Bei Elektro-Strehle wird in zwei baulich getrennten Häusern gearbeitet. Ein Datenzugriff ist mühsam, wenn alles in Papierform und Aktenordnern bereitgehalten wird. Durch die Einführung von ELOprofessional haben die Mitarbeiter nun schnellen Zugriff auf Projekt- und Kundendaten. Die Bearbeitungs- und Suchzeiten wurden deutlich reduziert.
Fast 60 Jahre Erfahrung
Die Elektro Strehle GmbH mit Sitz in Günzburg, ist ein mittelständischer Errichter von elektrotechnischen Anlagen, Sicherheitstechnik und erneuerbaren Energien mit ca. 75 Mitarbeitern, davon sieben Elektromeister. Das Unternehmen ist spezialisiert auf mittelgroße und große Bauvorhaben in den Bereichen Industrie, Handel und Dienstleistung und bietet komplette Lösungen zur Projektsteuerung von der Beratung und Planung bis zur Realisierung und Instandhaltung an.
Die Basis des Firmenerfolges bilden Kompetenz und kontinuierliche Verbesserungen. Elektro Strehle setzt auf langfristige und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kunden, Architekten und Generalplanern. Der ganzheitliche Serviceumfang beinhaltet neben der Energie- und Gebäudetechnik auch Bereiche wie Gebäudeautomation, Informations- und Kommunikationstechnik, Photovoltaik, Wärmepumpen, Sicherheitstechnik, Beleuchtungstechnik und den Schaltanlagenbau. Dabei strebt das Günzburger Unternehmen immer danach, die individuellen Wünsche und Anforderungen seiner Kunden zu deren vollen Zufriedenheit umzusetzen.
Fast 60 Jahre Erfahrung
Das Ehepaar Josef und Viktoria Strehle gründen 1959 in Günzburg, auf dem Gries 40, den Meisterbetrieb Elektro-Strehle. Mit dem Umzug in die neuen Geschäftsräume in der Lochfelbenstraße 11, übernimmt Sohn Hermann Strehle 1988 das Unternehmen mit damals 16 Mitarbeitern. 2003 wird die Elektro Strehle GmbH mit einem Grund- und Stammkapital von 100.000 Euro in das Handelsregister eingetragen. Geschäftsführender Gesellschafter ist Hermann Strehle. 2006 erteilt die Handwerkskammer der Elektro Strehle GmbH die Berechtigung für die Planung und den Bau von Solar- und Wärmepumpenanlagen.
Das firmeneigene Qualitätsmanagement wird 2010 nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert. Zudem erhält die Elektro Strehle GmbH die Berechtigung für die Planung und Errichtung von Brandmeldeanlagen nach DIN 14675. Die Aufnahme in das vom Umweltministerium geförderte Klimaschutz-Netzwerk erfolgt 2011. Die Geschäftsräume werden 2012/13 um Verwaltungs- und Ausstellungsflächen erweitert und 2014 eröffnet die große Technik-Ausstellung in der Lochfelbenstraße. Die Ausstellung ist als Musterhaus konzipiert und zeigt in Funktion die zwei unterschiedlichen Batteriespeichersysteme, Alarmanlagen, Rauchmelder, Photovoltaikanlagen, Montagesysteme, Energiemanagementsysteme, Videoüberwachungskameras sowie LED-Beleuchtungen und die Gebäudeautomation KNX.
Mitarbeiter sind das größte Kapital
2015 entsteht die Ausbildungswerkstatt für die gewerbliche Aus- und Fortbildung. Dies war ein logischer und konsequenter Schritt, denn Elektro-Strehle ist sich bewusst, dass sein größtes Kapital die gut ausgebildeten und motivierten Mitarbeiter des Unternehmens sind. Mit dem Besuch an Schulungen und Seminaren bilden sie sich kontinuierlich weiter, um in Theorie und Praxis immer auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben.
Im Zusammenspiel mit modernster Technik, hochwertigen Produkten und dem vielseitigen Leistungsspektrum kann das Unternehmen somit seine Kunden immer kompetent und individuell beraten, ihnen
nachhaltige Wettbewerbsvorteile verschaffen und praktisch jedes Bauvorhaben erfolgreich verwirklichen.
Relevantes im Blick dank ELO
Die Gesamtübersicht fehlte bislang
Die erfolgreiche Geschäftsentwicklung führte dazu, dass man heute bei Elektro-Strehle in zwei baulich getrennten Häusern arbeitet. Das hat Vor-, aber auch Nachteile. Vor allem ist es mühsam, wenn man nicht digital arbeitet, sondern alles in Papierform und Aktenordnern bereithält und archiviert. Die Kunden- und Lieferantenakten beispielsweise waren an verschiedenen Orten gelagert.
