Cloud Switching Datenkatalog BCIS ELO Cloud

Informationen zum Anbieterwechsel gemäß EU Data Act

Diese Seite enthält Informationen zum Wechsel, zur Datenportabilität und zur Datenlöschung im Zusammenhang mit der BCIS ELO Cloud.

Dieser Datenkatalog enthält Informationen zu Wechselverfahren, Datenkategorien, Datenportabilität und Datenlöschung. Er wird dem Kunden als Vertragsanlage bereitgestellt und in einer jeweils aktuellen Fassung unter der in den Vertragsunterlagen genannten BCIS-Webadresse online abrufbar gehalten. Die Online-Fassung dieses Datenkatalogs dient zugleich als Online-Register gemäß Art. 26 Buchst. b Data Act.

Rechtsgrundlage sind insbesondere die Art. 23 bis 30 der Verordnung (EU) 2023/2854 („Data Act“).

1. Betroffener Dienst

Die nachfolgenden Informationen gelten für: BCIS ELO Cloud

Anbieter:

BCIS GmbH
Leuschnerstraße 69
34134 Kassel
Deutschland

E-Mail für Anfragen zum Anbieterwechsel: [email protected]

2. Welche Möglichkeiten hat der Kunde?

Kunden der BCIS ELO Cloud können nach Maßgabe der vertraglichen und gesetzlichen Voraussetzungen

zu einem anderen Anbieter eines Datenverarbeitungsdienstes wechseln, ihre exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte auf eine eigene IT-Infrastruktur übertragen, einen Datenexport ohne unmittelbaren Anbieterwechsel durchführen, soweit dies vertraglich oder gesetzlich vorgesehen ist, oder die Löschung ihrer exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte verlangen.

Der Wechsel zu einem anderen Anbieter beinhaltet nicht automatisch die Einrichtung, Konfiguration oder Funktionsherstellung des Zielsystems.

3. Wie wird ein Anbieterwechsel eingeleitet?

Der Kunde richtet seinen Wechselwunsch in Textform an: [email protected]

Die Anfrage soll mindestens folgende Angaben enthalten:

• Firmenname und / oder Kundennummer,
• betroffene BCIS ELO Cloud Umgebung,
• gewünschte Art des Wechsels,
• gewünschter Wechseltermin,
• Ansprechpartner des Kunden,
• bei einem Wechsel zu einem anderen Anbieter: Name und Kontaktdaten des neuen Anbieters,
• gewünschte beziehungsweise technisch erforderliche Form der Datenbereitstellung.

BCIS bestätigt die Anfrage und stimmt mit dem Kunden die weiteren technischen und organisatorischen Schritte ab.

Für die Einleitung des gesetzlich geregelten Wechselprozesses gilt höchstens die im Vertrag beziehungsweise nach den gesetzlichen Vorschriften zulässige Ankündigungsfrist. Sie darf zwei Monate nicht überschreiten.

Nach Ablauf der Ankündigungsfrist kann der Kunde BCIS mitteilen, ob er zu einem anderen Anbieter oder auf eine eigene IT-Infrastruktur wechseln oder stattdessen seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte löschen lassen möchte. Bei erfolgreichem Wechsel gilt der Vertrag als beendet; BCIS unterrichtet den Kunden hierüber. Entscheidet sich der Kunde für die Löschung ohne Wechsel, gilt der Vertrag nach Ablauf der Ankündigungsfrist als beendet; BCIS unterrichtet den Kunden ebenfalls. Fortbestehende gesetzliche Pflichten, insbesondere zum Datenabruf und zur Löschung, bleiben unberührt.

4. Ablauf des Wechselprozesses

Der Wechselprozess besteht grundsätzlich aus den folgenden Phasen:

4.1 Vorbereitung

BCIS und der Kunde klären insbesondere:

• welche Daten und digitalen Vermögenswerte übertragen werden sollen,
• welches Exportverfahren eingesetzt wird,
• welche Datenformate zur Verfügung stehen,
• auf welchem technischen Weg die Daten bereitgestellt werden,
• welche technischen Einschränkungen bestehen,
• ob ein Zielanbieter beteiligt ist und
• welcher Wechseltermin vorgesehen ist.

