Hinweise zu den Releases
• Themenorientierte Feature-Releases (FR), die unterjährig veröffentlicht werden (ELO 21) und nur bis zum nächsten Features Release supportet werden (z.B. 21.3 nur bis 21.4)
• Long-Term-Support-Release (LTS), die alle zwei Jahre erscheinen (aktuell: ELO 23) und vier Jahre supportet werden
Hinweis für ELOoffice Kunden: Die aktuelle Version von ELOoffice ist Version 11. Hier gibt es keine neuere Version, ein Upgrade auf die ELO ECM Suite 23 ist möglich (bitte anfragen)
ELO Flows ist ein in ELO ECM Suite ab Version 21 integriertes Modul für die einfache Umsetzung von Automatisierungs- und Integrationsaufgaben.
ELO stellt die ELO ECM Suite Stück für Stück auf eine neue technologische Basis. Ein erster wichtiger Schritt dabei ist der neue Automatisierungsmechanismus ELO Flows, mit dem der ELO Administrator Automatisierungsaufgaben auf Client- und Serverebene noch einfacher konfigurieren kann – ganz ohne Scripting! Die Konfiguration der Automatisierungen erfolgt bequem über eine intuitive webbasierte Konfigurationsoberfläche.
ELO Flows ist langfristig und sukzessive als Nachfolger von ELOas zu verstehen. ELOas wird weiterhin supportet, aber nicht mehr weiterentwickelt.
Das neue Metadatenmodell (Gen. 2) unterstützt mit Aspekten, Relationen und Vererbung die effiziente Modellierung komplexer Szenarien und ermöglicht die Darstellung großer Datenmengen.
Es gibt keine Mengenbegrenzung von Metadatenfeldern. Alle Metadaten lassen sich durchsuchen. Masken können vererbt werden. Dadurch können ähnliche/erweiterte Masken schnell auf Basis einer vorhandenen Maske erstellt werden.
Die Anzeige und Bearbeitung der Metadaten werden durch die Formulare (Gen. 2) umgesetzt. Hierbei lassen sich unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Verwendungen nutzen. Es ergibt sich eine einheitliche Darstellung über alle Clients.
Das bestehende und das neue Datenmodell arbeiten parallel. Metadatenmasken sind weiterhin nutzbar und es ist aktuell keine Konvertierung der Altdaten in das neue Datenmodell notwendig.
Die ELO Business Solution werden nach und nach von ELO auf das neue Datenmodell umgestellt. Ein Zeitraum dafür steht aktuell nicht fest.
Die Formulare (Gen. 2) bieten eine flexible, moderne Oberfläche und unterstützen die Anzeige und Bearbeitung der Metadaten (Gen. 2).
Die neuen Formulare bleiben zunächst parallel zu den bisherigen Formularen bestehen, werden aber mittelfristig die bisherigen Workflow-Formulare ersetzen.
Fachlich zusammenhängende Konfigurationen werden zu einzelnen Paketen zusammengeführt und ermöglichen so eine leichte Installation und den Transport zwischen Systemen, z.B. einer gesamten ELO Business Solution.
Für den Transport von Konfigurationen zwischen Test- und Produktivsystemen wird ein Konzept von Konfigurationsebenen eingeführt.
ELO 23 bringt mit den ELO Workspaces neue Möglichkeiten der Visualisierung der im ELO System gespeicherten Daten – und damit eine Alternative zu den gewohnten Ablagestrukturen.
Die ELO Workspaces ermöglichen eine dynamische Darstellung Ihrer Daten und Dokumente für unterschiedliche Einsatzzwecke: Nutzen Sie zum Beispiel Kacheln, übersichtliche Tabellen oder auch Kanban-Boards und vereinfachen Sie damit die Zusammenarbeit mit anderen ELO Anwendern.
Zu beachten ist, dass die Workspaces lediglich mit dem neuen Metadatenmodell (Metadaten Gen. 2) und den neuen Formularen (Formulare Gen. 2) eingesetzt werden können!
Export und Import von Daten und Dokumenten aus dem ELO System
ELO Transport ermöglicht den schnellen und einfachen Import und Export von Dokumenten und Daten in Form von gezippten JSON-Objekten aus dem ELO System. Zusätzlich wird eine Transportdatei mit sämtlichen Transportinformationen erzeugt. ELO XML Import.
