ELO Flows ist ein in ELO ECM Suite ab Version 21 integriertes Modul für die einfache Umsetzung von Automatisierungs- und Integrationsaufgaben.

ELO stellt die ELO ECM Suite Stück für Stück auf eine neue technologische Basis. Ein erster wichtiger Schritt dabei ist der neue Automatisierungsmechanismus ELO Flows, mit dem der ELO Administrator Automatisierungsaufgaben auf Client- und Serverebene noch einfacher konfigurieren kann – ganz ohne Scripting! Die Konfiguration der Automatisierungen erfolgt bequem über eine intuitive webbasierte Konfigurationsoberfläche.

ELO Flows ist langfristig und sukzessive als Nachfolger von ELOas zu verstehen. ELOas wird weiterhin supportet, aber nicht mehr weiterentwickelt.

Fachlich zusammenhängende Konfigurationen werden zu einzelnen Paketen zusammengeführt und ermöglichen so eine leichte Installation und den Transport zwischen Systemen, z.B. einer gesamten ELO Business Solution.

• Pakete können über die ELO Administration Console angelegt, bearbeitet, gelöscht, importiert und exportiert werden.
• In den Paketen sind fachlich zusammenhängende Konfigurationen enthalten: die neuen Masken, Aspekte und dazugehörige Formulare (Gen. 2).
• Pakete bilden die Grundlage für einen Transport von Lösungen oder individuellen Entwicklungen auf unterschiedlichen Systemen (Entwicklungs-, Test- oder Produktivsystem).

Für den Transport von Konfigurationen zwischen Test- und Produktivsystemen wird ein Konzept von Konfigurationsebenen eingeführt.

ELO 23 bringt mit den ELO Workspaces neue Möglichkeiten der Visualisierung der im ELO System gespeicherten Daten – und damit eine Alternative zu den gewohnten Ablagestrukturen.

• Die ELO Workspaces ermöglichen den Zugriff auf Business-Objekte über frei definierbare, dynamische Filteransichten. Dabei kann direkt auf weitere in Relation stehende Objekte zugegriffen werden.
• ELO Workspaces sind unsichtbare Ordner innerhalb von ELO, die unterschiedliche Projektarten beinhalten können und haben eine eigene Darstellung unabhängig von der Baumansicht.
• Sie sind eine moderne Alternative zu starren Ablagestrukturen und Dashboards.
• Es sind unterschiedliche Visualisierungen für unterschiedliche Nutzergruppen verfügbar, z. B. Tabellendarstellung und Kanban Boards

Die ELO Workspaces ermöglichen eine dynamische Darstellung Ihrer Daten und Dokumente für unterschiedliche Einsatzzwecke: Nutzen Sie zum Beispiel Kacheln, übersichtliche Tabellen oder auch Kanban-Boards und vereinfachen Sie damit die Zusammenarbeit mit anderen ELO Anwendern.

Export und Import von Daten und Dokumenten aus dem ELO System

ELO Transport ermöglicht den schnellen und einfachen Import und Export von Dokumenten und Daten in Form von gezippten JSON-Objekten aus dem ELO System. Zusätzlich wird eine Transportdatei mit sämtlichen Transportinformationen erzeugt. ELO XML Import.

Mit der neuen Version ELO 23 schafft ELO eigene Bereiche für die gemeinsame, teamübergreifende Arbeit an Dokumenten – ganz ohne komplexe Ablagestrukturen und Zugriffsberechtigungen für Teammitglieder. Team- oder Projektmitglieder (ELO Benutzer) können in bzw. für verschiedene ELO 23 Teamspaces hinzugefügt, Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung freigegeben und Informationen über den ELO Feed kommuniziert werden.

Wie ELO 23 Workspaces werden auch die ELO 23 Teamspaces in die ELO ECM Suite integriert. Dabei gibt es eine Übersicht aller Teammitglieder und ihrer Rollen, einen Bereich zur Zusammenführung sowie Bearbeitung gemeinsamer Dokumente und die Möglichkeit des interdisziplinären Austauschs. Somit müssen nicht erst im Hauptrepository eigene Bereiche und Ordnerstrukturen mit den entsprechenden Berechtigungen erstellt werden, sondern sind leicht zugänglich über die Kachel der Spaces.