BCIS informiert den Kunden über bekannte Risiken für die Kontinuität der Funktionen oder Dienste, soweit diese Risiken in der Verantwortung von BCIS liegen.

4.2 Übergangszeitraum

Der Übergangszeitraum beträgt grundsätzlich höchstens 30 Kalendertage nach Ablauf der für die Einleitung des Wechselprozesses geltenden Ankündigungsfrist.

Während dieses Zeitraums bleibt der Vertrag anwendbar. BCIS unterstützt den Kunden und von ihm autorisierte Dritte beim Wechsel angemessen, handelt mit der gebotenen Sorgfalt zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und gewährleistet die erforderliche Kontinuität der vertraglichen Funktionen und Dienste der BCIS ELO Cloud.

Ist die Durchführung des Wechsels innerhalb von 30 Kalendertagen technisch nicht möglich, informiert BCIS den Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Eingang des Wechselverlangens, begründet die technische Undurchführbarkeit und benennt einen alternativen Übergangszeitraum. Dieser darf sieben Monate ab Eingang des Wechselverlangens nicht überschreiten.

Der Kunde ist unabhängig hiervon berechtigt, den Übergangszeitraum einmal um einen Zeitraum zu verlängern, den er für seine eigenen Zwecke als angemessener erachtet.

4.3 Datenabruf

Nach Ablauf des Übergangszeitraums werden die für den Wechsel bereitgestellten exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte für mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereitgehalten, soweit gesetzlich nichts Abweichendes vorgesehen ist.

Während dieses Datenabrufzeitraums besteht kein Anspruch auf den weiteren produktiven Betrieb der bisherigen BCIS ELO Cloud Umgebung, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.

4.4 Löschung

Nach erfolgreichem Abschluss des Wechselprozesses und Ablauf des gesetzlichen oder vereinbarten Datenabrufzeitraums löscht BCIS alle exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte, die unmittelbar vom Kunden erzeugt wurden oder sich unmittelbar auf ihn beziehen, vollständig, soweit

• keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten,
• keine behördlichen oder gerichtlichen Anordnungen oder
• keine ausdrücklich vereinbarten längeren Aufbewahrungsfristen

entgegenstehen.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, die benötigten Daten innerhalb des Datenabrufzeitraums vollständig abzurufen.

5. Datenkategorien und Formate dieses Datenkatalogs gemäß Art. 26 Buchst. b Data Act

Als exportierbare Daten gelten grundsätzlich solche Eingabe- und Ausgabedaten einschließlich Metadaten, die durch die Nutzung der BCIS ELO Cloud durch den Kunden unmittelbar oder mittelbar erzeugt wurden und nach den gesetzlichen Vorgaben zu den exportierbaren Daten gehören.

Für die BCIS ELO Cloud stehen derzeit folgende Kategorien für einen Export zur Verfügung:

Der Systemexport nach Abschnitt 8.3 erfasst diese Datenkategorien, soweit sie in den zur Kundenumgebung gehörenden ELO-Datenbanken und Dokumentenpfaden enthalten sind. Welche weiteren Komponenten für eine Wiederherstellung erforderlich sind, wird vor der Übergabe geprüft.

Die tatsächlich verfügbaren Exportmöglichkeiten können insbesondere von

• der eingesetzten ELO-Version,
• den eingesetzten ELO-Modulen,
• der kundenspezifischen Konfiguration,
• dem gewählten Exportverfahren und
• den an den jeweiligen Daten bestehenden Nutzungs- und Schutzrechten

abhängen.

BCIS stimmt das geeignete Exportverfahren im Rahmen des Wechselprozesses mit dem Kunden ab.

