Mit dem ECM System ELOprofessional werden beim Abwasserverband die Verwaltungskosten – auch hinsichtlich der gesplitteten Abwassergebühr – so gering wie möglich gehalten, die Mitarbeiter in der Verwaltung entlastet und der Kundenservice verbessert.
Eine saubere Umwelt gibt es nicht zum Nulltarif
Der Abwasserverband Fulda ist mehr als ein reines Entsorgungsunternehmen. Durch die Zusammenarbeit der Stadt Fulda mit den Gemeinden Künzell und Petersberg ist ein lebendiger und effektiver interkommunaler Verband entstanden, der als moderner Dienstleistungsbetrieb für einen Großteil der Stadtregion Fulda agiert. Neben dem Kanalnetz betreibt der AV Fulda mehrere Klärwerke im Verbandsgebiet.
Ableitung und Reinigung von Abwässern werden vielfach als selbstverständlich hingenommen. Dies zeugt zwar von einem großen Vertrauen, allerdings führt das auch dazu, dass oft vergessen wird, welcher Aufwand und welche Leistungen dahinter stehen. Das größte Klärwerk Osthessens in Fulda-Gläserzell ist beispielsweise mit einer umfangreichen Prozessleittechnik ausgestattet, um die komplexen Vorgänge der Abwasserbehandlung sicher und optimal zu steuern. Aber auch im Erdreich verbergen sich umfangreiche technische Anlagen und ein Kanalnetz von rund 700 km Länge – also kostbare Infrastruktur. Vor allem aus Erneuerung, Betrieb und Unterhaltung dieser Anlagen ergeben sich Rahmenbedingungen, die eine intensive Planung und die Ausstattung mit finanziellen Mitteln erfordern.*
Gründung und Entwicklung*
In Fulda und Umgebung entsorgte bis 1967 die jeweilige Gemeinde die Abwässer von Haushalten, Betrieben und öffentlichen Einrichtungen. 1968 wurde die Abwasserentsorgung zentralisiert und diese hoheitliche Dienstleistung einem Zweckverband übertragen: der Abwasserverband Fulda entstand. Gründungsmitglieder waren die Stadt Fulda und die damals noch selbstständigen 17 Umlandgemeinden.
* Quelle: www.abwasserverband-fulda.de
Die Mitgliedsgemeinden übereigneten dem Abwasserverband kostenlos ihre Kanäle und Anlagen. Im Gegenzug übernahm der Verband alle daraus entstehenden Pflichten, einschließlich des Schuldenabtrags. Durch die Gebietsreform Anfang der siebziger Jahre schrumpften die ursprünglichen 18 Mitglieder auf drei zusammen: die Stadt Fulda und die Gemeinden Künzell und Petersberg. 1969 hatte der Abwasserverband 35 Mitarbeiter und ein ca. 355 km langes Kanalnetz. Heute sind es 80 Mitarbeiter, mit denen der Abwasserverband Fulda fast 700 km Kanalnetz und drei Klärwerke betreibt.
Die Aufgaben des AV Fulda sind damals wie heute: Abwasserableitung, Abwasserreinigung und Klärschlammverwertung. Allerdings sind diese Aufgaben heute viel aufwendiger, da die Anforderungen aus Umweltschutzgründen erheblich verschärft wurden. Abwasser wird heute nicht nur mechanisch, sondern zusätzlich auch biologisch gereinigt, um z.B. Stickstoff und Phosphor im Abwasser zu reduzieren. Zudem wird verschmutztes Regenwasser gereinigt und Indirekteinleiter, wie Industrie- und Gewerbetreibende, werden stärker kontrolliert.
Eine saubere Umwelt ist natürlich nicht zum Nulltarif zu haben. Aber zwei Beispiele zeigen, wie effektiv und wirtschaftlich der AV Fulda die Abwassergebühr seiner Bürger verwendet:
- Die im Klärgas enthaltene Energie der Kläranlage Gläserzell wird genutzt und deckt fast deren gesamten Strombedarf ab.
- Mit einer Prozesswasserbehandlung realisiert der AV Fulda eine nachhaltige innovative Entwicklung, die jährlich 150.000 € und 100% der erforderlichen Hilfsstoffe einspart.
Kosteneffizient dank ELO
Seit Januar 2013 sind grundsätzlich getrennte Gebühren für Schmutzwasser und Niederschlagswasser festzusetzen und zu erheben. Die Einführung dieser gesplitteten Abwassergebühr bringt u.a. mehr Gebührengerechtigkeit, weil nun auch die Kosten der Niederschlagswasserentsorgung verursachergerecht umgelegt werden. Für den Abwasserverband bedeutete dies aber einen enormen Verwaltungsmehraufwand, da die Daten von über 40.000 Grundstücken erfasst und anschließend verwaltet werden mussten.
