Digitale Personalakte for ELO

Rechtskonform nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Digitale Personalakte

Mit Schnittstellen zu Personalverwaltungssystemen

In der Praxis hat sich ein schneller und direkter Zugriff auf Personaldokumente bewährt und zu erheblicher Entlastung und Steigerung der Arbeitsqualität geführt. Die Digitale Personalakte for ELO ist die komfortabel und intuitiv zu bedienende Lösung zur übersichtlichen und revisionssicheren Verwaltung beliebiger Dokumente wie z.B.

  • Gescannte Papierbelege wie Verträge, Stundenzettel, Zeugnisse
  • Digitale Dokumente wie Dateien, Bilder, E-Mails
  • Selbst erstellte Dokumente wie Abrechnungen, Journale,
    Auswertungspakete

Einfache Anwendung
Dokumente werden direkt in der passenden Mitarbeiter-Akte abgelegt. Die Auswahl des Mitarbeiters erfolgt über eine Schnittstelle direkt zu Ihrer Personaldatenbank. Zusätzlich kann aus dem Personalsystem heraus direkt die Personalakte in ELO angezeigt werden, ohne dass hierfür eine Anpassung erforderlich ist.

Mit der Digitalen Personalakte for ELO können Papierdokumente nach dem Scannen unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen vernichtet werden. Originär elektronische Dokumente wie z.B. E-Mails müssen elektronisch archiviert werden.

Die Vorlagen-Verwaltung in ELO mit Versionierung stellt die jeweils gültige Vorlage, z.B. für Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen etc. bereit.

Mit der ELO Zugriffssicherung, die direkt mit der Windows Benutzerverwaltung (Active Directory) verknüpft ist, können nur berechtigte Personen auf die digitalen Personalakten zugreifen.

Die intelligente ELO Volltextsuche ermöglicht die schnelle, ablageort-unabhängige Suche nach beliebigen Inhalten in allen Dokumenten, auch in eingescannten Papierdokumenten.

Rechtskonform nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Die Anforderungen an die Speicherung von Personaldokumenten sind hoch. Insbesondere dürfen Administratoren und externe IT-Betreuer keinen Zugriff haben. Der klassische Einsatz von Datenlaufwerken und E-Mail Postfächern stellt einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dar. Zudem ist die verteilte Speicherung an unterschiedlichen Stellen umständlich und aufwändig für die Mitarbeiter in der Personalabteilung.

Die BCIS Digitale Personalakte for ELO löst diese Probleme!

Die 7 größten Vorteile:

  1. Kein Zugriff auf Personalakten durch Unbefugte wie den
         IT-Admin – Passwort nur für die Personalabteilung!
  2. Vollständige digitale Personalakten
         mit beliebigen Scans, Dateien, E-Mails, Abrechnungen,
         Auswertungen etc.
  3. Schutz vor unberechtigtem Zugriff
         durch sichere Verschlüsselung auf Dateiebene
  4. Erfüllung der Datenschutzbestimmungen
         gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BSDG)
  5. Schnelles und einfaches Ablegen beliebiger Dokumente
         mit kachelbasierter Ablage, sofort intuitiv bedienbar
  6. Automatisches Einsortieren von Lohnabrechnungen
         in die jeweilige Mitarbeiterakte
  7. Schnittstelle zu allen gängigen Personalsystemen

Der Nutzen für Ihr Unternehmen:

  • Rechtskonforme und zentrale Archivierung aller digitalen und gescannten
    Papierdokumente
  • Automatische Wiedervorlagen z.B. für befristete Verträge,
    Krankmeldungen
  • Bewerbermanagement und Bewerberakten
  • Export der Personalakte auf DVD/USB Stick mit ELO Viewer
  • Personalakte drucken oder als PDF (z.B. für den Mitarbeiter)
  • Löschen nach Verfallsdatum (z.B. Abmahnungen)
  • Workflows für Urlaubsanträge, Reisekosten
  • Schnelle Datenbereitstellung für Sozialversicherungs-
    und Lohnsteuerprüfungen

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