ELOprofessional
Die digitale Zukunft

Schrank – Ordner – Register in Baumstruktur
Die ELO Archivansicht ist die Übersicht über alle Ihre archivierten Dokumente. Hier können Sie dann ganz individuell die gewünschte Archivstruktur erstellen. Oder Sie bilden die individuelle Archivstruktur digital ab, wie Sie sie aus dem Windows Explorer oder aus Ihrer Papierablage kennen. Durch die digitale Archivierung mit ELO ergeben sich bei Ihrer täglichen Arbeit vielfältige Mehrwerte.

Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen
ELO erzeugt mit dem ELO Dokumenten-Status „Versionskontrolle eingeschaltet“ bei jedem Einchecken eines Dokuments ins Archiv eine neue Version. ELO protokolliert, welche Version wann und von wem erstellt bzw. geändert wurde.

ELO Rechte, Anwenderrechte, Verschlüsselung
ELO bietet umfangreiche Möglichkeiten der Rechtevergabe und Zugriffsschutz auf Archivbereiche und Dokumente.

Bei der Papierablage werden häufig Kopien erstellt, um ein Dokument in verschiedene Ordner abzulegen. Dies ist mit ELOoffice nicht mehr erforderlich. Mit der Funktion „Referenz erzeugen“ legen Sie Dokumente optisch an mehreren Stellen im Archiv ab. Die Dokumente sind physisch nicht mehrfach vorhanden.

Sie möchten den Zusammenhang von verschiedenen Dokumenten an unterschiedlichen Ablageorten dokumentieren? Nutzen Sie die ELO Links! Verlinken Sie die Dokumente untereinander. ELOprofessional, ELOoffice und ELOenterprise zeigen Ihnen alle verlinkten Dokumente gesammelt an.

Nie wieder doppelte Dokumente
Die ELO Dublettenprüfung ist eine ELO Basisfunktion, die die Dopplung von Dokumenten in Ihrem Archiv verhindert. Bei jeder neuen Ablage eines Dokuments prüft ELO, ob dieses Dokument bereits im Archiv vorhanden ist. Dabei erstellt ELO für das Dokument einen sogenannten Hash-Code, der für jedes Dokument einzigartig ist. Dieser neu erstellte Hash-Code wird mit den Hash-Codes der bereits archivierten Dokumente verglichen.

Dies spart enorme Mengen Speicherplatz! Bei der Übertragung der Dokumente vom Explorer ins ELO Archiv ergeben sich, je nach Struktur, Speicherplatz-Einsparungen von bis zu 50%!

Freie Bearbeitung, Versionskontrolle, Revisionssicher
Jedes Dokument erhält über die Konfiguration der Ablagemaske den Dokumentenstatus freie Bearbeitung, versionskontrolliert oder revisionssicher.

Ob in Teams, Abteilungen oder innerhalb des Unternehmens – ELO unterstützt die Zusammenarbeit von Kollegen innerhalb des DMS Systems.

Als Datenbanken werden von der ELO ECM Suite Microsoft SQL Server und PostgreSQL unterstützt. Eine integrierte OCR-Workflow-Engine sorgt dafür, dass Unternehmensprozesse wie beispielsweise die Rechnungseingangsverarbeitung entworfen und elektronisch umgesetzt werden.

Der ELO Feed ist ein wichtiges Collaboration Tool innerhalb des Dokumenten Managements. Der Feed enthält wichtige Informationen zum Archiveintrag wie z.B. wer wann welche Version erstellt hat, welche Kommentare es zum Archiveintrag gibt oder welche Workflow-Schritte (z.B. Freigabe) wann von wem erfolgt sind.

Export mit ELO Viewer auf DVD, USB-Stick etc.
Über die Export-Funktion kann das gesamte Archiv oder Teile daraus, z.B. eine Projekt-/Kundenakte oder Belege eines bestimmten Zeitraums für den Steuerberater / Betriebsprüfer einfach exportiert werden.

Dabei wird der kostenfreie ELO-Viewer mitgeliefert, mit dem der Export auf beliebigen Speichermedien wie CD/DVD, USB-Stick, Festplatte etc. von Externen eingesehen werden kann, ohne dass dafür eine ELO Lizenz oder Installation vorhanden sein muss.

ELOprofessional ist revisionssicher.

Im Rahmen einer revisionssicheren digitalen Archivierung müssen Unternehmen bestimmte Abläufe der Archivierung und des eingesetzten Systems dafür dokumentieren. Eine klar strukturierte Vorgehensweise beugt hierbei Verwirrungen vor.

Mit der ELO Dropzone legen Sie eintreffende Dokumente effizienter und komfortabler im ELO-Archiv ab. Ziehen Sie Dokumente und Dateien einfach per Drag&Drop auf eine von Ihnen definierte Kachel. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt die ELO Dropzone nach von Ihnen vordefinierten Regeln. Dem Benutzer wird ein schneller und einfacher Zugriff auf häufig verwendete Funktionen ermöglicht und die Dokumente können noch schneller und einfacher im ELO-Archiv abgelegt werden.

Mit den universellen ELO TIFF- und PDF/A-Druckertreibern, die im Standardumfang enthalten sind, ist die Übergabe von Dokumenten aus jeder Windows-Anwendung nach ELO möglich. Die Archivierung im standardisierten TIFF- oder PDF/A-Format garantiert die Unabhängigkeit vom System, sowie die Langzeitarchivierbarkeit gemäß den gesetzlichen Anforderungen.Vor der Ablage ins Archiv können alle TIFF- oder PDF-Dokumente geklammert und wieder getrennt werden, z.B. um mehrere Druck-Vorgänge zu verbinden oder große Druckstapel aufzuteilen – ganz einfach per Knopfdruck.

Aktuell informiert auf einen Blick
Auf Ihrem ELO Dashboard können Sie sich individuell und zentral wichtige Funktionen und Archivbereiche als Kacheln bereitstellen und werden über neue Feed-Beiträge und Workflows informiert.

Die ELO Postbox ist das persönliche „Ablagefach“ jedes Benutzers. Hier scannen und sammeln Sie Dokumente, die archiviert werden sollen und bereiten sie für die Ablage auf.

Mit dem ELO Workflow Management steuern Sie Informationen immer zur richtigen Zeit zum richtigen Ort. So können Vorgänge schnell abgeschlossen, Entscheidungen sicher getroffen und Freigaben zeitnah erteilt werden.

Die Suche nach Archivinhalten ist eine der wichtigsten Funktionen eines Dokumenten Management Systems. Je größer das Archiv, desto relevanter die Suchoptionen, um schnell und gezielt die gesuchten Dokumente zu finden.