6. Datenformate und Datenstrukturen

Je nach Anwendungsfall können Dokumente auch in ihren jeweils in ELO gespeicherten Originaldateiformaten bereitgestellt werden. Der tatsächlich erfasste Datenumfang ist je Exportverfahren zu prüfen.

Beim Systemexport nach Abschnitt 8.3 werden die ELO-Datenbanken in einem für die eingesetzte Datenbankplattform geeigneten Sicherungs- oder Dump-Format und die Dokumentenpfade in ihrer Verzeichnis- und Dateistruktur bereitgestellt. Diese Form ist für die Wiederherstellung in einer technisch passenden ELO-Umgebung vorgesehen; die Anforderungen an gängige, maschinenlesbare Formate für exportierbare Daten bleiben unberührt.

Soweit Art. 30 Abs. 5 Data Act dies verlangt, werden alle exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt. BCIS aktualisiert die online bereitgestellte Fassung dieses Datenkatalogs, wenn sich die technischen Exportmöglichkeiten der BCIS ELO Cloud wesentlich ändern.

7. Technische Einschränkungen

Ein Anbieterwechsel bedeutet nicht, dass ein anderes Dokumentenmanagement-, ECM- oder Cloud-System sämtliche Funktionen, Strukturen und Konfigurationen der bisherigen ELO Umgebung automatisch übernehmen oder identisch darstellen kann.

Insbesondere können folgende Bestandteile von technischen Einschränkungen betroffen sein:

• ELO-spezifische Konfigurationen,
• individuell entwickelte Workflows,
• Skripte,
• individuelle Schnittstellen,
• kundenspezifische Formulare,
• Automatisierungen,
• ELO-spezifische Berechtigungslogiken,
• Funktionen einzelner ELO-Module sowie
• vom Zielsystem nicht unterstützte Datenstrukturen oder Metadaten.

BCIS gewährleistet daher nicht die technische Importfähigkeit eines Exportdatensatzes in ein bestimmtes Drittprodukt oder die vollständige funktionale Gleichheit eines Drittprodukts mit der bisherigen BCIS ELO Cloud, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.

Soweit bestimmte Daten aufgrund technischer Eigenschaften der eingesetzten ELO-Version, eines ELO-Moduls oder einer kundenspezifischen Komponente nicht unmittelbar über das jeweils verfügbare Standard-Exportverfahren übertragen werden können, wird dies in der aktuellen Online-Fassung dieses Datenkatalogs als bekannte technische Beschränkung ausgewiesen. Zwingende gesetzliche Verpflichtungen zur Datenportabilität bleiben hiervon unberührt.

8. Wege für den Datenexport und die Exit-Strategie

8.1 Export über die ELO REST API

Für den Export über die ELO REST API stellt BCIS dem Kunden oder einem von ihm benannten und bevollmächtigten Zielanbieter auf Wechselverlangen einen Zugang bereit. Der Kunde beziehungsweise Zielanbieter kann über die dafür freigegebenen Endpunkte exportierbare Daten selbst abrufen. BCIS stellt die für die Nutzung erforderlichen verfügbaren technischen Informationen und Dokumentationen zur Verfügung. Der konkrete Datenumfang, die Authentifizierung, Berechtigungen und technischen Grenzen werden vor Durchführung des Exports festgelegt; fehlende Daten werden nach Abschnitt 8.4 ergänzend bereitgestellt.

8.2 Export über den ELO Java Client in das Windows-Dateisystem

Der Kunde kann mit dem ELO Java Client ELO Ordner mit einem Verzeichnis im Windows-Dateisystem synchronisieren. Dabei können Dokumente und Ordnerstrukturen übertragen werden. Bei der Option „Synchronisieren, mit Metadaten“ wird für jeden synchronisierten Eintrag zusätzlich eine JSON-Datei mit Metadaten im Dateisystem gespeichert. Die gesonderte Option „Als Kopie speichern, ohne Metadaten“ erzeugt keinen entsprechenden Metadatenexport. Ob Versionen, Anhänge, Referenzen und Berechtigungsinformationen über diesen Weg vollständig abgebildet werden, wird für die betroffene Umgebung geprüft; erforderlichenfalls wird ein weiterer Exportweg ergänzt.