Die Highlights

• ELO Anwender ganz einfach zu einem Teamspace hinzufügen
• Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung bereitstellen
• Austausch und Kommunikation über den ELO Feed
• Wichtige Dokumente immer im Blick auf der Übersichtsseite

Die ELO 23 Funktion Teamspace ist eine Funktion der ELO Basis. Aktuell kann die Business Solution ELO Knowledge integriert werden, weitere Business Solutions werden folgen.

Mit ELO 23 Analytics (Gen. 2) lassen sich innerhalb der ELO Workspaces Dashboards zur visuellen Auswertung von Metadaten der Generation 2 erstellen. Es stehen die Diagrammtypen : Balkendiagramm, Liniendiagramm und Doughnut-Diagramm zur Auswahl. Neben den gewünschten Feldwerten und Metriken können in den Eigenschaften auch unterschiedliche Farbpaletten zur Darstellung der zugrunde liegenden Daten ausgewählt werden.

Die Integration basiert auf den Rest-API-Web-Services.

Bitte beachten Sie, dass ELO 23 Analytics (Gen. 2) nur in Verbindung mit dem neuen Metadatenmodell genutzt werden kann. In einem weiteren Feature-Release wird ELO Analytics (Gen. 2) auch für das bisherige Datenmodell verfügbar sein.

• Die neuen Ereignisse onBeforeTerminateDeleteWorkFlow und onAfterTerminateDeleteWorkFlow werden beim Abschließen und Löschen von Workflows aufgerufen.
• Die Fehlermeldung bei fehlerhafter Anmeldung wurde geändert. Wenn die Client-Anwendung eine Client-Bibliothek ab ELO 21 verwendet, wird der neue Fehlercode ELOIX:3008 zurückgegeben.

• Die neue Option disableCacheSync deaktiviert die Synchronisation der Caches, was für Entwicklungsumgebungen sinnvoll sein kann.
• Die Anzahl der registrierten OCR-Worker wird auf der Statusseite ausgegeben.
• Die Klasse DBConnection für Skripting und Plugins bietet die Möglichkeit, weitgehend datenbankunabhängig Tabellen zu erstellen. Diese Funktionalität wird über elo.ix.jscript.DBConnection.schema() bereitgestellt.
• Die PDFs mit eingebetteten JBIG2-Bildern werden unterstützt.
• Die API des Indexservers ist über REST-Aufrufe erreichbar.

• Es werden weitere ELO Server eingebunden, z.B. XC und Teams.
• Packages werden eingeführt.
• Die Bearbeitung der Formulare (Gen. 2) ist möglich.
• Die Metadaten werden um Aspekte erweitert.
• Die Umstellung auf OSGi-Services erfolgt.

Für die Administration über die ELO  23 Administration Console benötigen Sie keine zusätzliche ELO Lizenz für den Administrator, solange diese keine schreibenden Zugriff wie z.B. Ablage von Dokumenten wie ein User im ELO System ausführt. Die genauen Lizenzbestimmungen finden Sie in den ELO Lizenzbedingungen (EULA).

Über die Funktion „Check out nach OneDrive“ lassen sich Office Dokumente mit den Microsoft 365 Web Apps bearbeiten.

Das Verhalten ist nahezu identisch zum Bearbeiten mit lokal installieren Programmen. Das Dokument wird im Repository gesperrt und erst nach dem Einchecken wieder zum Bearbeiten für andere Benutzer freigegeben. In der jeweiligen Microsoft 365 Applikation ist auch kollaboratives Arbeiten möglich. Einchecken ist dann aber nur möglich, wenn es Niemand mehr geöffnet hat. Verfügbar ist die Funktion in Java Client, Web Client sowie im Desktop Client.

Hauptvorteile

• Bearbeiten von MS Office Dokumenten aus ELO mit Microsoft 365
• Kollaboratives Arbeiten am Dokument
• Neue Version erst mit wieder Einchecken im ELO (=Revisionssicherheit erhalten)

Über einen neuen Bereich der ELO 23 Administration Console werden App-Registrierungen bei Azure AD verwaltet, was die Administration vereinfacht und verbessert.

