ELOoffice
Digitales Dokumenten Management
für bis zu 10 Arbeitsplätze
ELOoffice für ein perfektes
Dokumentenmanagement
Scannen und Archivieren
Alles in einem Schritt automatisch in Ihrem ELO Archiv.
Struktur
ELO MobileConnector
Unterwegs per Handy, Tablet oder einen Cloud-Anbieter immer Zugriff auf Ihre Dokumente
Datensicherheit / Backup
ELOoffice
Referenzen
Gerhard Möhrle
Möhrle GmbH Raum & Idee
Schnelles Suchen, schnelles Finden!
Seit 2004 arbeiten wir mit ELOoffice. Uns begeistert die rationelle Ablage, vor allem aber das schnelle Suchen und Finden von Dokumenten.
Bernd Fuchs
Industrie Service Geier e. Kfm.
Arbeiten ohne ELO unvorstellbar
Die Akzeptanz von ELOoffice ist bei allen Mitarbeitern sehr hoch, ein Arbeiten ohne ELO unvorstellbar. Die digitale Dokumentenverwaltung wird bei uns gelebt und schafft transparente Geschäftsprozesse.
Marion Dambacher
Dambacher Klavier- und Flügeltransporte
ELOoffice macht Spaß
Seit ich ELOoffice 11 installiert habe, macht die Arbeit Spass, da alles schneller und unkomplizierter läuft als vorher.
6 Gründe
Warum Sie ELOoffice nutzen sollten:
Struktur & Überblick
Mit dem ELOoffice DMS verwalten Sie alle geschäftsrelevanten Dokumente strukturiert, vorgangs- und kundenbezogen zentral an einem Ort. Durch das Berechtigungssystem in ELO weisen Sie Ihren Mitarbeiter die für sie relevanten Bereiche zu.
Verkürzung der Ablagezeiten
Digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente auf Knopfdruck. ELOoffice legt diese automatisiert im richtigen Ordner ab. Die Verarbeitung von mehreren Dokumenten im Stapel ist problemlos möglich. Inkl. automatischer Verschlagwortung der archivierten Dokumente.
Dokumente immer griffbereit
Nutzen Sie Ihr ELOoffice auch bei Auswärtsterminen: Auf ausgewählte Dokumente und Ordner in Ihrem ELOoffice-Archiv haben Sie mit Ihrem Smartphone oder Tablet auch von unterwegs Zugriff. Inklusive Synchronisation für mobile Endgeräte. (Zusätzlicher Cloud-Anbieter erforderlich z.B. OwnCloud)
Langfristig sicher archivieren
ELOoffice archiviert Ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Für die Langzeitarchivierung werden Ihre Dokumente in den unveränderbaren Formaten TIFF oder PDF/A gespeichert. Damit ist die Lesbarkeit auch noch nach vielen Jahren garantiert.
GoBD – revisionssicher archivieren
Die GoBD regeln seit 14.11.2014, wie Dokumente und E-Mails in Unternehmen archiviert werden müssen. Mit ELOoffice können Sie GoBD-konform arbeiten: Dokumente / E-Mails werden gemäß den gesetzlichen Archivierungspflichten digital abgelegt.
Suchfunktion
Wir sind zertifizierter
ELO Partner
Jetzt kostenlose
Beratung anfragen
Wir stehen Ihnen für alle Rückfragen rund um das Thema digitale Archivierung zur Verfügung.
Telefon
0561 / 766 56-40
Ihre direkte Ansprechpartnerin
Fanny Zimmermann
Key Account Managerin
Die passende Lösung für
kleine Büros oder Einzelarbeitsplätze
ELOoffice ermöglicht den idealen Einsatz von Dokumenten-Management in kleinen Büros oder Unternehmen mit bis zu 10 PC Arbeitsplätzen. ELOoffice unterstützt die Optimierung und Automatisierung der Arbeitsabläufe im Büro, indem sämtliche Dokumente (Microsoft Office-Dateien, E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine, Faxe, etc.) in der flexiblen und benutzerfreundlichen Ablagestruktur digital verwaltet werden.