8.3 Vollständiger Export der ELO-Datenbanken und Dokumentenpfade

Als dritten Standardweg stellt BCIS einen vollständigen, technisch konsistenten Export aller zur betroffenen Kundenumgebung gehörenden ELO-Datenbanken und der zugehörigen Dokumentenpfade bereit. Die Datenbank-Sicherungen oder -Dumps und die Dateien der Dokumentenpfade stammen aus demselben abgestimmten Sicherungsstand. Dieses Paket ist dafür vorgesehen, den ELO-Datenbestand in einer technisch kompatiblen ELO-Zielumgebung wiederherzustellen. Dazu müssen insbesondere ELO-Version, Datenbankplattform, Lizenzen, Konfigurationen, Pfadzuordnungen und gegebenenfalls Verschlüsselungsschlüssel passen beziehungsweise bereitgestellt werden. BCIS und der Kunde beziehungsweise Zielanbieter prüfen vor der Übergabe den konkreten Umfang und die sichere Bereitstellung. Die Einrichtung der Zielumgebung und die tatsächliche Wiederherstellung sind gesonderte technische Schritte.

8.4 Auswahl und Ergänzung des Exportwegs

Die drei Standardwege können je nach Zielsystem und benötigtem Datenumfang einzeln oder ergänzend genutzt werden. Die ELO REST API und der ELO Java Client dienen dem kundenseitigen Datenabruf; der Systemexport nach Abschnitt 8.3 ist für eine Wiederherstellung in ELO vorgesehen. Soweit ein Weg nicht alle exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte erfasst, werden die beschriebenen Wege kombiniert oder erforderliche Daten in einem geeigneten ergänzenden Format bereitgestellt. Die Anforderungen an strukturierte, gängige und maschinenlesbare Formate bleiben davon unberührt.

9. Individuelle Entwicklungen und digitale Vermögenswerte

Bei kundenspezifischen Entwicklungen wie Workflows, Skripten, Schnittstellen oder sonstigen Erweiterungen hängt die Übertragbarkeit insbesondere davon ab,

• wem die entsprechenden Nutzungsrechte zustehen,
• ob die betreffende Komponente technisch unabhängig von der BCIS ELO Cloud eingesetzt werden kann,
• ob Rechte von ELO Digital Office GmbH oder anderen Drittanbietern betroffen sind und
• welche Vereinbarungen zwischen BCIS und dem Kunden getroffen wurden.

Digitale Vermögenswerte, für die der Kunde über ein von der BCIS ELO Cloud unabhängiges Nutzungsrecht verfügt und die nach den gesetzlichen Vorgaben übertragbar sind, werden im Rahmen des gesetzlich geschuldeten Wechselprozesses berücksichtigt.

10. Schnittstellen und ELO REST API

BCIS stellt im gesetzlich geschuldeten Umfang offene Schnittstellen der ELO Digital Office GmbH in der BCIS ELO Cloud unentgeltlich und in gleichem Umfang dem Kunden sowie einem vom Kunden benannten Zielanbieter zur Verfügung, soweit dies zur Durchführung eines Anbieterwechsels erforderlich ist.

Als vorgesehener API-Weg für den programmgesteuerten Export nach Abschnitt 8.1 dient die ELO REST API. Die konkret verfügbaren Endpunkte, die Authentifizierung und bekannte technische Grenzen werden für die eingesetzte ELO-Version von ELO dokumentiert.

BCIS stellt die zur Nutzung dieser Schnittstellen erforderlichen verfügbaren technischen Informationen und Dokumentationen bereit.

Die konkret für die jeweilige ELO-Version verfügbaren Schnittstellen sowie bekannte technische oder lizenzrechtliche Beschränkungen werden in der aktuellen Online-Fassung dieses Datenkatalogs beschrieben.