Mit der neuen Version ELO 23 schafft ELO eigene Bereiche für die gemeinsame, teamübergreifende Arbeit an Dokumenten – ganz ohne komplexe Ablagestrukturen und Zugriffsberechtigungen für Teammitglieder. Team- oder Projektmitglieder (ELO Benutzer) können in bzw. für verschiedene ELO 23 Teamspaces hinzugefügt, Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung freigegeben und Informationen über den ELO Feed kommuniziert werden.
Wie ELO 23 Workspaces werden auch die ELO 23 Teamspaces in die ELO ECM Suite integriert. Dabei gibt es eine Übersicht aller Teammitglieder und ihrer Rollen, einen Bereich zur Zusammenführung sowie Bearbeitung gemeinsamer Dokumente und die Möglichkeit des interdisziplinären Austauschs. Somit müssen nicht erst im Hauptrepository eigene Bereiche und Ordnerstrukturen mit den entsprechenden Berechtigungen erstellt werden, sondern sind leicht zugänglich über die Kachel der Spaces.
Die Highlights
Die ELO 23 Funktion Teamspace ist eine Funktion der ELO Basis. Aktuell kann die Business Solution ELO Knowledge integriert werden, weitere Business Solutions werden folgen.
Mit ELO 23 Analytics (Gen. 2) lassen sich innerhalb der ELO Workspaces Dashboards zur visuellen Auswertung von Metadaten der Generation 2 erstellen. Es stehen die Diagrammtypen : Balkendiagramm, Liniendiagramm und Doughnut-Diagramm zur Auswahl. Neben den gewünschten Feldwerten und Metriken können in den Eigenschaften auch unterschiedliche Farbpaletten zur Darstellung der zugrunde liegenden Daten ausgewählt werden.
Die Integration basiert auf den Rest-API-Web-Services.
Bitte beachten Sie, dass ELO 23 Analytics (Gen. 2) nur in Verbindung mit dem neuen Metadatenmodell genutzt werden kann. In einem weiteren Feature-Release wird ELO Analytics (Gen. 2) auch für das bisherige Datenmodell verfügbar sein.
Für die Administration über die ELO 23 Administration Console benötigen Sie keine zusätzliche ELO Lizenz für den Administrator, solange diese keine schreibenden Zugriff wie z.B. Ablage von Dokumenten wie ein User im ELO System ausführt. Die genauen Lizenzbestimmungen finden Sie in den ELO Lizenzbedingungen (EULA).
Über die Funktion „Check out nach OneDrive“ lassen sich Office Dokumente mit den Microsoft 365 Web Apps bearbeiten.
Das Verhalten ist nahezu identisch zum Bearbeiten mit lokal installieren Programmen. Das Dokument wird im Repository gesperrt und erst nach dem Einchecken wieder zum Bearbeiten für andere Benutzer freigegeben. In der jeweiligen Microsoft 365 Applikation ist auch kollaboratives Arbeiten möglich. Einchecken ist dann aber nur möglich, wenn es Niemand mehr geöffnet hat. Verfügbar ist die Funktion in Java Client, Web Client sowie im Desktop Client.
Hauptvorteile
Über einen neuen Bereich der ELO 23 Administration Console werden App-Registrierungen bei Azure AD verwaltet, was die Administration vereinfacht und verbessert.
Die Elasticsearch wurde auf die Version 7.15.2 aktualisiert. Dadurch ist eine Neu-Indizierung notwendig, d. h. es muss die Such-Index-Datenbank neu aufgebaut werden. Damit konnte u. a. eine neue Logik zum Entfernen von Sonderzeichen an Wort-Tokens realisiert werden. Als zusätzliche Sprachen für die ELO 23 iSearch sind nun bulgarisch, finnisch, griechisch, norwegisch und russisch auswählbar.
Mit ELO 23 ist die Microsoft Teams-Integration nochmal verbessert worden. Innerhalb der Collaboration-Software kann nun eine eigene ELO App – der ELO BOT for Microsoft Teams – zu einem Team, Chat oder Meeting hinzugefügt werden. Mit ihm lässt sich aus MS Teams eine Dokumentensuche im ELO System auslösen und im Archiv abgelegte Dokumente komfortabel über Teams verlinken, die dann im ELO Web Client im Browser geöffnet werden. Zudem weist der BOT auf anstehende Aufgaben hin und lässt sich mit den Business Solutions verknüpfen.