Die Integration in Microsoft Office (z.B. Microsoft Outlook) gehört zum Standardumfang. Zudem ist ELOoffice auch für den mobilen Einsatz geeignet.
ELOoffice
Digitale Archivierung & Dokumenten Management
Mit dem Kauf von ELOoffice entscheiden Sie sich für den idealen Einstieg in die digitale Zukunft: Verwalten Sie Ihre Dokumente – egal ob Papierdokumente oder digitale Dokumente – mit ELOoffice.
Einfach. Besser. Organisiert.
Auf diese und mehr Funktionen können Sie sich freuen:
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Archivansicht
Schrank – Ordner – Register in Baumstruktur
Die ELO Archivansicht ist die Übersicht über alle Ihre archivierten Dokumente. Hier können Sie dann ganz individuell die gewünschte Archivstruktur erstellen. Oder Sie bilden die individuelle Archivstruktur digital ab, wie Sie sie aus dem Windows Explorer oder aus Ihrer Papierablage kennen. Durch die digitale Archivierung mit ELO ergeben sich bei Ihrer täglichen Arbeit vielfältige Mehrwerte. -
Sicherheit und Rechte, Verschlüsselung
ELO Rechte, Anwenderrechte, Verschlüsselung
ELO bietet umfangreiche Möglichkeiten der Rechtevergabe und Zugriffsschutz auf Archivbereiche und Dokumente. -
Referenzen und Links
Bei der Papierablage werden häufig Kopien erstellt, um ein Dokument in verschiedene Ordner abzulegen. Dies ist mit ELOoffice nicht mehr erforderlich. Mit der Funktion „Referenz erzeugen“ legen Sie Dokumente optisch an mehreren Stellen im Archiv ab. Die Dokumente sind physisch nicht mehrfach vorhanden.
Sie möchte den Zusammenhang von verschiedenen Dokumenten an unterschiedlichen Ablageorten dokumentieren? Nutzen Sie die ELO Links! Verlinken Sie die Dokumente. ELOoffice zeigt Ihnen alle verlinkten Dokumente gesammelt an.
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Versionierung
Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen
ELO erzeugt mit dem ELO Dokumenten-Status „Versionskontrolle eingeschaltet“ bei jedem Einchecken eines Dokuments ins Archiv eine neue Version. ELO protokolliert, welche Version wann und von wem erstellt bzw. geändert wurde. -
Revisionssicherheit
ELOoffice ist revisionssicher
Im Rahmen einer revisionssicheren digitalen Archivierung müssen Unternehmen bestimmte Abläufe der Archivierung und des eingesetzten Systems dafür dokumentieren. Eine klar strukturierte Vorgehensweise beugt hierbei Verwirrungen vor. -
Selbsttragendes Archiv
Export mit ELO Viewer auf DVD, USB-Stick etc.
Über die Export-Funktion kann das gesamte Archiv oder Teile daraus, z.B. eine Projekt-/Kundenakte oder Belege eines bestimmten Zeitraums für den Steuerberater / Betriebsprüfer einfach exportiert werden.
Dabei wird der kostenfreie ELO-Viewer mitgeliefert, mit dem der Export auf beliebigen Speichermedien wie CD/DVD, USB-Stick, Festplatte etc. von Externen eingesehen werden kann, ohne dass dafür eine ELO Lizenz oder Installation vorhanden sein muss. -
Dokumentenstatus
Freie Bearbeitung, Versionskontrolle, Revisionssicher
Jedes Dokument erhält über die Konfiguration der Ablagemaske den Dokumentenstatus freie Bearbeitung, versionskontrolliert oder revisionssicher. -
Dublettenprüfung
Nie wieder doppelte Dokumente
Bei der Ablage eines Dokuments prüft ELO, ob dieses Dokument bereits im Archiv vorhanden ist. Dabei erstellt ELO für das Dokument einen s.g. Hashcode, der für jedes Dokument einzigartig ist. Dieser neu erstellte Hash-Code wird mit den Hash-Codes der bereits archivierten Dokumente verglichen. Dies spart enorme Mengen Speicherplatz! Bei der Übertragung der Dokumente vom Explorer ins ELO Archiv ergeben sich, je nach Struktur, Speicherplatz-Einsparungen von bis zu 50%! -
Dropzone
Mit der ELO Dropzone legen Sie eintreffende Dokumente effizienter und komfortabler im ELO-Archiv ab. Ziehen Sie Dokumente und Dateien einfach per Drag&Drop auf eine von Ihnen definierte Kachel. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt die ELO Dropzone nach von Ihnen vordefinierten Regeln. Dem Benutzer wird ein schneller und einfacher Zugriff auf häufig verwendete Funktionen ermöglicht und die Dokumente können noch schneller und einfacher im ELO-Archiv abgelegt werden.