Soweit für die BCIS ELO Cloud einschlägige gemeinsame Spezifikationen oder harmonisierte Standards für die Interoperabilität von Datenverarbeitungsdiensten gesetzlich verbindlich werden, berücksichtigt BCIS diese nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen.

Ein darüber hinausgehender Anspruch auf Entwicklung einer kundenspezifischen Schnittstelle, eines individuellen Konverters oder einer individuellen Integration in das Zielsystem besteht nur, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder gesondert vereinbart wurde. BCIS ist nicht verpflichtet, neue Technologien oder Dienste zu entwickeln oder digitale Vermögenswerte offenzulegen oder zu übertragen, die durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt sind, ein Geschäftsgeheimnis darstellen oder deren Offenlegung die Sicherheit und Integrität der BCIS ELO Cloud beeinträchtigen würde.

11. Kosten eines Anbieterwechsels

Für die gesetzlich vorgeschriebenen Handlungen zur Durchführung eines Anbieterwechsels gelten die jeweils geltenden Bestimmungen des EU Data Act.

BCIS erhebt für die gesetzlich zwingend vorgeschriebenen Wechselhandlungen keine gesonderten Wechselentgelte.

Die Durchführung eines Anbieterwechsels kann nach Maßgabe der Besonderen Vertragsbedingungen für BCIS ELO Cloud zu einer Beendigung des Vertrages vor Ablauf der vereinbarten Mindest- oder Vertragslaufzeit führen.

Soweit die vorzeitige Beendigung nicht auf einer von BCIS zu vertretenden Pflichtverletzung oder einem sonstigen gesetzlichen oder vertraglichen außerordentlichen Kündigungsrecht des Kunden beruht, kann nach Maßgabe von Ziffer 18 der Besonderen Vertragsbedingungen eine angemessene und verhältnismäßige Entschädigung für die vorzeitige Vertragsbeendigung anfallen.

Eine etwaige Entschädigung für die vorzeitige Vertragsbeendigung wird getrennt von Wechselentgelten für die technische Durchführung ausgewiesen. Ihre Zulässigkeit, Transparenz und Verhältnismäßigkeit richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben sowie nach Ziffer 18 der Besonderen Vertragsbedingungen für BCIS ELO Cloud.

Nicht hiervon erfasst sind zusätzliche Leistungen, die über die gesetzlichen Wechselpflichten hinausgehen. Insbesondere können gesondert berechnet werden, soweit der Kunde diese Leistungen beauftragt:

• individuelle Migrationsberatung,
• Analyse oder Bereinigung von Datenbeständen,
• kundenspezifische Datenaufbereitung,
• Entwicklung individueller Export- oder Konvertierungsverfahren,
• Anpassung kundenspezifischer Workflows oder Schnittstellen,
• Einrichtung oder Konfiguration eines Zielsystems,
• Unterstützung eines Drittanbieters über die gesetzlich geschuldete Mitwirkung hinaus sowie
• sonstige Beratungs-, Projekt- oder Dienstleistungen außerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen Wechselprozesses.

Diese zusätzlichen Leistungen werden nach vorheriger Vereinbarung zu den jeweils vereinbarten beziehungsweise geltenden Vergütungssätzen von BCIS abgerechnet.

12. Infrastruktur und Rechtsordnung

Die primäre Server-, Datenbank- und Speicherinfrastruktur der BCIS ELO Cloud befindet sich in der Bundesrepublik Deutschland und unterliegt insbesondere deutschem Recht sowie dem unmittelbar anwendbaren Recht der Europäischen Union.

Für die vorgelagerte Schutz- und Zugangsebene setzt BCIS zusätzlich Dienste von Cloudflare ein. Die für die tatsächlich eingesetzte Infrastruktur maßgeblichen Jurisdiktionen und die allgemeinen technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen zum Schutz vor unzulässigem internationalem Behördenzugriff werden auf der BCIS-Website in der aktuellen Online-Fassung dieses Datenkatalogs beschrieben. Die Webadresse wird in den Vertragsunterlagen angegeben.

