BCIS Kundenreferenz: ATC Münster
Digitales Arbeiten und digitale Prozesse mit ELO im Steuerbüro
Die im Jahr 2021 gegründete Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Steuerberatungsgesellschaft ATC Münster zeichnet sich von der Gründung an aus durch digitale und strukturierte Prozesse mit ELO.
Grundlage dafür waren die leidvollen Erfahrungen der Gründer aus anderen Kanzleien mit Papierakten, unstrukturierter Dateiablage, vielen manuell gepflegten Excel-Listen und internen Prozessen mit Papier und per E-Mail.
So stand im Zuge der Kanzlei-Gründung dem Thema Digitalisierung eine besonders hohe Relevanz zu. Verschiedene Anbieter wurden verglichen und schließlich fiel die Wahl auf ELO und BCIS: „Das ausschlaggebende Argument war für uns die Schnittstelle zu DATEV“, sagt Tharmarajah Chelliah, geschäftsführender Partner der ATC Münster GmbH.
„Bei uns gibt es (fast) nichts, was nicht über ELO läuft.“
Tharmarajah Chelliah,
Geschäftsführender Partner
ATC Münster GmbH
ATC ist eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Steuerberatungsgesellschaft mit Standorten in Münster, Oelde und Steinfurt. Die Kanzlei verfügt über ein umfangreiches Branchenwissen mit berufserfahrenen Spezialisten. Der Fokus der Kanzlei richtet sich an mittelständische Unternehmen. In der Beratung liegt die Spezialisierung im Gesundheits- und Sozialwirtschaftssektor sowie öffentlichen Verwaltungen.
„Die Arbeit ohne ELO ist heutzutage unvorstellbar.“
Die zentralen Ziele der Digitalisierung mit ELO waren primär die Zeitersparnis, Ressourceneinsparungen und eine einfache Handhabung des Systems. „Es gibt (fast) nichts, was nicht durch ELO läuft.“ Darunter fallen insbesondere Mandantenakten, Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Personalakten – alles ist in ELO integriert.
„Wir nutzen ELO wie eine Online Bibliothek“, beschreibt Herr Chelliah. So legt die Kanzlei unter Anderem Newsletter sowie wichtige Informationen zu Gesetzesänderungen in ELO ab. Auf diese Weise wird das E-Mail-Postfach geschont und alle Mitarbeiter sind bestens informiert.
50% Produktivitätssteigerung und höhere Kundenzufriedenheit
Die Zahlen können sich sehen lassen: Ca. 50% Produktivitätssteigerung und Zeiteinsparung. Die Kundenzufriedenheit hat sich nicht nur durch die kürzere Reaktionszeit auf Anfragen um ca. 60% verbessert. Einen wesentlichen Kern stellt hier auch die Mitarbeiterzufriedenheit dar, die sich durch die Digitalisierung durch ELO stark verbessert hat. Man erkennt, dass auch die Mitarbeiter die großen Vorteile von ELO angenommen haben.
Rechnungsverarbeitung mit ELO for DATEV
Die papierlose Kanzlei ATC hat sich bei der Ordnung an die Mandantenaktenstruktur von DATEV orientiert und auch in ELO übertragen.
Alle Eingangsrechnungen werden mit ELO for DATEV geprüft, freigegeben, kontiert und abschließend in DATEV nur noch verbucht. Die Erfassung der Kontierung in ELO war am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig, hat sich aber schnell etabliert und ist heute selbstverständlich und einfach zu bedienen.
Im ELO for DATEV Belegcockpit können alle berechtigten Personen jederzeit und übersichtlich den aktuellen Stand der im Umlauf befindlichen Rechnungen einsehen. Skontofristen werden somit stets eingehalten.
Erkennung, Prüfung, Kontierung mit ELO for DATEV
Einfache Ablage und schnelle Suche
ELO ist einfach zu bedienen, finden die Mitarbeiter: Man kann die Dokumente ganz einfach per Drag & Drop in das System ziehen.
Auf die Mandantenstammdaten in DATEV kann direkt aus ELO zugegriffen werden. Die Datenpflege erfolgt ausschließlich in DATEV. Die Verknüpfungen und direkten Suchmöglichkeiten mit BCIS Direct Search for ELO aus DATEV und anderen Anwendungen beschleunigt die Suche nach Belegen erheblich.
Außerdem können die Mitarbeiter komfortabel im Home Office arbeiten und haben Zugriff auf alle Daten und Aufgaben. So können auch im Home Office Rechnungen geprüft, Verträge freigegeben und Personalakten gepflegt werden.
Vertragsmanagement mit ELO Contract
Mit ELO Contract und Personnel File liegt ATC ein besseres Vertrags- und Personalmanagement vor. ELO Contract bietet eine strukturierte Ablage, der Liquiditätsabfluss wird angezeigt und man kann nach Fristen sortieren. Darüber hinaus wurde auch spezielles Customizing nach den Bedürfnissen der Kanzlei programmiert.
Die Personalakten liegen alle an einer zentralen Stelle. Die Berechtigungen sehen vor, dass die Mitarbeiter unter Anderem ihre Urlaubsanträge, Monatsabrechnungen und Mitarbeitergesprächsprotokolle einsehen können.
Einführung und Umsetzung
Sowohl mit der Beratung im Vorfeld wie auch mit der Kommunikation, der Umsetzung und der Schulung ist Thamarajah Chelliah sehr zufrieden – er hat BCIS bereits weiterempfohlen.
Er betont einen reibungslosen Ablauf, eine schnelle Umsetzung der Projekte und den Vorteil fester Ansprechpartner im Projektmanagement und der ELO Consultants: „Unsere Ansprechpartnerin war von Anfang bis Ende für uns zuständig. Sie kennt unsere Struktur, ist absolut zuverlässig und hilft uns immer aus, wenn wir Fragen haben.“
Anderen Unternehmen und Kanzleien rät Thamarajah Chelliah, mit ELO als Standardsoftware zu digitalisieren und möglichst nah am Standard zu bleiben, da diese einen unkomplizierten Ablauf der Updates zulässt.
Darüber hinaus sollten sich die Unternehmen im Vorfeld überlegen, welche Strukturen sie schaffen wollen, um den Mehrwert der digitalen Prozesse auch auszuschöpfen.
Fazit
Tharmarajah Chelliah und sein Team sind sehr zufrieden mit ELO und der Einführung durch BCIS.
Die aus der Nutzung des Systems resultierende Zeitersparnis und Ressourceneinsparungen wollen sie nicht mehr missen und empfehlen sowohl ELO als auch den Business Partner BCIS gerne weiter.
Vor allem die Mitarbeiterzufriedenheit hat sich stark verbessert durch den Einsatz von ELO im Vergleich zu früher.
In Zukunft soll auch das CRM-System an ELO angebunden werden. Die Kanzlei ist sehr gut aufgestellt und offen für weitere Optimierungen, die die Effizienz verbessern und den Arbeitsalltag vereinfachen können. Dafür bietet ELO viele Möglichkeiten.
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