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Click and Find
Markieren Sie einen Text und starten Sie die Suche mit nur einem Klick
Mit ELO Click & Find können Sie Ihr gesamtes Archiv nach Textabschnitten, einzelnen Worten oder Sätzen durchsuchen. Sie können diese Suche aus jeder Software nutzen, die markierbare Texte enthält. Sie markieren einfach den Suchbegriff und nutzen die Tastenkombination von ELO Click & Find. Die Suchergebnisse werden Ihnen blitzschnell angezeigt. -
QuickScan App
Erfassen Sie Dokumente mobil mit der App ELO QuickScan und übertragen Sie diese direkt von Ihrem Smartphone an ELOoffice 11 und an andere ELO-Applikationen. Fotografieren Sie einfach ein Dokument – ELO QuickScan sorgt mit der automatischen Bilderkennung für ein optimales Bild.
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PDF und TIFF Drucker
Mit den universellen ELO TIFF- und PDF/A-Druckertreibern, die im Standardumfang enthalten sind, ist die Übergabe von Dokumenten aus jeder Windows-Anwendung nach ELO möglich. Die Archivierung im standardisierten TIFF- oder PDF/A-Format garantiert die Unabhängigkeit vom System, sowie die Langzeitarchivierbarkeit gemäß den gesetzlichen Anforderungen.Vor der Ablage ins Archiv können alle TIFF- oder PDF-Dokumente geklammert und wieder getrennt werden, z.B. um mehrere Druck-Vorgänge zu verbinden oder große Druckstapel aufzuteilen – ganz einfach per Knopfdruck.
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Scan und Archive
Schnell und effizient Dokumente scannen und automatisch archivieren. ELO Scan&Archive erkennt wiederkehrende Belege automatisch und ordnet diese an entsprechender Stelle dem ELO Archiv zu. Zeit sparen mit Dokumenten wie Rechnungen und Lieferscheine von häufig genutzten Kontakten. Wiederkehrende Adressinformationen werden durch das Modul von selbst erfasst.
ELOoffice Video Training
In diesem Video-Training werden die Funktionen und Möglichkeiten von ELOoffice anschaulich erklärt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können das Training zu jeder Zeit und von jedem Ort aus absolvieren und somit flexibel in ihren Arbeitsabläufen bleiben. Ein Vorteil eines ELOoffice Video Trainings ist, dass es jederzeit wiederholt werden kann. So können Teilnehmer, die bereits eine Schulung erhalten haben, ihre Kenntnisse auffrischen und vertiefen.
ELOoffice
Systemvorraussetzungen
Minimum | CPU mit 1 GHz, 1 GB RAM Bildschirmauflösung XVGA (1024 x 768) mit 24 Bit Farbtiefe 1 GB freier Festplattenspeicher für das Programm |
Mögliche Betriebsysteme | Windows 10 (32/64 Bit) Windows 8 Windows 8.1 Windows 7 (32/64 Bit) |
Optional | TWAIN-kompatible Scannersysteme Netzwerkscanner Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2013 Microsoft Office 2010 |
Häufige gestellte Frage
über ELOoffice
Was unterscheidet ELOoffice zu ELOprofessional und ELOenterprise?
Für jede Unternehmensgröße bietet ELO die passende Lösung zur digitalen Dokumentenverwaltung. Die Unterschiede liegen im Details. Jede Version enthält für die passende Unternehmensgröße alle wichtigen Funktionen. Zudem ist jede Version auf ein größeres Produkt upgradefähig, so dass Sie alle Dokumente und Daten migrieren können.
Erfahren Sie hier mehr zu den Unterschieden.