic) vs. ELO Contract (Gen.2)
Die Gen.2 wurde grundlegend neu gedacht.
Während die Classic-Variante auf bewährten Strukturen fußt, nutzt die Gen.2 die modernen Möglichkeiten der ELO 25 Plattform, um flexibler und automatisierter zu agieren.
| Funktion | ELO Contract (Classic) | ELO Contract (Gen. 2) |
|---|---|---|
| Manuelle Vertragsanlage | X | X |
| Neu: Vertragsanlage mit KI-Unterstützung | - | X |
| Vorlagengestützte Dokumentenerstellung | X | X |
| Handling von Termin- und Ereignisfristen | X | X |
| Zahlungsplan & periodische Zahlungen | X | X (Erweitert) |
| NEU: Arbeiten im dediziertem Workspace | - | X |
| NEU: Kanban-Ansicht für Statuswechsel | - | X |
| NEU: KI-Assistent (Zusammenfassung/Risiko) | - | X |
| Cloud-Fähigkeit | Eingeschränkt | Vollständig |
| Schlanke Standard Konfiguration | X | X |
Der Vertragslebenszyklus
in der Praxis
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1. Vertragserstellung und Eingang
Egal ob ein neuer Mietvertrag im Unternehmen eingeht oder ein Kaufvertrag erstellt werden muss – das System unterstützt Sie optimal. Eingehende Dokumente werden einfach per Drag-and-drop abgelegt. Bei ausgehenden Verträgen nutzen Sie die vorlagengestützte Dokumentenerstellung, bei der Platzhalter automatisch mit Informationen aus den Metadaten befüllt werden.
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2. Prüfung und Freigabe mit System
Transparente Genehmigungsprozesse sind essenziell. Über vordefinierte Entscheidungsregeln können Freigabeworkflows parallel oder seriell an die zuständigen Personen (z. B. die Geschäftsführung) adressiert werden. Jeder Schritt wird im ELO Feed dokumentiert, sodass die gesamte Historie jederzeit nachvollziehbar bleibt.
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3. KI-gestützte Analyse (Der Gamechanger!)
Ein Highlight der Gen.2 ist der integrierte KI-Assistent. Er hilft nicht nur bei der Erfassung, sondern kann Verträge analysieren, Risiken aufzeigen oder lange Vertragswerke in Sekunden zusammenfassen. Dies entlastet die Rechtsabteilung spürbar von repetitiven Aufgaben.
Maximale Übersicht im neuen ELO Workspace
Im Gegensatz zur Classic-Version erfolgt die Arbeit in Gen.2 in einem spezialisierten Workspace, der verschiedene visuelle Ansichten bietet, um unterschiedliche Nutzerbedürfnisse zu erfüllen:
- Tabellenansicht: Für eine strukturierte Filterung, Gruppierung und Suche nach spezifischen Vertragsparametern.
- Kanban-Board: Visualisieren Sie den Status Ihrer Verträge (z.B. "In Prüfung", "Unterzeichnet", "Aktiv"). Ein Statuswechsel kann einfach per Drag-and-drop durchgeführt werden.
- Diagramme & Controlling: Analysieren Sie Vertragsvolumen oder Laufzeiten grafisch direkt im Dashboard.
- Kalenderansicht: Behalten Sie alle Fristen im Jahresüberblick.
Praxisbeispiel:
So arbeitet die moderne Rechtsabteilung
Das Szenario verdeutlicht den Effizienzgewinn: Die Unternehmensjuristin erhält einen neuen Mietvertrag für IT-Ausstattung.
- Ablage: Sie lädt das Dokument in den Workspace. Dank der KI-Anbindung werden Laufzeiten und Vertragspartner automatisch erkannt.
- Zahlungsplan: Sie hinterlegt einen Zahlungsplan, um die Liquiditätsplanung der Finanzabteilung zu unterstützen.
- Freigabe: Der CEO erhält eine Aufgabe in seinem Workflow-Client, prüft den Vertrag mobil oder am Desktop und gibt ihn frei.
- Monitoring: Das System setzt automatisch Erinnerungen für die Kündigungsfrist. Sollte diese verstreichen, kann eine automatische Verlängerung greifen – oder der Prozess "Vertragsende einleiten" wird gestartet.
Technische Voraussetzungen
und Flexibilität
ELO Contract Gen.2 ist für maximale Flexibilität ausgelegt:
- Plattform: Erfordert die ELO 25 LTS.
- Bereitstellung: Kann sowohl On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur als auch in der Cloud betrieben werden.
- Integration: Eine nahtlose Anbindung an die ELO Invoice Business Solution ermöglicht den Abgleich von Verträgen mit eingehenden Rechnungen.
- Individualisierung: ELO liefert eine schlanke Standardlösung aus. Spezifische Anforderungen können durch ELO Business Partner hochgradig flexibel angepasst werden.