Die Elasticsearch wurde auf die Version 7.15.2 aktualisiert. Dadurch ist eine Neu-Indizierung notwendig, d. h. es muss die Such-Index-Datenbank neu aufgebaut werden. Damit konnte u. a. eine neue Logik zum Entfernen von Sonderzeichen an Wort-Tokens realisiert werden. Als zusätzliche Sprachen für die ELO 23 iSearch sind nun bulgarisch, finnisch, griechisch, norwegisch und russisch auswählbar.

Mit ELO 23 ist die Microsoft Teams-Integration nochmal verbessert worden. Innerhalb der Collaboration-Software kann nun eine eigene ELO App – der ELO BOT for Microsoft Teams – zu einem Team, Chat oder Meeting hinzugefügt werden. Mit ihm lässt sich aus MS Teams eine Dokumentensuche im ELO System auslösen und im Archiv abgelegte Dokumente komfortabel über Teams verlinken, die dann im ELO Web Client im Browser geöffnet werden. Zudem weist der BOT auf anstehende Aufgaben hin und lässt sich mit den Business Solutions verknüpfen.

So funktioniert die ELO Integration in MS Teams – hier Video ansehen:

Das zuvor als Beta-Version verfügbare Plugin wurde offiziell veröffentlicht.

• Layout: Die Darstellungseinstellungen, z. B. für Tabellen, Kacheln oder Listen sind schneller erreichbar. Sie waren bislang im Menüband positioniert und sind nun im Anzeigebereich über ein Icon aufrufbar.
• Darstellungsmodus: Ein Kontrastmodus in hell und dunkel sowie ein Dark Mode ist verfügbar. Die Kontrastmodi dienen der verbesserten Barrierefreiheit.
• Liste „Zuletzt verwendet“: Die Liste erhält ab zehn Einträgen ein Textfeld zum Filtern der Einträge. Auch Ordner werden nun in diese Liste aufgenommen. Ausgewählte Einträge können nach einer bestimmten Anzeigedauer aufgenommen werden, dies ist in der Konfiguration einstellbar.
• Filter: Ein neues Filterfeld zum Durchsuchen der Kurzbezeichnung in den Tabellen ist im Anzeigebereich verfügbar.
• Ansichten: Die Schaltflächen für die Ansichten in der Navigationsleiste können per Drag-and-drop verschoben werden.
• Die ELO Flows werden integriert.
• Im Versionsdialog kann beim Einchecken einer neuen Version das Datum der letzten Änderung als Dokumentendatum gesetzt werden.
• Aufgabenansicht: Für die Filter Bezeichnung, Arbeitsschritt und Status sind durch Pilcrow getrennte Mehrfacheingaben möglich. Ebenso sind für diese Filter UND-Verknüpfungen möglich.
• Baumansicht: Beim Expandieren eines Knotens wird die Baumansicht automatisch gescrollt, sodass der letzte Eintrag im sichtbaren Bereich liegt.
• Anlegen von neuen Ordnern: Das Dokumenten- bzw. das Objektdatum wird mit der aktuellen Zeit vorbelegt. Bei Drag-and-drop wird das Änderungsdatum aus dem Dateisystem verwendet.
• Metadaten: Die Felder Dateiname, Eintragstyp und Dokumentenpfad werden nicht mehr mit F3 überschrieben.
• Notizen: Über das Kontextmenü können in einer Haft-/Randnotiz enthaltene URLs/E-Mail Adressen/ELO Links abgerufen werden.
• Sortierung über mehrere Spalten: Beim Refresh und über Sitzungen hinweg wird auch gespeichert, wenn eine Tabelle durch gedrückte STRG-Taste über mehrere Spalten sortiert wird.
• Workflowdesigner: In der Auswahl der Knoten-Start/Ende-Skripte kann über den Skriptnamen gefiltert werden.
• ELO Connect: Die hinterlegten Geräte lassen sich in einem Dialog verwalten.

