Die Dokumentenflut in Unternehmen wächst täglich und trotz aller Sorgfalt bei der Ablage und Aktenplänen für das Papierarchiv geschieht es immer wieder, dass Dokumente aufwändig gesucht werden müssen. Zudem liegen die Informationen an verschiedenen Orten: Papierdokumente im Schrank, E-Mails im Outlook und Dateien auf dem Server – nie ist eine Akte vollständig an einer Stelle.
Ablage und Kopieren sind erfahrungsgemäß kosten- und personalintensiv. Wird eine Akte gesucht oder muss ein Vorgang, der bereits im Archivraum abgelegt wurde, noch mal eingesehen werden, ist die gesuchte Akte meist nicht da, wo sie hingehört.
Eine Studie des Softwareherstellers Adobe bringt es auf den Punkt
Kurz gesagt: Papierdokumente sind ein nicht zu unterschätzender Zeitfresser
5 Strategien für mehr Effizienz im Unternehmen
1. Frühzeitiges Scannen & Archivieren
Digitalisieren Sie in Papierform eingehende Dokumente frühzeitig: Archivieren Sie sie vorgangsbezogen in Ihrem ELO Archiv oder senden Sie sie an die ELO Postbox der zuständigen Mitarbeiter. So vermeiden Sie nicht nur den Verlust von Papierdokumenten und wichtigen Informationen, Sie erhöhen auch frühzeitig die Informationsverfügbarkeit. Weitere Bearbeitungsprozesse können sofort digital gestartet werden, beispielsweise per Weiterleitung als Aufgabe in ELOoffice.
ELO Scan & Archive unterstützt Sie effizienten bei der Archivierung:
- Einfacher Scan- & Ablageprozess
- Texterkennung per OCR
- Automatische Verschlagwortung der gescannten Dokumente
2. Vermeiden von Ausdrucken
Die Veränderung beginnt im Kopf: Drucken Sie keine Dokumente mehr aus! Tun Sie alles, damit sich die digitale Arbeits- und Denkweise in Ihrem Unternehmen verfestigt.
Mit ELOoffice sind Ihre Informationen blitzschnell digital verfügbar – intelligente Suchmöglichkeiten unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit:
- Suche über Alles
- Suche in gescannten Dokumenten per Volltextsuche
- Suche mit 1 Klick auch außerhalb von ELOoffice mit ELO Click & Find.
3. Digitales Erstellen
Erstellen Sie Ihre Dokumente digital:
- bei selbst erstellten Belege wie Lieferscheinen und Rechnungen, die in Papierform an Kunden oder Lieferanten geschickt werden sollen, nutzen Sie das integrierte Modul ELO Print & Archive: Sie drucken und archivieren Ihre Dokumente in einem Schritt und arbeiten in Ihrer gewohnten Software-Umgebung.
- Briefe, Protokolle und Co. können Sie mittels Vorlagen in MS Office erstellen und mit der ELO Integration in MS Office mit wenigen Klicks vorgangsbezogen archivieren.
4. Digitales Zusammenarbeiten
ELOoffice unterstützt die digitale Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter durch:
- die Verwaltung von Dokumenten-Versionen
- den einfache Versand von Dokumenten über ELO Links
- die Benachrichtigung über bevorstehende Aufgaben.
Über die Vergabe von Berechtigungen legen Sie individuell fest, welche Dokumente für einzelne Mitarbeiter sichtbar sind.
Zur Übergabe Ihres Archivs oder Teilbereichen an Externe wie Ihren Steuerberater exportieren Sie es auf eine DVD oder einen USB-Stick. Mit dem kostenfreien ELO-Viewer kann das Archiv auch von Externen eingesehen werden, ohne dass dazu eine ELOoffice Lizenz oder Installation vorhanden sein muss.
5. Papier vermeiden
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner, Ihnen zukünftig bevorzugt PDF-Dokumente per E-Mail zu senden und auf Briefpost möglichst zu verzichten. So wird Ihr Posteingang zunehmend digital.
Haben Sie Fragen?
Für Ihre Fragen zu digitalem Dokumenten Management und Archivierung mit ELOoffice stehen wir Ihnen unter der 0561 – 76656 – 40 gern zur Verfügung.
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