Die bisherige Ablage des Schriftverkehrs in Ordnern war dafür ungeeignet. Die Problematik der verschiedenen Ordnungskriterien – nach Name, nach Straße, nach Kassenzeichen – führt zu Mehrfachablage, Papierbergen etc. Hinzu kam, dass Unterlagen z.T. schwer auffindbar waren und es daher lange Suchzeiten gab.
Der AVF plante deshalb bereits 2012, ein Dokumenten-Management-System einzuführen, mit dem Ziel, die Abrechnung der gesplitteten Abwassergebühr der Grundstückseigentümer mit möglichst geringem Aufwand zu bewältigen. Nach einer detaillierten Marktprüfung fiel die Wahl auf ELOprofessional, aufgrund seiner Flexibilität im MS Office Umfeld und seiner sehr gute Anbindung an Datenbanken.
Schulung durch BCIS
BCIS startete die Projekteinführung im Januar 2013 und schloss sie Ende 2013 erfolgreich ab. Zum Einsatz kamen neben ELO u.a. Windows Server 2008, Windows 7 und Windows 8, MS Access und MS SQL Server. Die Implementierung des Systems erfolgte in ELO Strategiesitzungen, unter Einbindung der Geschäftsführung, der IT-Mitarbeiter sowie der Sachbearbeiter für die gesplittete Gebühr, die jetzt aktiv mit ELO arbeiten.
Quickzone Desktop– Ablegen per Klick
„Quickzone Desktop“ ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente mit nur einem Klick vorgangsbezogen abzulegen und automatisch zu indexieren.
Über eine komfortable grafische Oberfläche kann der AVF beliebig viele Kategorien wie Kunden, E-Mail, Fax, Office-Datei oder Bauakte mit den jeweils dazugehörigen Kacheln konfigurieren. Jede Kachel symbolisiert dabei einen Dokumententyp, z.B. Angebot, Schriftverkehr, Vertrag oder Rechnung. In jeder Kachel stellt dann der ELO Anwender individuell die gewünschte Indexierung zusammen. Die Dokumente werden dann automatisch mit Werten aus dem Datensatz und den festen Begriffen indexiert und in ELOprofessional abgelegt.
Darüber hinaus hat der ELO Business-Partner ein Modul in ELO programmiert, das die Änderungen von Gebührenbescheiden nachts erkennt (außerhalb der Büro-Arbeitszeiten) und automatisch archiviert.
Enormer Nutzen
Der Nutzen durch die Einführung von ELO ist enorm. Die zwei zuständigen Sachbearbeiter können schnell und kompetent auf Anfragen der Kunden reagieren, da sie sofort den gesamten Schriftverkehr mit den Grundstückseigentümern vorliegen haben. Hierzu gehören Briefe, E-Mails, Faxe und seit Januar 2015 auch die Bauakten über die Entwässerung der Grundstücke. Insgesamt verwaltet ELO beim Abwasserverband Fulda derzeit rund 80.000 Dokumente, wovon etwa zehn Arbeitsplätze profitieren.
Verwaltung der gesplitteten Abwassergebühr
ELOprofessional trägt darüber hinaus dazu bei, dass die Kosten für die Verwaltung der gesplitteten Abwassergebühr so gering wie möglich gehalten werden. „Mit der Einführung der gesplitteten Abwassergebühr waren Daten von über 40.000 Grundstücken zu erfassen und zu verwalten. Dank ELO im Zusammenspiel mit Quickzone Desktop konnten wir diese Aufgabe schnell und unkompliziert erfüllen.“, so Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwasserverbands Fulda.
Fazit
Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwasserverbands Fulda, ist mit ELO sehr zufrieden, weil man die gesetzten Ziele mehr als erreichte – insbesondere weil die Mitarbeiter in der Verwaltung tatsächlich entlastet wurden und sich der Kundenservice deutlich verbesserte. Die Zusammenarbeit wird fortgesetzt und es sollen weitere Dokumente ins ELO Archiv übertragen werden. „Dank ELO und Quickzone Desktop haben wir die vom Gesetzgeber geforderte verursachergerechte Gebührenerhöhung kosteneffizient bewältigt.“, so Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwassverbands Fulda.
Jetzt kostenfreie
ELO Beratung anfragen
Wir stehen Ihnen für Ihre Fragen rund um das Thema Digitalisierung gern zur Verfügung.
Rufen Sie uns an oder buchen Sie sich gleich einen Termin mit
Telefon
0561 / 766 56-40
Ihre direkte Ansprechpartnerin
Anne Krekeler
Sales Consultant
