Die schnelle Verfügbarkeit von benötigten Informationen ist eine Grundvoraussetzung für agile Geschäftsprozesse. Sei es der Kunde, der am Telefon eine Nachfrage zu einer Rechnung hat oder die Nachfrage eines Lieferanten zu einer E-Mail – Informationen müssen blitzschnell zur Verfügung stehen. Papierarchive und Dokumente auf lokalen PC-Laufwerken sind dabei ineffizient und nicht mehr zeitgemäß.
Die Lösung für Ihr Unternehmen:
Digitales Dokumenten Management mit ELOoffice inkl. intelligenter Suchmöglichkeiten
ELOoffice ist die kostengünstige Dokumenten Management Lösung für Unternehmen und Institutionen mit bis zu 10 PC-Arbeitsplätzen: Basierend auf vollständigen digitalen Akten und logischen Archivstrukturen stehen Ihnen intelligente Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Arbeiten mit ELOoffice bedeutet: Finden statt suchen.
Finden statt suchen – so funktioniert´s
ELOoffice bietet Ihnen verschiedene intelligente Suchmöglichkeiten, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Wir haben Ihnen einige Anwendungsszenarien und die möglichen Vorgehensweisen dargestellt:
Suche nach einem Dokument im gesamten Archiv:
Direktsuche – Suche über alles
Sie wissen nur, dass sich das gesuchte Dokument irgendwo im Archiv befinden muss, jedoch nicht mehr wo und mit welcher Maske sie es abgelegt haben? Hier hilft Ihnen die „Suche über alles“. Recherchieren Sie alle Informationen zu Ihrem Suchbegriff und erhalten Sie die passenden Suchergebnisse.
Suche nach Inhalten aus einem gescannten Dokument:
Volltextsuche – Dokumente sind dank OCR durchsuchbar
Bei der Ablage von Dokumenten ins Archiv können Sie definieren, ob das Dokument per OCR-Erkennung in den Volltext aufgenommen werden soll. Suchen Sie also nach einem bestimmten Suchbegriff, werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, in denen der Suchbegriff vorkommt – auch gescannte Dokumente.
Suche nach einer Rechnungsnummer / Kundennummer:
Verschlagwortung durchsuchen – Suche nach definierten Indexwerten
Über die ELOoffice Standardsuchmaske können Sie nach zuvor definierten Dokumententypen und jeweils bis zu 50 spezifischen Indexwerten suchen. Zusätzlich stehen das Dokumenten- und Ablagedatum (Posteingangsstempel) sowie die ELOoffice Volltextsuche in Kombination zur Verfügung.
Suche nach individuellen Notizen:
Individuelle Anmerkungen durchsuchen
Sie haben bei bestimmten Dokumenten individuelle Anmerkungen durch Haftnotizen und Versionskommentare hinterlegt. Auch diese Suche ist möglich.
Suche mit nur 1 Klick:
ELO Click & Find > Markieren – Klicken – in ELO finden
Markieren Sie einfach einen Suchbegriff, starten Sie die Suche und das Ergebnis wird Ihnen direkt geliefert.
ELO Click & Find können Sie auch dann verwenden, wenn Sie einen Begriff in einer E-Mail, auf einer Website oder in einer anderen Applikation markieren. ELOoffice zeigt Ihnen entsprechende Suchergebnisse in Ihrem Archiv.
Suche nach einem Dokument aus einem bestimmten Zeitraum:
Nutzung der Suchfilter
In ELOoffice stehen Ihnen verschiedene Filter zum Eingrenzen der Suchergebnisse nach Zeiträumen oder ausgewählten Masken zur Verfügung. Sie können beispielsweise nach Rechnungen der letzten 100 Tage suchen oder nur den von Ihnen aktuell ausgewählten Ordner durchsuchen.
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