13. Schutz vor unzulässigem internationalem Behördenzugriff

BCIS trifft technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, einen unzulässigen internationalen staatlichen Zugriff auf in der Europäischen Union gespeicherte nicht-personenbezogene Daten zu verhindern.

Insbesondere werden behördliche Herausgabe- oder Zugriffsverlangen vor einer Datenoffenlegung darauf geprüft, ob eine rechtliche Verpflichtung zur Herausgabe besteht.

Eine Herausgabe von Daten erfolgt nur, soweit BCIS hierzu rechtlich verpflichtet ist oder eine sonstige gesetzliche Grundlage besteht.

Bei der Auswahl und Beauftragung von Infrastruktur- und Unterauftragnehmern berücksichtigt BCIS die Anforderungen des europäischen und deutschen Rechts an den Schutz der in der BCIS ELO Cloud verarbeiteten Daten.

Weitere technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen werden aus Sicherheitsgründen nicht öffentlich im Detail beschrieben.

Soweit BCIS eine Anfrage einer Behörde eines Drittstaats zum Zugriff auf Daten des Kunden erhält, informiert BCIS den betroffenen Kunden grundsätzlich vor einer Datenoffenlegung über die Anfrage, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Eine Information kann insbesondere unterbleiben oder aufgeschoben werden, soweit dies zur Wahrung der Wirksamkeit rechtmäßiger Strafverfolgungsmaßnahmen erforderlich ist.

14. Datensicherheit während des Wechselprozesses

BCIS sorgt während des Wechselprozesses für ein hohes Maß an Sicherheit, insbesondere bei der Übertragung der Daten und während des Datenabrufzeitraums. Dazu setzt BCIS geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der betroffenen Daten zu schützen.

Der Kunde und ein gegebenenfalls beteiligter neuer Anbieter sind verpflichtet, bei der Durchführung des Wechselprozesses angemessen mitzuwirken und die für eine sichere Datenübertragung erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.

15. Verantwortlichkeit des Zielanbieters

BCIS ist für die ordnungsgemäße Bereitstellung der nach den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben zu übertragenden Daten verantwortlich.

BCIS ist dagegen nicht verantwortlich für

• die Funktionsfähigkeit des Zielsystems,
• dessen technische Konfiguration,
• die Fähigkeit des Zielsystems, bestimmte Datenformate zu importieren,
• Fehler des neuen Anbieters,
• vom neuen Anbieter verursachte Datenverluste oder
• die Herstellung einer mit ELO identischen Funktionalität,

soweit BCIS diese Leistungen nicht ausdrücklich übernommen hat. Gesetzliche Mitwirkungs-, Sicherheits- und Haftungspflichten von BCIS sowie die Haftung für eigene Pflichtverletzungen bleiben unberührt.

16. Datenlöschung ohne Anbieterwechsel

Der Kunde kann im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Voraussetzungen anstelle eines Anbieterwechsels die Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte verlangen. BCIS wird die Löschung entsprechend den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben durchführen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und sonstige zwingende gesetzliche Verpflichtungen bleiben unberührt.

17. Kontakt

Fragen zum Anbieterwechsel, Datenexport oder zur Datenportabilität können gerichtet werden an:

BCIS GmbH
Leuschnerstraße 69
34134 Kassel
Deutschland

E-Mail: [email protected]

Bitte geben Sie bei Anfragen nach Möglichkeit Ihre Kundennummer sowie die betroffene BCIS ELO Cloud Umgebung an.

18. Aktualität dieser Informationen

BCIS überprüft und aktualisiert die online bereitgestellte Fassung dieses Datenkatalogs bei relevanten Änderungen der technischen Exportmöglichkeiten, der BCIS ELO Cloud oder der gesetzlichen Anforderungen. Die als Vertragsanlage bereitgestellte Fassung ist durch ihren Stand gekennzeichnet.

Stand: 28. September 2026

Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), insbesondere Art. 23 bis 30.