• Die ELO Flows werden integriert.
• Im Dialog Dokumentversionen können nun Versionskommentare bearbeitet werden.
• Eine Aufgabe kann über das Kontextmenü als ungelesen markiert werden.
• In der Konfiguration wurde die neue Option „Reduziertes Menüband“ verwenden hinzugefügt.
• Das Login erfolgt, wenn so konfiguriert, über das Plugin elo.ix.plugin.auth.

• Optimierungen für die Interaktion mit Microsoft Outlook:
  • Der ELO Client for Microsoft Outlook wird abgelöst. Die Mail-only-Variante wird Bestandteil der ELO XC Lizenz.
  • Eine kombinierte Suche in Microsoft Outlook und ELO mit gemeinsamer Trefferliste ist verfügbar.
  • Die E-Mails aus Microsoft Outlook werden direkt abgelegt.
  • Eine Vorschau für E-Mails ist verfügbar.
  • Die E-Mails können direkt aus dem ELO Desktop Client beantwortet und weitergeleitet werden.
  • Vollständige Ordner können aus Microsoft Outlook abgelegt werden.

• Die Interaktion mit Microsoft OneNote ist möglich.
• Der Outlook-Sicherheitsdialog wurde angepasst.
• Die ELO Flows werden integriert.
• Weitere Verbesserungen in Bezug auf die Barrierefreiheit wurden implementiert.

Der ELO Desktop Client verbindet ELO mit der Microsoft-Welt. Neu hinzugekommen ist hier nun auch die Zusammenarbeit mit Outlook. E-Mail-Anwender profitieren von zahlreichen Vorteilen: Legen Sie zum Beispiel Ihre E-Mails ganz einfach per Drag-and-drop in der ELO ECM Suite ab oder nutzen Sie bei der Suche die kombinierte Trefferliste, die E-Mails sowohl in Outlook als auch in ELO anzeigt. Ab sofort können Sie E-Mails auch direkt aus dem ELO System beantworten und weiterleiten.

Der ELO Desktop Client ist Bestand der ELO ECM Suite named User Lizenz (Voll-User). Alternativ kann er auch als separate User-Lizenz erworben werden.

Die ELO 23 Apps für iOS und Android haben folgende Funktionserweiterungen und Änderungen erhalten:

ELO 23 iOS App

• • Der Ad-hoc-Workflow wird unterstützt.
  • Der Schnellzugriff auf ELO Aufgaben über iOS-Widgets ist verfügbar.
  • Im Zuge der Barrierefreiheit wird die Vorlesefunktion (Beta-Version) unterstützt.
  • Die App wurde an das neue ELO Design angepasst.
  • Die Darstellung der Aufgabenliste wurde angepasst.
  • Am iPad kann man über ein neues Icon mit nur einem Klick die Vorschau vergrößern.
  • Es gibt keine Versionszählung mehr.

ELO 23 Android App

• • Der Ad-hoc-Workflow wird unterstützt.
  • Die ELO Flows werden unterstützt.
  • Die App wurde an das neue ELO Design angepasst.
  • Die Darstellung der Aufgabenliste wurde angepasst.
  • Die Funktionen Workflow delegieren und Workflow zurückstellen wurden optimiert.
  • Es gibt keine Versionszählung mehr.

Das separat zu erwerbende Modul ELO Replication übernimmt, steuert und überwacht die Datenübertragung zwischen unterschiedlichen Repositorys (früher Archive genannt) z.B. an mehreren Standorten, ohne eine permanente, direkte, performante Erreichbarkeit der Repositorys zu benötigen.

Dabei werden nur Änderungen übermittelt – unveränderte Dateien werden nicht transferiert. So arbeiten alle Mitarbeiter immer mit demselben Kenntnisstand. Der Datenaustausch mit dem Replikationsmodul ist dabei netzwerkunabhängig und kann über eine direkte Netzverbindung, FTP oder über E-Mail-Transport durchgeführt werden.

• Das Modul übernimmt, steuert und überwacht die Datenübertragung zwischen unterschiedlichen Repositories, ohne eine permanente, direkte, performante Erreichbarkeit der Repositories zu benötigen.
• ELO Replication ist in den ELO Indexserver (ELOix) integriert.
• Die Repository-Teilbereiche werden abgeglichen.
• Eine zentrale Datenhaltung oder Datensicherung wird ermöglicht.