Digitale Dateien und Dokumente wurden auf dem Windows-Server ohne einheitliche Ablage-Strukturen abgelegt. Für E-Mails gab es keine Archivierung und der Versand von E-Mails mit großen Dateianhängen belastete den Mailserver. Es kam zu langen Bearbeitungszeiten und aufgrund von verschiedenen Dokument-Versionen zu einer hohen Fehleranfälligkeit. Darüber hinaus gab es keine einheitlichen Strukturen bei Vorlagen und nie war eine Gesamtübersicht zu einem Lieferanten oder Kunden vorhanden.
ELO Präsentation überzeugt
Gerade bei komplexen Bauvorhaben sind aber ein Gesamtüberblick und ein schneller Zugriff auf jede relevante Information unbedingt erforderlich. Nur dann lässt sich eine optimale Projektplanung und -ausführung sicherstellen und nur dann ist es möglich, bei Fragen sofort Auskunft geben zu können. Daher wurde Ende 2014 ELOprofessional eingeführt. Überzeugt hatte ELO durch seine Benutzerfreundlichkeit und der sehr kompetenten Präsentation des ELO Business-Partners BCIS. Das Projekt startete mit der ELO Präsentation des ELO Business-Partners im September 2014, die Installation erfolgte am 13. November und bereits im Dezember 2014 konnte man in den Produktivbetrieb gehen.
Mit ELO vorgangsbezogen ablegen
Zur Umsetzung des Projekts wurden diese Komponenten verwendet: ELOprofessional 9, Windows Server 2012 R2 Standard (Server-Betriebssystem), ein ELO Server, Windows 7 (für 21 Clients) und die ELO Erweiterung „Quickzone Desktop“ des ELO Business Partners BCIS (ebenfalls 21 Lizenzen). Quickzone Desktop ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, um E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente mit nur einem Klick vorgangsbezogen abzulegen und automatisch zu indexieren. Im Zusammenspiel mit ELO und den vordefinierten Workflows ist es möglich, den Ablageaufwand um bis zu 70 Prozent zu reduzieren.
Große Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Mit ELO ist nun bei Elektro-Strehle eine einheitliche Ablage realisiert. Eingangsrechnungen, Personalakten, Verträge, Projektakten, Bestellungen, Dokumentationen, rechtliche Grundlagen und vieles mehr werden jetzt revisionssicher archiviert und sind per Mausklick sofort wieder verfügbar. Die Bearbeitungs- und Suchzeiten wurden deutlich kürzer, dadurch reduzierte sich die Arbeitsbelastung der 21 Mitarbeiter, die mit ELO arbeiten, spürbar. Insgesamt verwaltet ELOprofessional bereits rund 20.000 Dokumente. Alexandra Strehle, Kaufmännische Leitung bei Elektro-Strehle, zieht deshalb auch ein positives Fazit: „Unsere ersten Eindrücke von der ELO ECM Suite sind sehr gut. Seit wir im Produktivbetrieb mit ELOprofessional sind, zeigt sich der große Nutzen der ECM-Lösung. Die Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern war schon nach kurzer Zeit größer als erwartet und besonders die Drag&Drop- Archivierung mit „Quickzone Desktop“ findet großen Anklang. Vor allem aber haben wir nun jederzeit einen
Gesamtüberblick über jedes einzelne Projekt und über jeden unserer Kunden.“
Fazit und Ausblick
Das Arbeiten in zwei baulich getrennten Häusern ist bei Elektro-Strehle traditionell gewachsen und derzeit nicht zu ändern. Wohl aber die Schwierigkeiten, die sich daraus beim Umgang mit Dokumenten (Rechnungen, Personalakten, Projektunterlagen etc.) sowie bei der Projektplanung und -überwachung ergaben. Problematisch war vor allem, dass es keinen Gesamtüberblick zu einzelnen Projekten, Kunden oder Lieferanten gab. Mit ELOprofessional ist jetzt der schnelle Zugriff auf jede relevante Information mit wenigen Mausklicks möglich. Dies vereinfachte die optimale Projektplanung und -ausführung deutlich und erhöhte darüber hinaus den Kundenservice, da man nun in der Lage ist, bei Fragen sofort Auskunft geben zu können. Die Vorlagen und die Ablagesystematik sind jetzt strukturiert und einheitlich, dies reduziert die Fehlerhäufigkeit und den Suchaufwand erheblich. Alexandra Strehle ergänzt: „Ich muss noch erwähnen, dass wir mittlerweile fünf Dokumenttypen mit dem Quickzone Multiprint-Tool drucken und archivieren. Auch davon sind wir begeistert und die Mitarbeiter kommen mit immer neuen Ideen, was noch umgesetzt werden kann.“ Aufgrund dieser positiven Erfahrungen mit ELOprofessional ist daher demnächst die Einbindung des Projektmanagements geplant. Anschließend soll ELO bei Elektro-Strehle schrittweise im gesamten Unternehmen eingeführt werden.
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