Fazit:
Mehr als nur Verwaltung
Strategisches Management
Mit ELO Contract Gen.2 entscheiden Sie sich für eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Sie reduzieren Risiken durch verpasste Fristen, steigern die Effizienz durch KI-Automatisierung und schaffen eine zentrale, transparente Wissensbasis.
Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?
Steigen Sie jetzt um auf die Gen.2 und erleben Sie, wie einfach und sicher modernes Vertragsmanagement sein kann.
FAQ
Strategische & Allgemeine Fragen
ELO Contract Gen.2 ist eine spezialisierte Business Solution für digitales Vertragsmanagement. Sie eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die Verträge zentral verwalten, Fristen automatisieren und Revisionssicherheit garantieren wollen.
Die Gen.2 basiert auf der modernen Architektur der ELO 25 LTS. Sie bietet einen neuen, intuitiven Workspace, KI-Unterstützung bei der Datenerfassung sowie eine flexiblere Handhabung von Termin- und Ereignisfristen im Vergleich zur Classic-Variante.
Ja, ELO Contract Gen.2 ist eine Business Solution, die auf der ELO ECM Suite (ab Version ELO 25 LTS) aufsetzt. Sie nutzt deren Kernfunktionen für Archivierung, Berechtigungen und Workflows.
Ja, die neue Generation ist "Cloud-ready" konzipiert und unterstützt sowohl On-Premises-Installationen als auch den Betrieb in einer Cloud-Umgebung.
Funktionen & KI
In der Gen.2 hilft der integrierte KI-Assistent dabei, Metadaten automatisch aus Dokumenten zu extrahieren, Zusammenfassungen langer Verträge zu erstellen und sogar Risikoanalysen durchzuführen.
Das System überwacht hinterlegte Kündigungs- und Verlängerungsfristen. Bei Erreichen definierter Zeitpunkte löst ELO automatisch Erinnerungen oder Aufgaben für die zuständigen Mitarbeiter aus.
Ja, über die vorlagengestützte Dokumentenerstellung können neue Verträge auf Basis von Standardvorlagen generiert werden, wobei Metadaten (wie Partnername oder Summen) automatisch eingefügt werden.
Ja, über Integrationen wie "ELO for DocuSign" können Verträge direkt aus dem System heraus rechtssicher digital unterzeichnet werden, auch von Externen.
Integration & Technik
Über standardisierte Schnittstellen lässt sich ELO Contract an Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce oder abas anbinden, um Stammdaten zu synchronisieren.
Ja, eine Migration ist möglich, sollte aber aufgrund der neuen technologischen Architektur (Aspekte statt Masken) gemeinsam mit einem ELO Business Partner geplant werden.
ELO stellt die Schnittstelle bereit. Für die Nutzung von Generativer KI (z. B. LLMs) müssen Sie eigene Zugangsdaten (z. B. von OpenAI oder Azure) hinterlegen und Verträge dort abschließen. Es wird auch die Möglichkeit der Anbindung lokaler on premise LLMs geben.
Der Workspace ist die zentrale Arbeitsumgebung. Er bietet verschiedene Sichten wie Tabellen (für Listen), Kanban (für Statuswechsel per Drag-and-drop) und Dashboards (für grafische Auswertungen) und ersetzt das bisherige, recht starre Vertragsdashboard der classic-Version.
Compliance & Sicherheit
Ja, durch die revisionssichere Archivierung der ELO ECM Suite werden alle Anforderungen der GoBD sowie die Protokollierung von Änderungen erfüllt.
Durch ein feingranulares Berechtigungssystem wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Vertragsinhalte (z. B. Personalverträge) haben.
Das System kann den Status automatisch auf „Beendet“ setzen oder den Prozess „Vertragsende einleiten“ starten, bei dem alle notwendigen Schritte (Abnahme, Kündigungsbestätigung) dokumentiert werden.
Kosten & Nutzen
Die Kosten setzen sich aus den Basislizenzen der ELO ECM Suite, der Business Solution Contract und dem Dienstleistungsaufwand für die Einrichtung zusammen. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.
Ja, primär durch das Vermeiden ungewollter Vertragsverlängerungen, geringere Suchzeiten und die Beschleunigung von Freigabeprozessen um bis zu 80%.
Dank der schlanken Standardkonfiguration der Gen.2 kann eine Basis-Installation sehr schnell erfolgen. Individuelle Anpassungen an Ihre Prozesse variieren je nach Komplexität.
Ja, im Standard sind grundlegende Vertragsarten enthalten. Business Partner können diese jedoch sehr einfach um spezifische Typen wie Miet-, Kauf- oder Wartungsverträge erweitern.
Ja, über die ELO Apps für Smartphones und Tablets oder den WebClient haben Sie auch von unterwegs Zugriff auf Ihre Verträge und können Freigaben erteilen.
Antwort: ELO setzt auf eine schlanke Kernlösung. Die spezifischen Vertragsarten wurden technisch so optimiert, dass Business Partner diese nun noch individueller und einfacher auf Ebene der Bearbeitungsmasken anpassen können, ohne das Gesamtsystem zu überladen.