So funktioniert die ELO Integration in MS Teams – hier Video ansehen:
Das zuvor als Beta-Version verfügbare Plugin wurde offiziell veröffentlicht.
Die ELO 23 Clients jeder technologischen und funktionalen Ausprägung unterliegen einer permanenten Überprüfung, Optimierung und Weiterentwicklung. Dazu gehören ebenso die Implementierung der neuen ELO 23 Basistechnologien wie auch die Realisierung von Kundenideen und Anforderungen. Ein gutes Beispiel hierfür ist z. B. das Thema „Doppelklick-Verhalten im ELO Java Client“ welches mit ELO 23 konfigurierbar geworden ist – basierend auf einer Kundenanforderungen und nach entsprechender Prüfung, Konzepterstellung, Priorisierung und Realisierung!
So gibt es auch in ELO 23 eine Vielzahl von Weiterentwicklungen und Optimierungen der ELO 23 Clients, nachfolgend eine Auswahl der Themen gruppiert nach Client Technologie:
Der ELO Desktop Client verbindet ELO mit der Microsoft-Welt. Neu hinzugekommen ist hier nun auch die Zusammenarbeit mit Outlook. E-Mail-Anwender profitieren von zahlreichen Vorteilen: Legen Sie zum Beispiel Ihre E-Mails ganz einfach per Drag-and-drop in der ELO ECM Suite ab oder nutzen Sie bei der Suche die kombinierte Trefferliste, die E-Mails sowohl in Outlook als auch in ELO anzeigt. Ab sofort können Sie E-Mails auch direkt aus dem ELO System beantworten und weiterleiten.
Der ELO Desktop Client ist Bestand der ELO ECM Suite named User Lizenz (Voll-User). Alternativ kann er auch als separate User-Lizenz erworben werden.
Die ELO 23 Apps für iOS und Android haben folgende Funktionserweiterungen und Änderungen erhalten:
ELO 23 iOS App
ELO 23 Android App
Das separat zu erwerbende Modul ELO Replication übernimmt, steuert und überwacht die Datenübertragung zwischen unterschiedlichen Repositorys (früher Archive genannt) z.B. an mehreren Standorten, ohne eine permanente, direkte, performante Erreichbarkeit der Repositorys zu benötigen.
Dabei werden nur Änderungen übermittelt – unveränderte Dateien werden nicht transferiert. So arbeiten alle Mitarbeiter immer mit demselben Kenntnisstand. Der Datenaustausch mit dem Replikationsmodul ist dabei netzwerkunabhängig und kann über eine direkte Netzverbindung, FTP oder über E-Mail-Transport durchgeführt werden.
Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie unter dem Link oder Sie wenden sich direkt an unser Sales Team unter [email protected].
ELO XC ist ein separat zu erwerbendes Modul für die automatische Archivierung von E-Mails direkt von MS Exchange Servern oder Microsoft 365 / Office 365.
Weitere Informationen zur Funktionsweise finden Sie unter dem Link oder Sie wenden sich direkt an unser Sales Team unter [email protected].
ELO Contract wurde um ein Klauselmanagement ergänzt, das auf sämtliche Vertragsarten anwendbar ist: Sie definieren lediglich einmal die erforderlichen Vertragsbestandteile als Standardtexte für Ihre Klauseln oder legen individuelle Textbausteine für weitere Vertragsinhalte an. Nachträgliche Änderungen sind einfach umgesetzt – und Ihre Verträge vor der Unterzeichnung mit nur einem Klick aktualisiert.
Wir haben für Sie eine Video-Anleitung, wie man Klauseln als Textbaustein in ELO Contract einfügt.
Empfangen Sie Besucher auch in Krisenzeiten sicher und datenschutzkonform
Das Besuchermanagement von ELO lässt Sie auch in Krisenzeiten nicht im Stich: ELO Visitor wurde um einen Gesundheitsfragebogen und Reporting-Funktionen erweitert, mit denen Sie Besucher unter Einhaltung der infektionsschützenden Maßnahmen jederzeit empfangen können. Sollte der Ernstfall tatsächlich eintreten, können Sie nun noch schneller nachvollziehen, wer, wann in Ihren Geschäftsräumen zu Gast war. Und das jederzeit DSGVO-konform.